So arbeiten Projektleiter und Controller konstruktiv zusammen

Projektleiter und Controller gehen häufig nicht offen und wertschätzend miteinander um. Dabei können sie gemeinsam dafür sorgen, dass Projekte erfolgreich gesteuert werden und den optimalen Beitrag zum betriebswirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens leisten. Cornelia Niklas beschreibt in diesem Beitrag, wie sich die Zusammenarbeit von Projektleitern und Controllern verbessern lässt.

Oft fühlen sich Projektleiter durch die Forderungen der Controller nach detaillierten Kostenschätzungen und Fortschrittsberichten an der tatsächlichen Projektarbeit gehindert; sie empfinden Controlling als fachfremde und überflüssige Einmischung. Umgekehrt sehen sich Controller häufig damit konfrontiert, dass Projektleiter und auch Projektmitarbeiter die betriebswirtschaftlich notwendige Planungs- und Controlling-Arbeit ablehnen oder sogar blockieren. In vielen Unternehmen haben Controller das Image eines unerwünschten Kontrolleurs.

Wenn Projektleiter und Controller offen und wertschätzend miteinander umgehen, können sie gemeinsam dafür sorgen, dass die Projekte erfolgreich gesteuert werden und den optimalen Beitrag zum betriebswirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens leisten. Im Folgenden werden einige Vorgehensweisen vorgestellt, welche die Zusammenarbeit von Projektleitern und Controllern verbessern können.

Empfehlungen an Projektleiter

Sie sollten jederzeit die Übersicht über den wirtschaftlichen Status Ihres Projekts haben. Das erreichen Sie am einfachsten, indem Sie die Unterstützung des Controllings einfordern und auch akzeptieren. Der Nutzen für Ihr Projekt besteht darin, dass Sie seine Kosten leichter im Griff behalten und eventuelle falsche Kostenbelastungen frühzeitig aufdecken. Außerdem können Sie die Kostensituation des Projekts gegenüber der Geschäftsführung stets vertreten. Entwickelt sich die Kostensituation dramatisch, sind Sie der erste, der es erfährt, und können frühzeitig dagegen Maßnahmen in die Wege leiten.

Holen Sie sich Unterstützung vom Controlling

Oft sind Fachspezialisten mit Projektleitungsaufgaben betraut, die noch keine Erfahrung mit betriebswirtschaftlichen Erfolgsrechnungen haben. Deshalb werden häufig Kalkulationen mit unrealistischen Werten angesetzt (z.B. veraltete Stundensätze, falsche Abschreibungsdauern oder Energiekosten).

Um sicherzustellen, dass Ihre Daten aktuell und belastbar sind, erstellen Sie entweder zusammen mit einem Ansprechpartner aus dem Controlling eine Kostenplanung oder fordern Sie anhand der bekannten Daten eine Kostenkalkulation vom Controlling an - je nachdem, welche Art von Unternehmens- bzw. Projektcontrolling etabliert ist. Alternativ können Sie die selbst erstellte Projektkalkulation von einem Controller gegenprüfen lassen.

Weiterhin ist wichtig, dass Sie die Ertragssituation Ihres Projekts korrekt einschätzen. Nehmen Sie hierzu die Unterstützung vom Vertrieb bzw. vom Vertriebscontroller in Anspruch. Sichern Sie ab, dass die Ertragsplanung die kurz- und mittelfristige Marktsituation realistisch abbildet, indem Sie Verkaufsprognosen und Schätzungen über Marktanteile etc. verifizieren lassen. Sie erhalten

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