Angebotskalkulation

Die Angebotskalkulation ist eine nach Kostenarten strukturierte und um verschiedene Aufschläge erweiterte Projektkalkulation. Zweck ist die Preisfindung für den Kunden, der das Projekt beauftragt.

Zur verlässlichen Preisfindung ist im Vorfeld der Angebotskalkulation eine genaue Auftragsklärung erforderlich, da für den Kunden ein verbindlicher Preis angeboten werden soll. Die geforderte Leistung muss konkret definiert sein, um die Kalkulation zu erstellen.

Aufbau und Inhalt einer Angebotskalkulation

Die Angebotskalkulation hat eine feste Struktur und weist Herstellkosten, Selbstkosten und Angebotspreis für das Projekt aus. Sie setzt sich aus den folgenden Positionen zusammen:

Positionen einer Angebotskalkulation. Nicht für die Angebotskalkulation benötigte Positionen können einfach weggelassen werden.
Position
Materialkosten: Rohstoffe und Bauteile, falls es sich beim Liefergegenstand um ein Produkt handelt, das im Projekt hergestellt werden soll. Dazu werden auch Zuschläge für Materialgemeinkosten aufgerechnet bzw. in die Kosten mit eingerechnet.
Fertigungskosten: Kosten für die Herstellung von Produkten (auch Prototypen). Darin sind ebenfalls Gemeinkostenzuschläge mit enthalten.
Fremdleistungskosten: Dieser Posten enthält die Dienstleistungen von Unterlieferanten, die Veredelung (z.B. bei Produkten), Bauleistungen oder auch geleistete Stunden (etwa die Erstellung von Konzepten bzw. technischen Zeichnungen, die Durchführung von Moderationen oder auch künstlerische Honorare). Meist basieren diese Kosten auf Angeboten der Unterlieferanten.
Eigenleistungen: Diese Leistungen werden durch den Projektaufwand in Stunden bzw. Personentagen (PT) errechnet. Sie werden normalerweise nach der Auftragsklärung anhand des Projektentwurfs geschätzt und mit den eigenen Stundensätzen bewertet, um den Angebotspreis dafür zu erhalten.
Sonstige Kosten: Weitere projektspezifische Kosten, die zur Erstellung des geforderten Liefergegenstandes notwendig sind (wie etwa für Versicherungen, Reisekosten, Fracht oder auch Schulungskosten).
Herstellkosten (Summe der bisherigen Positionen)
Gemeinkostenzuschläge – dies sind in erster Linie Zuschläge für Verwaltung, Vertrieb und Versand. Weitere Zuschläge (für Gewährleistungen oder Risiko) sind branchenbezogen üblich.
Selbstkosten (Herstellkosten + Gemeinkostenzuschläge)
Gewinnaufschlag: Marge für den Gewinn
Skonto, Provision, Rabatt: Diese zusätzlichen Aufschläge werden bei Bedarf auf den Selbstkostenpreis vorgenommen, um zu erwartende Ertragsminderungen damit abzufangen bzw. für Preisverhandlungen einen Spielraum zu erhalten.
Angebotspreis

Erläuterungen und Kommentar

Die Unsicherheit bei der Vorkalkulation von Projekten kann zu falschen bzw. zu niedrig kalkulierten Preisen führen, da spezielle Projektrisiken nicht in der Kalkulation abgebildet sind. Eine hohe Qualität der für die Projektkalkulation durchgeführten Aufwandsschätzung ist maßgeblich für einen belastbaren Angebotspreis, löst aber nicht alle Unwägbarkeiten auf. Für die Angebotskalkulation gibt es daher branchenübliche Gestaltungsmöglichkeiten. Wenn etwa Materialpreise stark schwanken, können sie zwischen den Vertragsparteien auch erst zum Zeitpunkt der tatsächlichen Beschaffung festgelegt werden.

