Tipp – Selbstmanagement
– Ausgabe 22/2011

Selbstorganisation mit der Offene-Punkte-Liste

Um die zahlreichen Aufgaben des Arbeitsalltags zu erfassen und abzuarbeiten, gibt es vielfältige Lösungen. Diese reichen von einfachen Notizzetteln bis hin zum aufwändigen Tool. Welche Lösung für einen am besten geeignet ist, muss jeder für sich selbst entscheiden. Dr. Matthias Eberspächer stellt in diesem Tipp eine praxiserprobte Excel-Lösung vor, mit der er seine anstehenden Aufgaben einfach im Blick behält. Eine Vorlage im Excel-Format können Sie gemeinsam mit dem Artikel herunterladen.

Im Berufsalltag gibt es zahlreiche Aufgaben, die strukturiert erfasst werden müssen und priorisiert abzuarbeiten sind. Dies geschieht am einfachsten mit einer Offene-Punkte-Liste. Für solche Listen gibt es vielfältige Lösungsangebote, von Klebezetteln bis hin zur personalisierten Web-Lösung. Jede dieser Lösungen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, richtig eingesetzt erfüllt jede ihren Zweck; eine allgemeingültige optimale Lösung gibt es nicht.

Unabhängig von der gewählten Lösung sind zwei Dinge für eine erfolgreiche Nutzung wichtig: Vollständigkeit und Kontinuität. Meiner Erfahrung nach ist es sinnlos, eine Offene-Punkte-Liste nur für einen Arbeitsbereich oder einen begrenzten Zeitraum zu führen. Wenn die Liste nicht den Anspruch der Vollständigkeit erfüllt, werden früher oder später Dinge vergessen. Auch muss die Liste dauerhaft und fortlaufend gepflegt werden.

Plattformunabhängiger Einsatz

In diesem Beitrag stelle ich eine Offene-Punkte-Liste vor, die sich für mich bewährt hat und die mir dabei hilft, auch dann den Überblick zu behalten, wenn ich mehrere Themen und Projekte gleichzeitig bearbeite. Erstellt habe ich die Vorlage in Excel 2003. Sie kommt ohne Makros und Add-Ins aus und sollte daher unter (fast) jeder Tabellenkalkulationssoftware funktionieren.

Da die Liste weitgehend plattformunabhängig ist, kann ich sie auf verschiedensten Arbeitsumgebungen einsetzen: zu Hause, in der Arbeit oder beim Kunden am Desktop, auf dem Laptop oder auch auf einem fremden Rechner – vorausgesetzt, dass jeweils eine Tabellenkalkulation installiert ist, die mit Excel-Dateien umgehen kann. Regelmäßig im Einsatz hatte bzw. habe ich meine Offene-Punkte-Liste sowohl unter Windows (ab 2000) als auch Linux mit Microsoft Office (ab 97), OpenOffice (ab 2.0) und Libre Office.

Meine Offene-Punkte-Liste

Der Fokus der hier vorgestellten Liste liegt auf den offenen Punkten und Aufgaben, die mich betreffen und nicht auf denen meiner Projekte. Sie hilft mir bei der Selbstorganisation, nicht bei der Projektorganisation: Aus den Offene-Punkte-Listen der Projekte, an denen ich beteiligt bin, kommen nur diejenigen Punkte in meine Liste, die ich selbst zur Bearbeitung angenommen oder zugewiesen bekommen habe, oder deren Erledigung ich persönlich überwachen muss bzw. will.

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