Formell werden Projektmitarbeiter(innen) gemäß DIN zu den "Einsatzmitteln" bzw. den "resources" gezählt. Beide Bezeichnungen stoßen oftmals auf Ablehnung, da die betroffenen Personen sich zu Recht nicht zu Sachmitteln, Betriebsmitteln und Finanzmitteln rechnen lassen wollen. Es empfiehlt sich, entsprechend vorsichtig mit dem Projektmanagement-Jargon umzugehen. Nach Möglichkeit sollten auch die Bezeichnungen in Programmen für Ressourcenmanagement entsprechend angepasst werden.

Die Zuordnung von MitarbeiterInnen zu einem Projekt (Personalbeschaffung) hängt von der Organisationsform des Unternehmens ab. Je nachdem, wie die disziplinarische Zuordnung des Personals erfolgt, muss der Projektleiter für den festgestellten Personalbedarf das benötigte Personal entweder beim entsprechenden Vorgesetzten oder einer Poolverwaltung anfordern.

Projektmitarbeiter sind oftmals Mitglied in einer Arbeitsgruppe. Vor allem bei kleinen Projekten können Sie auch zum Projektteam oder Projektkernteam gehören.