Selbstorganisation mit der Offene-Punkte-Liste

Um die zahlreichen Aufgaben des Arbeitsalltags zu erfassen und abzuarbeiten, gibt es vielfältige Lösungen. Diese reichen von einfachen Notizzetteln bis hin zum aufwändigen Tool. Welche Lösung für einen am besten geeignet ist, muss jeder für sich selbst entscheiden. Dr. Matthias Eberspächer stellt in diesem Tipp eine praxiserprobte Excel-Lösung vor, mit der er seine anstehenden Aufgaben einfach im Blick behält. Eine Vorlage im Excel-Format können Sie gemeinsam mit dem Artikel herunterladen.

Selbstorganisation mit der Offene-Punkte-Liste

Um die zahlreichen Aufgaben des Arbeitsalltags zu erfassen und abzuarbeiten, gibt es vielfältige Lösungen. Diese reichen von einfachen Notizzetteln bis hin zum aufwändigen Tool. Welche Lösung für einen am besten geeignet ist, muss jeder für sich selbst entscheiden. Dr. Matthias Eberspächer stellt in diesem Tipp eine praxiserprobte Excel-Lösung vor, mit der er seine anstehenden Aufgaben einfach im Blick behält. Eine Vorlage im Excel-Format können Sie gemeinsam mit dem Artikel herunterladen.

Im Berufsalltag gibt es zahlreiche Aufgaben, die strukturiert erfasst werden müssen und priorisiert abzuarbeiten sind. Dies geschieht am einfachsten mit einer Offene-Punkte-Liste. Für solche Listen gibt es vielfältige Lösungsangebote, von Klebezetteln bis hin zur personalisierten Web-Lösung. Jede dieser Lösungen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, richtig eingesetzt erfüllt jede ihren Zweck; eine allgemeingültige optimale Lösung gibt es nicht.

Unabhängig von der gewählten Lösung sind zwei Dinge für eine erfolgreiche Nutzung wichtig: Vollständigkeit und Kontinuität. Meiner Erfahrung nach ist es sinnlos, eine Offene-Punkte-Liste nur für einen Arbeitsbereich oder einen begrenzten Zeitraum zu führen. Wenn die Liste nicht den Anspruch der Vollständigkeit erfüllt, werden früher oder später Dinge vergessen. Auch muss die Liste dauerhaft und fortlaufend gepflegt werden.

Plattformunabhängiger Einsatz

In diesem Beitrag stelle ich eine Offene-Punkte-Liste vor, die sich für mich bewährt hat und die mir dabei hilft, auch dann den Überblick zu behalten, wenn ich mehrere Themen und Projekte gleichzeitig bearbeite. Erstellt habe ich die Vorlage in Excel 2003. Sie kommt ohne Makros und Add-Ins aus und sollte daher unter (fast) jeder Tabellenkalkulationssoftware funktionieren.

Da die Liste weitgehend plattformunabhängig ist, kann ich sie auf verschiedensten Arbeitsumgebungen einsetzen: zu Hause, in der Arbeit oder beim Kunden am Desktop, auf dem Laptop oder auch auf einem fremden Rechner – vorausgesetzt, dass jeweils eine Tabellenkalkulation installiert ist, die mit Excel-Dateien umgehen kann. Regelmäßig im Einsatz hatte bzw. habe ich meine Offene-Punkte-Liste sowohl unter Windows (ab 2000) als auch Linux mit Microsoft Office (ab 97), OpenOffice (ab 2.0) und Libre Office.

Meine Offene-Punkte-Liste

Der Fokus der hier vorgestellten Liste liegt auf den offenen Punkten und Aufgaben, die mich betreffen und nicht auf denen meiner Projekte. Sie hilft mir bei der Selbstorganisation, nicht bei der Projektorganisation: Aus den Offene-Punkte-Listen der Projekte, an denen ich beteiligt bin, kommen nur diejenigen Punkte in meine Liste, die ich selbst zur Bearbeitung angenommen oder zugewiesen bekommen habe, oder deren Erledigung ich persönlich überwachen muss bzw. will.

Bild 1: Beispiel für die Offene-Punkte-Liste.
Bild vergrößern

Ich erfasse in der Liste alle Aufgaben und Tätigkeiten, die nicht in meinem Kalender terminiert oder z.B. als Arbeitspaket im Projektplan geplant sind: Es sind die Arten von Aufgaben, an deren Erledigung mich niemand erinnern wird – es sei denn, es ist zu spät! Aus diesem Grund prüfe ich zusätzlich jeden Morgen meinen Kalender sowie den Projektplan. Sehe ich im Kalender z.B., dass ich an diesem Tag einen Statusbericht zu erstellen habe, werde ich den Task für diesen Tag in meiner Offene-Punkte-Listen erfassen und für den Tag priorisieren (s. unter "Bedienungsanleitung"). Ähnlich verfahre ich ggf. mit einzelnen Schritten eines mir zugewiesenen Arbeitspakets.