Die angebotenen Eigenleistungen (in PT) enthalten zum Zeitpunkt der Angebotserstellung meist Unsicherheiten, die nicht zu vermeiden sind. Daher ist die Verwendung von Kontingenten (etwa für die Anzahl der PTs, die auch gedeckelt werden können) durchaus üblich. Grundsätzlich empfehlenswert ist, ein Risikobudget zu berechnen und dies in die Kalkulation einzubauen. Ebenso ist die Hinzunahme eines Kontingents für ein Änderungsbudget je nach Projektgegenstand durchaus sinnvoll. Falls eine Festvergütung vereinbart wird, besteht für den Auftragnehmer keinerlei Flexibilität mehr bei der Projektsteuerung, was deutlich risikoreicher ist.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Christian Flemming
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Jede Preiskalkulation ist mit einer Unsicherheit behaftet, da verschiedene Faktoren die Kosten beeinflussen können. Die üblichen Methoden zur Preisberechnung berücksichtigen das Wissen über diese Unsicherheiten nicht ausreichend, da sie ausschließlich mit festen Kennzahlen arbeiten. Abhilfe für dieses Problem schaffen Methoden, die mit Wahrscheinlichkeiten rechnen, denn sie ermöglichen, das vorhandene Wissen in die Preisbildung einzubeziehen. Christian Flemming stellt eine solche Methode vor und erläutert, wie sich diese auch ohne tiefgehende Statistik-Kenntnisse anwenden lässt.
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Im Sondermaschinenbau ist eine vollständige Auftragsklärung von besonderer Bedeutung. Werden Anforderungen übersehen oder falsch formuliert, sind nachträgliche Änderungen extrem teuer. Im Rahmen des Projekts eLOP (electronic Lean Order Processing) wurde eine Vorgehensweise entwickelt, die eine frühzeitige und umfassende Auftragsklärung ermöglicht und somit Folgekosten verhindert. Ulf Wagner und Prof. Egon Müller von der TU Chemnitz stellen die Vorgehensweise vor.
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Für eine erfolgreiche Akquise braucht es Intuition und Erfahrung – und meist auch eine Portion Glück. Doch auch das Vorgehen spielt eine entscheidende Rolle, denn manche Akquisemethoden versprechen mehr Erfolg als andere. Frank Gürgens stellt verschiedene Strategien vor und beleuchtet sie hinsichtlich Aufwand und Nutzen. Die Einschätzungen beruhen auf seinen persönlichen Erfahrungen in Dienstleistungsunternehmen mit Projektgeschäft, wie es z.B. Multimediaagenturen, Werbeagenturen und IT-Systemhäuser sind. Grundsätzlich lassen sich die Empfehlungen aber auch auf andere Unternehmen übertragen.
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Für das Verfassen von Angeboten gilt: Kleiner Fehler - große Wirkung! Frank Gürgens beschreibt in seinem Artikel häufige Stolperfallen bei der Erstellung von Angeboten und Pitch-Teilnahmen, in die auch so manch gestandener Projektmanager hin und wieder tritt. Die aufgeführten Beispiele beziehen sich auf Projekte im Bereich Software und Multimedia, die Tipps und Ratschläge lassen sich jedoch auch auf andere Projekte übertragen.
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Lastenheft und Pflichtenheft bilden gemeinsam den Grundstein eines Projekts. Der Auftraggeber beschreibt im Lastenheft, was er will, der Auftragnehmer im Pflichtenheft, wie er es macht. Die korrekte Erstellung von Lastenheft und Pflichtenheft fördert einen reibungslosen Projektverlauf und reduziert somit die Projektrisiken. Viele Projektverantwortliche wissen aber nicht, nach welchen Kriterien sie diese Dokumente erstellen sollen. Dr. Georg Angermeier gibt Orientierung und beschreibt in seinem Artikel die Erstellung des Pflichtenhefts als Antwort auf das Lastenheft.
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Jeder Projektverantwortliche kennt das Problem: Für ein anstehendes Projekt sollen frühzeitig möglichst zuverlässige Aussagen zu den voraussichtlichen Projektkosten gemacht werden - ohne allzu großen Aufwand und ohne detaillierte Informationen. Das Risiko ist groß, dass sich die geschätzten Werte später als falsch herausstellen und der Projekterfolg deshalb gefährdet ist. Dr. Achim Kindler zeigt, mit welchen einfachen Maßnahmen Sie die Schätzrisiken reduzieren können. Der erste Teil stellt vorrangig sechs einfache und schnell durchführbare Maßnahmen vor. Weitere Maßnahmen, die über die kurzfristigen Lösungsansätze hinausgehen, behandelt Teil 2 in einer der kommenden Ausgaben des Projekt Magazins.
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Für ein Unternehmen ist das Budget ein Kalkulationsfaktor, der das gesamte Vorgehen hinsichtlich Vermarktung, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit beeinflusst. In der Praxis regiert jedoch sehr oft der Markt und ein Budget wird meist nicht ermittelt. Sei es, weil es zu aufwändig erscheint oder das dafür notwendige betriebswirtschaftliche Wissen fehlt. Petra Meier zeigt in ihrem leicht verständlichen Artikel, dass die Ermittlung von Kennzahlen weder aufwändig noch schwierig sein muss und sich auch für kleine Projektgrößen lohnt. Denn in manchen Fällen kann es besser sein, sich gegen ein Projekt zu entscheiden.
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Die klassischen Methoden und Verfahren des Projektmanagements sind häufig nur bei größeren Projekten sinnvoll, kleine Projekte bereiten dagegen oft Probleme. Dieser Artikel widmet sich deshalb speziell den kleineren Projekten und ihrer Planung. Er ist Teil einer Serie von Olaf Clausen, die sich mit verschiedenen Aspekten des Projektmanagements für kleine Projekte von der Angebotserstellung bis zur Auswertung befasst. Clausen stellt Ihnen diesmal neben wichtigen Planungsschritten das Projektmanagement-Konzept 'AnKer Pro' für kleine Projekte vor. In der nächsten Folge erfahren Sie mehr über die Besonderheiten bei der Projektdurchführung und erhalten Tipps zur Optimierung der Arbeitsabläufe.
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Obwohl viele Projekte von vornherein nicht einmal kostendeckend sind, werden sie in alt bekannter – aber nicht unbedingt bewährter - "Augen-zu-und-durch-Manier" durchgezogen. Häufig jedoch mutieren Projekte zu reinen Stundengräbern. Überschreitungen des ursprünglich kalkulierten Zeitaufwands um das Zwei- bis Fünffache sind keine Seltenheit. Bei kleinen bis mittelgroßen Agenturen genügen in der Regel schon zwei bis drei solcher Projekte, damit der Weg in die Pleite geebnet ist. Rechtsanwalt Hohenegg gibt hilfreiche Tipps, was Sie bei der Abgabe von Angeboten beachten müssen.
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Es gibt keine Schätzmethode, die treffsichere Ergebnisse von Aufwand- und Kostenschätzungen garantiert, denn vielfältige Einflüsse wirken sich auf eine Projektkalkulation aus. Hedwig Kellner gibt Tipps, wie Projektschätzer mögliche Risiken rechtzeitig erkennen können. Eine Checkliste zum Ausdrucken dient als Orientierungshilfe, damit Sie bei Ihren Schätzungen keine wichtigen Einflussfaktoren vergessen.
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