Beschaffungswesen

Beschaffung ist der erste Schritt in der Wertschöpfungskette eines Unternehmens, dem anschließend Produktion und Verkauf folgen. Damit ist es grundsätzlich eine Linienfunktion, die nicht dem Projektmanagement zuzuordnen ist.

Allerdings werden Wertschöpfungsketten zunehmend projektorientiert organisiert, so dass auch das Beschaffungswesen immer mehr in Projekten abläuft. Umgekehrt benötigen auch Projekte ein eigenes Beschaffungswesen, das sowohl für die termingerechte Beschaffung von Produkten als auch für die temporäre Beauftragung weiterer Mitarbeiter zuständig ist.

Für die Beschaffung einer benötigten Leistung gibt der PMBOK(R) Guide 2004 sechs aufeinanderfolgende Prozesse an. In den Klammern sind die originalen Benennungen des PMBOK(R) Guide 2004 und ihre Übersetzungen in der deutschen Ausgabe:

  1. Planung des Beschaffungswesens (Plan Purchases and Aquisition / Planen der Einkäufe und Beschaffungen)
  2. Planung der Ausschreibung und Vergabe (Plan Contracting / Planen des Vertragswesens)
  3. Ausschreibung (Request Seller Responses /Lieferantenanfragen)
  4. Angebotsauswahl und Vergabe (Select Sellers / Lieferantenauswahl)
  5. Vertragsmanagement (Contract Administration / Vertragsabwicklung )
  6. Abnahme und Vertragsbeendigung (Contract Closure / Vertragsbeendigung)
Die zum Teil komplexen Begriffsbildungen des PMBOK(R) Guide 2004 sind für die praktische Anwendung nicht immer optimal. Dies rührt vom Bemühen her, die Prozesse verbal zu benennen (z.B. "Request Seller Responses" statt "Solicitation" oder "Tendering"). Hinzu kommt bei der deutschen Übersetzung der Versuch, die englischen Benennungen möglichst wörtlich zu übersetzen, wodurch Begriffsverschiebungen entstehen. Z.B. bedeutet "Contracting" nicht "Vertragswesen", sondern die gesamte Ausschreibung und Vergabe.

Im Bauwesen ist das Beschaffungswesen auf drei Schritte reduziert: Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung. Die Abkürzung "AVA" dieser drei Phasen des Ausschreibungsprozesses ist im Bauwesen selbst ein feststehender Begriff.

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