Komfortabel und vielseitig

Projektformulare in Word 2007 und 2010

Teil 1:
Grundlagen
Um anwenderfreundliche Formulare für die Projektarbeit zu erstellen, mussten Nutzer bis einschließlich Word 2003 mit wenigen Funktionen auskommen und eingeschränkten Komfort für den Endanwender in Kauf nehmen. Mit den Versionen 2007 und 2010 hat sich das jedoch geändert. Markus Hahner und Dieter Schiecke beschreiben in einem zweiteiligen Beitrag, wie Sie mit den neuen Funktionen ansprechende und übersichtliche Formulare erstellen können, die eine gute Benutzerführung aufweisen. Der erste Teil stellt die Neuerungen vor und zeigt, wie Sie in der Praxis damit arbeiten.
Komfortabel und vielseitig

Projektformulare in Word 2007 und 2010

Teil 1:
Grundlagen
Um anwenderfreundliche Formulare für die Projektarbeit zu erstellen, mussten Nutzer bis einschließlich Word 2003 mit wenigen Funktionen auskommen und eingeschränkten Komfort für den Endanwender in Kauf nehmen. Mit den Versionen 2007 und 2010 hat sich das jedoch geändert. Markus Hahner und Dieter Schiecke beschreiben in einem zweiteiligen Beitrag, wie Sie mit den neuen Funktionen ansprechende und übersichtliche Formulare erstellen können, die eine gute Benutzerführung aufweisen. Der erste Teil stellt die Neuerungen vor und zeigt, wie Sie in der Praxis damit arbeiten.

Strukturierte und logisch aufgebaute Formulare sind hervorragende Werkzeuge, mit denen Sie Projektabläufe standardisieren, Projektdaten erfassen und auswerten können. Sie nehmen dem Team Handarbeit ab und sorgen für mehr Übersicht. Typische Beispiele sind der Projektauftrag oder die Arbeitspaketbeschreibung, aber auch der 8D-Report, der im Rahmen des Qualitätsmanagements bei Reklamationen zwischen Lieferant und Kunde ausgetauscht wird, oder der Erstmusterprüfbericht (EMPB), der vor der Freigabe für die Serienfertigung zum Einsatz kommt.

Der erste Teil dieses Beitrags stellt die neuen Formularfunktionen von Word 2007 und 2010 vor und zeigt, wie Sie in der Praxis damit arbeiten können. Im zweiten Teil geht es um fortgeschrittene Techniken für die Formularerstellung: Sie erfahren, wie Sie Formulare produktiver machen können und erhalten ausführliche Tipps zum Thema "Formular-Schutz".

Deutliche Verbesserungen im Vergleich zu den Vorgängerversionen

In der Vergangenheit bot Microsoft Word bereits Funktionen an, um Formulare zu erstellen (siehe "Zeit sparen mit intelligenten Microsoft Word-Formularen", Projekt Magazin 8/2003. Bis einschließlich Version 2003 waren die Möglichkeiten allerdings begrenzt:

  • Es gab nur drei verschiedene Formularfelder,
  • um das Dokument in den Formularmodus zu versetzen, musste es erst umständlich geschützt werden,
  • das Einfügen von freiem Text war nur mit aufwändigen Abschnittswechseln möglich und
  • die Benutzerführung war nicht optimal.

Nachdem Microsoft die Formularfunktionalität umfassend überarbeitet hat, bieten die Versionen Word 2007 und 2010 einen deutlich komfortableren und anwenderfreundlicheren Umgang mit Formularen:

  • Mithilfe der neuen Inhaltssteuerelemente sind Formulare möglich, die sowohl optisch als auch funktionell hohen Ansprüchen genügen,
  • acht leistungsfähige Inhaltssteuerelemente erleichtern sowohl das Anlegen als auch das Arbeiten mit den neuen Formularfunktionen,
  • für jedes Inhaltssteuerelement lassen sich individuell festlegbare Eigenschaften definieren und
  • jedes Inhaltssteuerelement kann selektiv vor versehentlichem Löschen oder Überschreiben geschützt werden.

