Project Management Offices machen Unternehmen erfolgreicher

Project Management Offices (PMO) verbessern die Leistungsfähigkeit der Projektarbeit – dies ist das Ergebnis der PMO Maturity Studie 2009. Der Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik III der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg und die maxence business consulting gmbh untersuchten in einer breit angelegten Umfrage die Unterschiede zwischen Unternehmen mit und ohne PMO. Bob Sandrino-Arndt und Rüdiger L. Thomas stellen die wesentlichen Ergebnisse der Studie und die Erfolgsfaktoren für die Einführung eines PMO vor. Die Autoren analysieren Trends für die zukünftige Rolle eines PMO in Unternehmen und plädieren für weitere Untersuchungen, um den unternehmerischen Mehrwert von PMOs nachzuweisen.

Project Management Offices machen Unternehmen erfolgreicher

Project Management Offices (PMO) verbessern die Leistungsfähigkeit der Projektarbeit – dies ist das Ergebnis der PMO Maturity Studie 2009. Der Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik III der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg und die maxence business consulting gmbh untersuchten in einer breit angelegten Umfrage die Unterschiede zwischen Unternehmen mit und ohne PMO. Bob Sandrino-Arndt und Rüdiger L. Thomas stellen die wesentlichen Ergebnisse der Studie und die Erfolgsfaktoren für die Einführung eines PMO vor. Die Autoren analysieren Trends für die zukünftige Rolle eines PMO in Unternehmen und plädieren für weitere Untersuchungen, um den unternehmerischen Mehrwert von PMOs nachzuweisen.

Zentrale Fragestellung der PMO Maturity Studie 2009 (Amberg 2009) war: "Wie kann eine Unternehmensstrategie mit Hilfe von Programm-Management optimal umgesetzt werden?" Die PMO Maturity Studie führten der Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik III der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg und die maxence business consulting gmbh in einem Kooperationsprojekt durch. Konkret untersuchten die Autoren den aktuellen Stand der Institutionalisierung von Projektmanagement in sogenannten Project Management Offices, kurz PMO.

Die Initiatoren der Studie definieren ein PMO "als eigenständige Instanz/Abteilung, die fest in der Unternehmensstruktur verankert ist und die mit unterschiedlichen Funktionsweisen Einfluss auf das gesamte Projektmanagement eines Unternehmens ausüben kann". Project Management Offices sind also eine Art Institutionalisierung des übergreifenden Managements von Projekten (Gareis 2006.).

Die aktuelle Untersuchung ermittelte, wie etabliert eine solche Instanz in den befragten Unternehmen bereits ist, wo genau sie innerhalb des Unternehmens verankert ist und welche Aufgaben und Funktionen sie übernimmt. Um festzustellen, welchen Nutzen die gewonnenen Erkenntnisse für Einführung und Betrieb eines PMO haben, analysierte die Studie den Status Quo von Unternehmen mit einem bereits vorhandenen PMO und stellte sie Unternehmen ohne PMO gegenüber.

An der PMO Maturity Studie 2009 nahmen 232 Personen teil, überwiegend in leitenden Positionen (über 70%). Dazu gehörten Vorstandsmitglieder/Geschäftsführer, Leiter eines PMO und Projektleiter unterschiedlicher Branchen (Bilder 1 und 2). Zudem wurden Teilnehmer aller Unternehmensgrößen befragt - von mittelständischen Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 50 Mio. Euro und weniger als 500 Mitarbeitern bis hin zu Großunternehmen mit einem Umsatz von mehr als 1 Mrd. Euro und über 10.000 Mitarbeitern (Bilder 3 und 4).

Die Mehrzahl der befragten Unternehmen (64,7%) verfügt bereits über ein PMO im Sinne dieser Studie. Allerdings sind in nur 33,1% dieser Unternehmen die PMOs länger als 3 Jahre etabliert (Bilder 5 und 6).

Bild 1: Positionen der Umfrageteilnehmer.

Bild 2: Branchenzugehörigkeit der Umfrageteilnehmer.

Bild 3: Umsatz der befragten Unternehmen im Jahr 2007.

Bild 4: Anzahl der in den Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter.

Bild 5: Antwort auf die Frage: "Gibt es ein PMO in Ihrem Unternehmen?"

Bild 6: Bisherige Bestandsdauer der PMOs.

Zunehmende Projektkomplexität - wachsende Projektanforderungen

Als markantestes Untersuchungsergebnis fällt auf, dass eine große Zahl von Projekten die ursprünglich festgelegte Rahmenplanung in Bezug auf Zeit, Budget und Ressourcen (Personal) nicht einhält.

Die Studie belegt, dass bei über 55 % der teilnehmenden Unternehmen die Projekte in mehr als 10% der Fälle das definierte Budget überschreiten (Bild 7).

Bild 7: Anteil der Projekte, die das definierte Projektbudget überschreiten.

Die Bewertung der zeitlichen Effizienz der Projekte ist ebenso alarmierend, denn fast drei Viertel (73,2%) der teilnehmenden Unternehmen überschreiten den ursprünglichen Zeitplan ihrer Projekte in mehr als 10% der Fälle (Bild 8).

Abb. 8: Anteil der Projekte, die den ursprünglichen Zeitplan überschreiten.

Die Überschreitung der geplanten Rahmenbedingungen betrifft sowohl Unternehmen ohne PMO als auch Unternehmen mit PMO. Bei letzteren fällt die Überschreitung der Projektplanungen allerdings wesentlich milder aus.

Bei den Unternehmen mit einem PMO halten ca. 30% der Projekte den ursprünglichen Zeitplan ein oder überschreiten ihn lediglich um bis zu 10%. Bei den Unternehmen ohne PMO schaffen dies nur 15,8% der Projekte. Dagegen überschreiten Unternehmen ohne PMO bei fast jedem fünften Projekt (19,7%) den Zeitplan um über 60%, eine so hohe Überschreitungsrate weisen aber nur 6.1% der Projekte aus Unternehmen mit PMO auf. In Unternehmen mit PMO überschreiten 43% der Projekte das definierte Budget um maximal 10%, dies trifft nur für 36% der Unternehmen ohne PMO zu. Eine Budgetüberschreitung von über 60% ist bei Unternehmen ohne PMO mit 5,6% der Projekte jedoch viermal häufiger als in Unternehmen mit PMO (1,4%) (Bilder 9 und 10).

Bild 9: Anteil der Projekte, die den ursprünglichen Zeitplan überschreiten, in Abhängigkeit von dem Vorhandensein eines PMO.

Bild 10: Anteil der Projekte, die das definierte Projektbudget überschreiten, in Abhängigkeit von dem Vorhandensein eines PMO.

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