Grundgedanke der Produktbasierten Planung ist es, den Planungsprozess nicht an den Aktivitäten, sondern an den zu liefernden Produkten auszurichten. Deshalb erstellen die Planer bei der Produktbasierten Planung einen Produktstrukturplan, ein Produktflussdiagramm und Produktbeschreibungen. Die vier Schritte der Produktbasierten Planung sind gemäß PRINCE2-Handbuch (Office of Government Commerce (OGC): Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2™, 2009, deutsche Übersetzung der fünften englischen Ausgabe von "Managing Successful Projects with PRINCE2", 2009):

1. Produktbeschreibung des Projektendprodukts erstellen
2. Produktstrukturplan erstellen
3. Produktbeschreibungen erstellen
4. Produktflussdiagramm erstellen

1. Produktbeschreibung des Projektendprodukts erstellen

Ausgangspunkt der PBP ist die Spezifikation des durch das Projekt zu erstellenden Werks. In der Produktbeschreibung des Projektendprodukts werden bei PRINCE2 die Abnahmekriterien für das Projekt festgelegt.

2. Produktstrukturplan erstellen

Der Produktstrukturplan gliedert das Endprodukt des Projekts in Teilprodukte auf und gibt dadurch den Rahmen für die weiteren Planungsschritte vor. Der Produktstrukturplan kann in Form eines Baumdiagramms, einer Mindmap oder einer eingerückten Liste erstellt werden. Der Produktstrukturplan gibt Auskunft darüber, aus welchen Teilprodukten sich ein Produkt zusammensetzt.

3. Produktbeschreibungen erstellen

Für alle identifizierten Teilprodukte wird eine Produktbeschreibung erstellt. Diese Produktbeschreibungen legen unter anderem die Produktverantwortlichkeiten und die Abnahmekriterien für die Produkte fest.

4. Produktflussdiagramm erstellen

Die im hierarchischen Produktstrukturplan identifizierten Produkte werden in das ablauforientierte Produktflussdiagramm übertragen. Dabei ordnen die Planer sie in der erforderlichen zeitlichen Abfolge. Das Produktflussdiagramm gibt Auskunft darüber, welche Produkte fertig gestellt sein müssen, bevor ein anderes Produkt erstellt werden kann.

Ablauf der Produktbasierten Planung

Die vier Schritte der Produktbasierten Planung dürfen nicht als isolierte, streng nacheinander durchzuführende Aufgaben betrachtet werden. So können z.B. der Produktstrukturplan und das Produktflussdiagramm synchron erstellt werden, damit die Planer gleichzeitig beide Perspektiven auf den Leistungsumfang des Projekts wahrnehmen können. Die Produktbeschreibungen können begleitend zu den anderen Schritten erstellt werden, da sie eine Vielzahl von Informationen enthalten, die erst im Lauf der Planung zusammengetragen werden.

Es empfiehlt sich, die Produktbasierte Planung in enger Abstimmung mit allen Projektbeteiligten durchzuführen, um das gesamte Fachwissen des Projektteams für die Planung heranzuziehen.

Abgrenzung zur aktivitätsorientierten Planung

PRINCE2 unterscheidet sich mit der Produktbasierten Planung von der sonst üblichen Projektstrukturplanung, wie sie z.B. im PMBOK® Guide beschrieben wird. Bei der Projektstrukturplanung wird das Projekt immer weiter in Teilaufgaben bis hinab zu einzelnen Arbeitspaketen zerlegt.

Die Produktbasierte Planung fokussiert die Projektplanung auf die zu erbringende Leistung, d.h. sie stellt die Planung der Aktivitäten unter das Primat des Leistungsumfangs. Dadurch unterstreicht sie den Werkcharakter von Projekten. Andererseits berücksichtigt die Produktbasierte Planung dadurch weniger die Aspekte Termintreue und Ressourcen.