Die Abnahme ist die Bestätigung des Auftraggebers an den Auftragnehmer, dass dieser das vereinbarte ↑Werk spezifikationsgerecht erstellt hat und damit seinen Teil des Werkvertrags erfüllt hat.

Für die bei Projekten vorherrschenden Werkverträge regelt der § 640 BGB die Abnahme. Je nach Projektart und Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer können auch andere gesetzliche Regelungen anzuwenden sein, z.B. gilt bei Bauprojekten die Verdingungsordung Bau (VOB).

Initiiert wird die Abnahme vom Auftragnehmer. Sobald der Projektleiter die vereinbarte Leistung als erbracht meldet, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber mitteilen und das erstellte Werk dem Auftraggeber vorgelegen bzw. zugänglich machen. Art und Weise des ↑Abnahmeprozesses hängen von Projektgröße, Projektart, Branche und anderen Rahmenbedingungen ab.

Unabhängig von der Projektart ist die Abnahme der wichtigste Meilenstein im Projekt, da der Auftraggeber über das Erreichen des Projektziels entscheidet. Bei vertragsgemäßer Erstellung des vereinbarten Werks hat der Auftragnehmer ein Recht auf die Abnahme.

Rechtliche Folgen einer Abnahme

Mit der Abnahme sind eine Reihe rechtlicher Folgen verbundenen. Wenn nicht anders vereinbart, zählen hierzu üblicherweise:

• Übergang des Werks in das Eigentum des Auftraggebers
• Gefahrenübergang auf den Auftraggeber, z.B. Beschädigung oder Vernichtung des Werks in Folge höherer Gewalt
• Haftungsübergang, d.h. der Auftraggeber ist verantwortlich für Schäden, die durch das Werk anderen entstehen
• Beginn der Gewährleistungsfrist für das mängelfreie Funktionieren des Werks, entweder gesetzliche Frist oder wie vertraglich vereinbart
• Übergang der Beweislast für Mängel am Werk auf den Auftraggeber
• Fälligkeit vereinbarter Zahlungen (§ 641 BGB)

Verlauf der Abnahme

Der einfachste Fall der Abnahme besteht in der stillschweigenden Abnahme nach Ablauf einer vereinbarten Frist nach Übergabe des Werks. In der Regel wird jedoch der Auftraggeber auf einer Prüfung des Projektergebnisses bestehen und der Auftragnehmer auf der Ausfertigung einer Abnahmebestätigung.

Das Ergebnis der ↑Abnahmeprüfung wird im ↑Abnahmeprotokoll festgehalten. Ergebnisse der Abnahmeprüfung können sein:

• Abnahme ohne Vorbehalte, d.h. es wurden keine Mängel festgestellt
• Abnahme unter Vorbehalt, d.h. es wurden geringe Mängel festgestellt, über die eine Mängelliste mit Fristsetzung zur Nacherfüllung (früher: Nachbesserung) erstellt wurde
• Verweigerung der Abnahme aufgrund erheblicher Mängel

Im Falle der Verweigerung der Abnahme obliegt es dem Auftragnehmer nachzuweisen, dass das vereinbarte Werk vertragsgemäß erstellt wurde, oder er muss die festgestellten Mängel innerhalb der gesetzten Frist beseitigen. Die Verweigerung der Abnahme kann für beide Seiten erhebliche Folgen nach sich ziehen. So können z.B. vereinbarte Vertragsstrafen fällig werden.

Abnahme gemäß DIN 69901-5:2009

Da der Begriff "Abnahme" bereits in § 640 BGB und in spezifischen Verordnungen (z.B. VOL/B §13, VOB/B §12) geregelt ist, verwendete die bis 2008 gültige DIN 69905:1997 statt "Abnahme" die Begriffe "Abnahmeerklärung" oder ↑"Abnahmebestätigung".

In der DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe" ist der Begriff "Abnahme" dennoch neu definiert worden. In dieser Definition wird Abnahme interpretiert im Sinne einer Bestätigung des Auftraggebers, dass die Anforderungen erfüllt sind. Die bisher definierten Begriffe der Abnahmeprüfung und des Abnahmedokuments gehen nur noch im Rahmen einer Anmerkung in die aktuelle DIN ein. "Abnahmeerklärung" und "Abnahmebestätigung" werden dort nicht mehr definiert.

Besondere Formen der Abnahme

Bei der ↑Teilabnahme wird nicht das gesamte Werk, sondern nur ein abgeschlossener Teil des Werks abgenommen.

Bei der Werksabnahme erfolgt die Abnahme bereits am Ort der Produktion, d.h. der Auftraggeber prüft die erbrachte Leistung beim Auftragnehmer. Dies ist z.B. dann erforderlich, wenn der Auftraggeber die Gefahren des Transports trägt.

Abnahme eines Zwischenergebnisses in Projekten

Im Laufe eines Projekts werden häufig Prüfungen von Zwischenergebnissen durchgeführt, die oft ebenfalls als "Abnahmen" bezeichnet werden. Diese Abnahmen haben jedoch keinen rechtsverbindlichen Charakter, sondern dienen der Qualitätssicherung und der Überwachung des Projektfortschritts. Deshalb wird die Bestätigung der spezifikationsgerechten Fertigstellung eines Projektergebnisses oft auch als "Freigabe" oder "Genehmigung" bezeichnet.