Strukturierte und logisch aufgebaute Formulare sind hervorragende Werkzeuge, mit denen Sie Projektabläufe standardisieren, Projektdaten erfassen und auswerten können. Sie nehmen dem Team Handarbeit ab und sorgen für mehr Übersicht. Typische Beispiele sind der Projektauftrag oder die Arbeitspaketbeschreibung, aber auch der 8D-Report, der im Rahmen des Qualitätsmanagements bei Reklamationen zwischen Lieferant und Kunde ausgetauscht wird, oder der Erstmusterprüfbericht (EMPB), der vor der Freigabe für die Serienfertigung zum Einsatz kommt.

Der erste Teil dieses Beitrags stellt die neuen Formularfunktionen von Word 2007 und 2010 vor und zeigt, wie Sie in der Praxis damit arbeiten können. Im zweiten Teil geht es um fortgeschrittene Techniken für die Formularerstellung: Sie erfahren, wie Sie Formulare produktiver machen können und erhalten ausführliche Tipps zum Thema "Formular-Schutz".

Deutliche Verbesserungen im Vergleich zu den Vorgängerversionen

In der Vergangenheit bot Microsoft Word bereits Funktionen an, um Formulare zu erstellen (siehe "Zeit sparen mit intelligenten Microsoft Word-Formularen", Projekt Magazin 8/2003. Bis einschließlich Version 2003 waren die Möglichkeiten allerdings begrenzt:

• Es gab nur drei verschiedene Formularfelder,
• um das Dokument in den Formularmodus zu versetzen, musste es erst umständlich geschützt werden,
• das Einfügen von freiem Text war nur mit aufwändigen Abschnittswechseln möglich und
• die Benutzerführung war nicht optimal.

Nachdem Microsoft die Formularfunktionalität umfassend überarbeitet hat, bieten die Versionen Word 2007 und 2010 einen deutlich komfortableren und anwenderfreundlicheren Umgang mit Formularen:

• Mithilfe der neuen Inhaltssteuerelemente sind Formulare möglich, die sowohl optisch als auch funktionell hohen Ansprüchen genügen,
• acht leistungsfähige Inhaltssteuerelemente erleichtern sowohl das Anlegen als auch das Arbeiten mit den neuen Formularfunktionen,
• für jedes Inhaltssteuerelement lassen sich individuell festlegbare Eigenschaften definieren und
• jedes Inhaltssteuerelement kann selektiv vor versehentlichem Löschen oder Überschreiben geschützt werden.

Der Umgang mit den neuen Formularfunktionen in Word 2007 und 2010 ist nahezu identisch. Die nachfolgenden Beschreibungen gelten deshalb für beide Versionen gleichermaßen.

Bild 1: Alt contra Neu – so sieht ein leicht auszufüllendes Formular in Word ab Version 2007 aus.

Ohne sie geht nichts: Die Registerkarte Entwicklertools einschalten

Damit Sie mit den Inhaltssteuerelementen arbeiten können, müssen Sie zunächst die Registerkarte Entwicklertools aktivieren, die standardmäßig nicht zu sehen ist. In Word 2010 wechseln Sie dazu über Datei / Optionen / Menüband anpassen zur Übersicht der aktiven Registerkarten. Dort schalten Sie das Kontrollkästchen "Entwicklertools" ein (Bild 2).

Bild 2: Die Anzeige der Registerkarte "Entwicklertools" müssen Sie einmalig einschalten.

In Word 2007 öffnen Sie zunächst das Optionen-Dialogfeld über Office-Schaltfläche / Word-Optionen. Klicken Sie dort links auf Häufig verwendet und schalten Sie rechts das Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen ein.

Acht Inhaltssteuerelemente, mit denen Sie Ihre Formulare gestalten

Wenn Sie die Registerkarte Entwicklertools öffnen, finden Sie die Inhaltssteuerelemente dort in der Gruppe Steuerelemente (Bild 3). Tabelle 1 beschreibt die Funktion der einzelnen Elemente.