Komfortabel und vielseitig

Projektformulare in Word 2007 und 2010

Teil 2:
Automatisieren und flexibel schützen
Microsoft Word bietet ab Version 2007 deutlich komfortablere Formular-Funktionen als in den Vorversionen. Wie Sie damit in der Praxis arbeiten, zeigte der erste Teil dieses Beitrags. In diesem abschließenden zweiten Teil stellen Markus Hahner und Dieter Schiecke fortgeschrittene Techniken für das Arbeiten mit Formularen vor. Sie erfahren, wie Sie für gut erkennbare Hinweistexte sorgen, wie Sie Formulare automatisieren können und auf welche Weise Sie Formulartext und Inhaltssteuerelemente vor dem Überschreiben und Löschen schützen.
Komfortabel und vielseitig

Projektformulare in Word 2007 und 2010

Teil 2:
Automatisieren und flexibel schützen
Microsoft Word bietet ab Version 2007 deutlich komfortablere Formular-Funktionen als in den Vorversionen. Wie Sie damit in der Praxis arbeiten, zeigte der erste Teil dieses Beitrags. In diesem abschließenden zweiten Teil stellen Markus Hahner und Dieter Schiecke fortgeschrittene Techniken für das Arbeiten mit Formularen vor. Sie erfahren, wie Sie für gut erkennbare Hinweistexte sorgen, wie Sie Formulare automatisieren können und auf welche Weise Sie Formulartext und Inhaltssteuerelemente vor dem Überschreiben und Löschen schützen.

Wie Sie das Ausfüllen von Formularen mithilfe der neuen Inhaltssteuerelemente in Word 2007 und 2010 vereinfachen, haben Sie bereits im ersten Teil des Artikels erfahren. Dieser zweite Teil des Beitrags zeigt, auf welche Weise Sie Formulare automatisieren können und wie Sie die Inhaltssteuerelemente sowie den Formulartext vor dem Überschreiben und Löschen schützen.

Hinweistexte deutlich hervorheben

Ob ein Formular im täglichen Gebrauch gerne verwendet oder nur ungern genutzt wird, hängt von dessen Aufbau und Gestaltung ab. Eine gute Benutzerführung trägt dabei wesentlich zur Akzeptanz bei. Sorgen Sie deshalb dafür, dass sich der Benutzer durch leicht erkennbare und verständliche Hinweistexte gut im Formular orientieren kann.

Der Hinweistext, den alle Inhaltssteuerelemente mit Ausnahme der für Bilder und Kontrollkästchen besitzen, wird bei einem "leeren" Element angezeigt und ist standardmäßig in einem hellen Grauton formatiert (Bild 1).

Bild 1: Bei grauen Hinweistexten ist die Gefahr groß, dass das Formular nicht vollständig ausgefüllt wird.

Damit hebt er sich nur wenig vom umgebenden Text ab und wird leicht übersehen. Sie können das verhindern, indem Sie den Hinweistext z.B. in einem leuchtenden Rot formatieren. Das ist im Entwurfsmodus (Entwicklertools / Steuerelemente / Entwurfsmodus) mit den üblichen Formatbefehlen möglich, einfacher ist es jedoch, Sie passen die zugehörige Formatvorlage "Platzhaltertext" an, die standardmäßig ausgeblendet ist.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den Formatvorlagen-Aufgabenbereich, indem Sie auf der Registerkarte Start auf den kleinen Pfeil rechts unten im Bereich Formatvorlagen klicken (Bild 2). Alternativ können Sie die Tastenkombination Strg + Alt + Umschalt + S verwenden.

Bild 2: Öffnen Sie mit einem Klick auf den Pfeil den Formatvorlagen-Aufgabenbereich.

2. Im Formatvorlagen-Aufgabenbereich klicken Sie am unteren Rand auf die Schaltfläche "Formatvorlagen verwalten" (Bild 3).

Bild 3: Zur Anpassung der ausgeblendeten Formatvorlage klicken Sie auf die Schaltfläche "Formatvorlagen verwalten".

3. Im jetzt angezeigten gleichnamigen Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte "Bearbeiten" und wählen bei Sortierreihenfolge "Alphabetisch" aus. Das Kontrollkästchen "Nur empfohlene Formatvorlagen anzeigen" in dem Dialogfeld muss deaktiviert sein, sonst zeigt Word die Formatvorlage nicht an. Suchen Sie nun in der Liste nach dem Eintrag "Platzhaltertext (Immer ausgeblendet)", markieren Sie diesen Eintrag und klicken Sie auf "Ändern" (Bild 4).

Bild 4: Ändern Sie Schriftart und -farbe in der Formatvorlage " Platzhaltertext" in Fett und Rot.

4. Weisen Sie der Formatvorlage eine rote Schriftfarbe und den Schriftschnitt "Fett" zu und übernehmen Sie die Änderungen mit "OK".

Alle Hinweistexte im Formular werden jetzt in roter, fetter Schrift angezeigt (Bild 5). Auch beim Drucken wird der Hinweistext farbig ausgegeben, so dass jeder Nutzer die auszufüllenden Felder sofort erkennt.

Bild 5: Der rote Hinweistext ist ein Blickfang und vermeidet fehlerhaft ausgefüllte Formulare.

Das Ausfüllen beschleunigen mit Bausteinkatalogen

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Grundlagen
Um anwenderfreundliche Formulare für die Projektarbeit zu erstellen, mussten Nutzer bis einschließlich Word 2003 mit wenigen Funktionen auskommen und eingeschränkten Komfort für den Endanwender in Kauf nehmen. Mit den Versionen 2007 und 2010 hat …
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