Der Abnahmeprozess besteht formell aus folgenden Schritten:

• Der Auftragnehmer stellt das ↑Werk dem Auftraggeber zur Abnahme bereit.
• Der Auftraggeber führt die ↑Abnahmeprüfung durch, bei Bedarf durch von ihm beauftragte Experten.
• Die Prüfer erstellen das ↑Abnahmeprotokoll.
• Der Auftraggeber erteilt die ↑Abnahme, erteilt die Abnahme mit Vorbehalt oder verweigert die Abnahme

Der Abnahmeprozess wird in der ↑Abnahmevereinbarung geregelt, die Teil des Projektvertrags sein sollte. Je nach Art des Projekts kann der Abnahmeprozess unterschiedlich aufwendig sein. Bei Bauprojekten ist z.B. die Einhaltung der vielfältigen Normen und Vorschriften (Brandschutz, Stellflächen, Abstandsflächen usw.) zu überprüfen, für die zum Teil jeweils eigene Sachverständige erforderlich sind. Bei einfachen Dienstleistungen hingegen kann die Prüfung durch den Auftraggeber bereits ausreichen.

Die seit 2009 ungültige DIN 69905:1997 definierte "Abnahmeprozess" als "Prozess, um zu ermitteln, ob Lieferungen und Leistungen den Vertrag und die maßgebenden Rechtsvorschriften erfüllen".