So arbeiten Projektleiter und Controller konstruktiv zusammen

Projektleiter und Controller gehen häufig nicht offen und wertschätzend miteinander um. Dabei können sie gemeinsam dafür sorgen, dass Projekte erfolgreich gesteuert werden und den optimalen Beitrag zum betriebswirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens leisten. Cornelia Niklas beschreibt in diesem Beitrag, wie sich die Zusammenarbeit von Projektleitern und Controllern verbessern lässt.

 

So arbeiten Projektleiter und Controller konstruktiv zusammen

Projektleiter und Controller gehen häufig nicht offen und wertschätzend miteinander um. Dabei können sie gemeinsam dafür sorgen, dass Projekte erfolgreich gesteuert werden und den optimalen Beitrag zum betriebswirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens leisten. Cornelia Niklas beschreibt in diesem Beitrag, wie sich die Zusammenarbeit von Projektleitern und Controllern verbessern lässt.

 

Oft fühlen sich Projektleiter durch die Forderungen der Controller nach detaillierten Kostenschätzungen und Fortschrittsberichten an der tatsächlichen Projektarbeit gehindert; sie empfinden ControllingControllingControlling ist die Überwachung und Steuerung eines Managementobjekts. Siehe Projektcontrolling . als fachfremde und überflüssige Einmischung. Umgekehrt sehen sich Controller häufig damit konfrontiert, dass Projektleiter und auch Projektmitarbeiter die betriebswirtschaftlich notwendige Planungs- und Controlling-Arbeit ablehnen oder sogar blockieren. In vielen Unternehmen haben Controller das Image eines unerwünschten Kontrolleurs.

Wenn Projektleiter und Controller offen und wertschätzend miteinander umgehen, können sie gemeinsam dafür sorgen, dass die Projekte erfolgreich gesteuert werden und den optimalen Beitrag zum betriebswirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens leisten. Im Folgenden werden einige Vorgehensweisen vorgestellt, welche die Zusammenarbeit von Projektleitern und Controllern verbessern können.

Empfehlungen an Projektleiter

Sie sollten jederzeit die Übersicht über den wirtschaftlichen Status Ihres Projekts haben. Das erreichen Sie am einfachsten, indem Sie die Unterstützung des Controllings einfordern und auch akzeptieren. Der Nutzen für Ihr Projekt besteht darin, dass Sie seine Kosten leichter im Griff behalten und eventuelle falsche Kostenbelastungen frühzeitig aufdecken. Außerdem können Sie die Kostensituation des Projekts gegenüber der Geschäftsführung stets vertreten. Entwickelt sich die Kostensituation dramatisch, sind Sie der erste, der es erfährt, und können frühzeitig dagegen Maßnahmen in die Wege leiten.

Holen Sie sich Unterstützung vom Controlling

Oft sind Fachspezialisten mit Projektleitungsaufgaben betraut, die noch keine Erfahrung mit betriebswirtschaftlichen Erfolgsrechnungen haben. Deshalb werden häufig Kalkulationen mit unrealistischen Werten angesetzt (z.B. veraltete Stundensätze, falsche Abschreibungsdauern oder Energiekosten).

Um sicherzustellen, dass Ihre Daten aktuell und belastbar sind, erstellen Sie entweder zusammen mit einem Ansprechpartner aus dem Controlling eine KostenplanungKostenplanungKostenplanung ist das Prognostizieren der voraussichtlichen Kosten eines Projekts strukturiert nach Projektkostenarten und Projektkostenträgern sowie zeitlich in der geforderten Genauigkeit aufgelöst. Ergebnis der Kostenplanung ist der Kostenplan des Projekts in den geforderten Darstellungen (z.B. Kostensummenlinie, Kostenstrukturplan usw.) oder fordern Sie anhand der bekannten Daten eine Kostenkalkulation vom Controlling an - je nachdem, welche Art von Unternehmens- bzw. ProjektcontrollingProjektcontrollingProjektcontrolling bezeichnet das Controlling innerhalb eines Projekts. Es ist eine der Kernaufgaben der Projektleitung. Das übergeordnete Controlling eines Projekts aus Unternehmenssicht hingegen ist Aufgabe des Programm- bzw. Portfoliomanagements und wird entsprechend als Programm- oder Projektportfolio-Controlling bezeichnet. etabliert ist. Alternativ können Sie die selbst erstellte ProjektkalkulationProjektkalkulationProjektkalkulation ist die Kalkulation des für ein Projekt erforderlichen Budgets. Je nachdem, aus welchen Bestandteilen sich das Projektbudget zusammensetzt, in welchen Detaillierungsschritten die Budgetierung erfolgt und mit welcher Genauigkeit die Prognosen benötigt werden, sind hierbei unterschiedliche Kalkulationsaufgaben auszuführen. von einem Controller gegenprüfen lassen.

Weiterhin ist wichtig, dass Sie die Ertragssituation Ihres Projekts korrekt einschätzen. Nehmen Sie hierzu die Unterstützung vom Vertrieb bzw. vom Vertriebscontroller in Anspruch. Sichern Sie ab, dass die Ertragsplanung die kurz- und mittelfristige Marktsituation realistisch abbildet, indem Sie Verkaufsprognosen und Schätzungen über Marktanteile etc. verifizieren lassen. Sie erhalten dadurch eine zuverlässige Preiskalkulation und reduzieren das RisikoRisikoRisiko ist ein eventuelles, hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertetes, zukünftiges Ereignis, das bei seinem Eintreten ursächlich eine Abweichung der Ist-Daten von den Plandaten bewirken würde. von Fehleinschätzungen erheblich.

Behalten Sie das Verhältnis von Kostenfortschritt und ProjektfortschrittProjektfortschrittProjektfortschritt ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistungen zum gesamten vereinbarten Leistungsumfang des Projekts. im Blick

Earned ValueEarned ValueDer "Earned Value" umfasst die bisher erbrachten Ergebnisse des Projekts und die dafür budgetierten Kosten. Analyse und Plan-ist-Vergleich liefern maßgebliche Indikatoren für ein Projekt. Hinkt der Projektfortschritt zunehmend hinter dem Kostenfortschritt her, kann die Situation schnell sehr kritisch werden - und das sollten Sie als Projektleiter als erster erkennen.

Überprüfen Sie deshalb alle Änderungsanträge sofort auf ihre Auswirkungen auf die ProjektkostenProjektkostenProjektkosten bezeichnen den Verzehr von wirtschaftlichen Gütern, die zur zum Erbringen der vereinbarten Projektleistung notwendig sind. Projektkosten werden in Geldwerten gemessen und leiten sich direkt aus dem für das Erbringen der Leistung erforderlichen Aufwand im Blick

Earned ValueEarned ValueDer "Earned Value" umfasst die bisher erbrachten Ergebnisse des Projekts und die dafür budgetierten Kosten. Analyse und Plan-ist-Vergleich liefern maßgebliche Indikatoren für ein Projekt. Hinkt der Projektfortschritt zunehmend hinter dem Kostenfortschritt her, kann die Situation schnell sehr kritisch werden - und das sollten Sie als Projektleiter als erster erkennen.

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Alle Kommentare (1)

Georg
Angermeier
Dr.

Ganz offensichtlich fällt es vielen Projektmanagern schwer, mit Controllern konstruktiv zusammenzuarbeiten, sonst wären die Bewertungen für diesen Artikel wohl nicht so zurückhaltend. Sind Controller tatsächlich die "natürlichen Feinde" der Projektmanager? Mir scheint, der Artikel hat hier eine sehr wunde Stelle des Zusammenspiels von Projektmanagement und Unternehmen offengelegt.