Der Umgang mit den neuen Formularfunktionen in Word 2007 und 2010 ist nahezu identisch. Die nachfolgenden Beschreibungen gelten deshalb für beide Versionen gleichermaßen.

Bild 1: Alt contra Neu – so sieht ein leicht auszufüllendes Formular in Word ab Version 2007 aus.

Ohne sie geht nichts: Die Registerkarte Entwicklertools einschalten

Damit Sie mit den Inhaltssteuerelementen arbeiten können, müssen Sie zunächst die Registerkarte Entwicklertools aktivieren, die standardmäßig nicht zu sehen ist. In Word 2010 wechseln Sie dazu über Datei / Optionen / Menüband anpassen zur Übersicht der aktiven Registerkarten. Dort schalten Sie das Kontrollkästchen "Entwicklertools" ein (Bild 2).

Bild 2: Die Anzeige der Registerkarte "Entwicklertools" müssen Sie einmalig einschalten.

In Word 2007 öffnen Sie zunächst das Optionen-Dialogfeld über Office-Schaltfläche / Word-Optionen. Klicken Sie dort links auf Häufig verwendet und schalten Sie rechts das Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen ein.

Acht Inhaltssteuerelemente, mit denen Sie Ihre Formulare gestalten

Wenn Sie die Registerkarte Entwicklertools öffnen, finden Sie die Inhaltssteuerelemente dort in der Gruppe Steuerelemente (Bild 3). Tabelle 1 beschreibt die Funktion der einzelnen Elemente.

Bild 3: Die acht Inhaltssteuerelemente finden Sie auf der Registerkarte Entwicklertools.

Tabelle 1: Inhaltssteuerelemente und ihre Funktionsweise.
Name Symbol Funktion
Rich-Text-Inhaltssteuerelement Das Inhaltssteuerelement vom Typ "Rich-Text" dient zur Eingabe von beliebigem Text. Innerhalb des Inhaltssteuerelementes kann der Text frei formatiert werden, dem Text lassen sich alle Zeichen- und Absatzformatierungen zuweisen.
Nur-Text-Inhaltssteuerelement Dieses Inhaltssteuerelement entspricht dem alten  Textfeld-Formularfeld.
Wie beim Rich-Text-Inhaltssteuerelement lässt sich beliebiger Text eintragen, Formatierungen sind jedoch nicht möglich. Der Text wird wie die Umgebung formatiert, alternativ ist es möglich, ihm eine eigene Formatvorlage zuzuweisen.
Bildinhaltssteuerelement Muss beispielsweise in einem Fehlerprotokoll jeder Fehler auch mit einem Foto dokumentiert werden, gelingt dies mit dem Bildinhaltssteuerelement an jeder gewünschten Stelle im Formular.
Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelement Per Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelement können Sie flexibel längere, als AutoText oder Schnellbaustein vorliegende Textpassagen, z.B. Prüfbestimmungen oder Fertigungsanweisungen, mitten im Text als aufklappbaren Katalog zur Auswahl anbieten.
Kombinationsfeld-Inhaltssteuerelement In einer Liste werden verschiedene Einträge zur Auswahl angeboten, die sich entweder 1:1 übernehmen oder beliebig verändern lassen.
Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement Dieses Inhaltssteuerelement entspricht dem alten Kombinationsfeld-Formularfeld; es kann nur einer der hinterlegten Einträge gewählt werden.
Datumsauswahl-Inhaltssteuerelement Ein aufgeklappter Kalender erlaubt die einfache Auswahl eines beliebigen Datums. Das Datumsformat lässt sich beim Anlegen des Formulars frei bestimmen.
Kontrollkästchen-Inhaltssteuerelement
(ab Word 2010)
Mithilfe des in Word 2010 neu hinzugekommenen Kontrollkästchen-Inhaltssteuerelements lassen sich ein-/ausschaltbare Kontrollkästchen, Optionsfelder und vieles mehr anlegen. Dieses Inhaltssteuerelement entspricht dem alten Kontrollkästchen-Formularfeld.

Alte Formularfelder können Sie weiterhin nutzen

Die alten Formularfelder aus früheren…

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Teil 2:
Automatisieren und flexibel schützen
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