Bedienungsanleitung

In Zelle C1 des Excel-Templates, das Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können, steht immer das aktuelle Datum (s. Bild 1). Dieses Datum ist wichtig für die bedingte Formatierung in den Zeilen darunter. In der Zelle H1 steht das manuell zu pflegende Datum der letzten Bearbeitung. Ich setze dieses Datum immer dann, wenn ich z.B. den Status mehrerer Punkte gepflegt habe – dies erleichtert mir das Auffinden der zuletzt gepflegten Punkte. Für jeden offenen Punkt gibt es zehn Datenfelder, nach denen gefiltert werden kann.

Die Datenfelder im Einzelnen

Die laufende Nummer (Spalte A) dient zur eindeutigen Identifikation (Primary Key) eines offenen Punkts. Damit können z.B. Referenzen in der Spalte J für die Aufgaben- oder Statusbeschreibung (Vorgänger / Nachfolger / Abhängigkeiten) gesetzt werden.

Das Datum "Erfasst am" (Spalte B) ist mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Wird ein neuer Punkt erfasst, muss die Formel manuell mit dem aktuellen Datum überschrieben werden.

In der Spalte "mit wem?" (Spalte C) trage ich diejenige Person ein, mit der ich den offenen Punkt klären muss oder die für die Klärung des Punktes verantwortlich ist. Aus Platzgründen verwende ich dafür ein 3-Buchstaben-Namenskürzel. Betrifft die Aufgabe nur mich selbst, steht dort mein eigener Name ("MEB").

Bewertungen und Kommentare

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
4 Kommentare anzeigen & selbst mitreden!
Gesamt
Bewertungen 9
Kommentare 4

Alle Kommentare (4)

Thomas
Mathoi
Dr.

Die vorgestellte Excel-Lösung für die Aufgabenverwaltung ist grundsätzlich eine gute Idee, jedoch halte ich den im Artikel angeführten Anspruch, damit eine plattformübergreifende Lösung geschaffen zu haben, für etwas zu hoch gegriffen. Z.B. funktionieren die bedingten Formatierungen vermutlich nicht in Google-Docs (dann wäre es wirklich plattformunabhängig und evtl. sogar multiusertauglich) oder unter Mac OSX in Numbers von Apple. Und was mache ich, wenn ich unterwegs bin und die Tabelle gerade nicht dabei habe, dafür aber mein Smartphone? In diesem Fall ist eine webbasierte Anwendung dann doch eher flexibler und vor allem am aktuellen Stand der Technik.

 

Guest

Finde die Idee ebenfalls gut, da auch auf die Micro-SD im Smarphone abzuspeichern. Toll auch die Einfärbung für die Terminierung, wenn sie denn funktionieren würde. Vielleicht geht beim download etwas verloren. Die Einfärbung in rot (Termin überschritten) ist ok, die Einfärbung gelb (innerhalb der nächsten 5 Tage) funktioniert nicht.

 

Marko
Zotschew

Guten Tag, wir haben die Excel-Liste noch einmal überprüft. Bei unseren Tests konnten wir allerdings keinen Fehler bei der Bedingten Formatierung feststellen. Kann es vielleicht sein, dass Sie zwar ein Erledigungsdatum angegeben, aber unter "Aufgabe" noch keinen Eintrag vorgenommen haben? Damit sich ein Termin gelb einfärbt, muss dort auch etwas stehen. Herzliche Grüße Marko Zotschew, Redaktion

 

Guest

Hallo Herr Dr. Mathoi, vielen Dank für Ihr Feedback! Google-Docs und Mac OSX habe ich nicht getestet und kann daher nicht ausschließen, dass die bedingte Formatierung dort nicht funktioniert. Ich gebe Ihnen recht, dass eine webbasierte Lösung für unterwegs flexibler ist. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es aber bedenklich personenbezogene Daten (wie z.B. Name und Telefonnummer) auf einem fremden Server abzulegen. Da ich solche Daten gelegentlich in meiner Liste speichern möchte kommt eine Web-Anwendung für mich nicht in Frage. Den Vorschlag im 2. Kommentar mit der Micro-SD finde ich da schon praktikabler.