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Projektstatusbericht

Der Projektstatusbericht ist ein Dokument für das Projekt-Controlling. In ihm wird der Projektstatus zu einem bestimmten Stichtag umfassend dokumentiert. Er sollte im wesentlichen aus einem inhaltlichen, einem organisatorischen und einem kaufmännischen Abschnitt bestehen.

Zweck des Projektstatusberichts ist die Vorlage bei der Projektleitung, dem Auftraggeber, dem Lenkungsausschuss oder anderen Projektbeteiligten, um über den weiteren Fortgang des Projektes zu entscheiden.

Ein Projektstatusbericht kann erstellt werden:

bei Meilensteinentscheidungen
zu vereinbarten (regelmäßigen) Terminen
auf besonderen Anlass hin (z.B. Projektanalyse)

Der Begriff des Projektstatusberichts sollte zurückhaltend eingesetzt werden. Nicht jedes Projektdokument, das Ergebnisse dokumentiert oder den Projektfortschritt beurteilt sollte zum Projektstatusbericht ernannt werden. Dies würde "echte" Projektstatusberichte entwerten und ihre Wahrnehmung durch das Management reduzieren.

Weder DIN noch PMBOK(R) Guide 2004 kennen einen Projektstatusbericht.

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Aussagekräftige Statusberichte mit wenig Aufwand erstellen

von Udo Wings

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Statusberichte zu erstellen, ist für viele Projektleiter eine eher lästige Arbeit. Darüber hinaus ist es frustrierend, wenn die Empfänger den Bericht möglicherweise gar nicht oder nur oberflächlich lesen. Das beste Mittel dagegen ist, den Inhalt schlank zu halten und den Aufwand so weit wie möglich zu reduzieren – getreu dem Lean-Gedanken "Get more with less". Udo Wings gibt wertvolle Tipps für schlanke Statusberichte mit hoher Kundenorientierung, die den Empfänger zum Lesen motivieren.

Zuhörer mit Fragen fesseln

von Dr. Tomas Bohinc

•6 Bewertungen•1 Kommentar

Als Vortragender möchten Sie, dass das Publikum Ihnen konzentriert und aufmerksam zuhört. Bei Präsentationen ist die Gefahr hoch, dass die Zuhörer sich häufig rein rezeptiv und damit passiv verhalten. Durch den Einsatz von rhetorischen Fragen stellen Sie sicher, dass das Publikum Ihre wichtigsten Botschaften erfasst. Wie Sie dazu vorgehen, erläutert Dr. Tomas Bohinc in diesem Beitrag.

Der Projektstatusbericht

von Dr. Georg Angermeier

•8 Bewertungen•3 Kommentare

Der Projektstatusbericht liefert Entscheidungsträgern die notwendigen Informationen für kommende Entscheidungen. Aber was muss in ihm enthalten sein? Dr. Georg Angermeier erläutert, wie die einzelnen PM-Richtlinien den Projektstatusbericht verstehen, bezieht aber auch seine eigenen Erfahrungen mit ein. Der Autor beschreibt die einzelnen Bestandteile des Projektstatusberichts und erläutert ihren Zweck. Entscheiden Sie selbst, welche Teile Sie benötigen, um einen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Projektstatusbericht zu erstellen.

Beantworten Sie die Fragen Ihrer Zuhörer – nicht Ihre eigenen

von Anita Hermann-Ruess

•8 Bewertungen•0 Kommentare

Präsentieren bedeutet auch immer werben, z.B. für Ihr Projekt oder Projektideen. Natürlich wollen Sie dabei Ihre Stakeholder begeistern. Nicht immer funktioniert dies. Für Anita Hermann-Ruess liegt das daran, dass sich viele bei der Auswahl der präsentierten Inhalte ausschließlich davon leiten lassen, was sie selbst anspricht. In diesem Tipp erklärt die Autorin, wie Sie dieser "Ego-Falle" entgehen und stattdessen dank des "Limbic-Pitch" alle Charaktertypen im Raum überzeugen.

Projektformulare in Word 2007 und 2010 - Teil 1: Grundlagen

von Markus Hahner

•10 Bewertungen•0 Kommentare

Um anwenderfreundliche Formulare für die Projektarbeit zu erstellen, mussten Nutzer bis einschließlich Word 2003 mit wenigen Funktionen auskommen und eingeschränkten Komfort für den Endanwender in Kauf nehmen. Mit den Versionen 2007 und 2010 hat sich das jedoch geändert. Markus Hahner und Dieter Schiecke beschreiben in einem zweiteiligen Beitrag, wie Sie mit den neuen Funktionen ansprechende und übersichtliche Formulare erstellen können, die eine gute Benutzerführung aufweisen. Der erste Teil stellt die Neuerungen vor und zeigt, wie Sie in der Praxis damit arbeiten.

In drei Schritten zum fertigen Text

von Jessika Herrmann

•20 Bewertungen•0 Kommentare

Sie müssen einen Text formulieren und wissen nicht, wo und wie Sie anfangen sollen? Jessika Herrmann zeigt, wie Sie in drei Schritten einen gut gegliederten und leicht verständlichen Text erstellen. Wenn Sie Ihre Texte auf die jeweilige Zielgruppe ausrichten und überlegt formulieren, finden Sie nicht nur schnell einen guten Einstieg, sondern vermeiden auch Missverständnisse bei den Empfängern. Im Beitrag finden Sie dazu konkrete Anleitungen und anschauliche Textbeispiele.

"Quick and pretty" - Excel-Diagramme in PowerPoint erzeugen

von Dieter Schiecke

•17 Bewertungen•0 Kommentare

Wer in PowerPoint Excel-Diagramme präsentieren will, greift aus Zeitdruck oft zur "Quick and dirty"-Methode: Er kopiert die Grafiken aus Excel in das Präsentationsprogramm, rückt sie ein wenig zurecht und passt die Größe an – fertig. Allerdings ist das optische Ergebnis dabei eher bescheiden. Kaum langsamer, doch mit erheblich besserem Resultat kommen Sie mit der hier vorgestellten Methode zum Ziel. Dieter Schiecke zeigt, wie Sie mit nur wenigen Mausklicks in PowerPoint 97-2003 Diagramme erzeugen können, die nicht nur richtig gut aussehen, sondern dank ihrer Verknüpfung zu Excel immer aktuell sind und sich zudem animieren lassen.

Pragmatisches Projektcontrolling für KMU - Teil 2: Ein maßgeschneidertes Konzept entwickeln

von Cornelia Niklas

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Ein Controlling-Konzept darf weder starres Korsett noch übertriebener Formalismus sein, wenn es im Unternehmen akzeptiert werden soll. Damit Projektcontrolling gelebt wird und die angestrebte Transparenz bewirkt, kommt es vor allem auf eine klare Linie mit leicht verständlichen Anforderungen an. Wie Sie ein solches Konzept erstellen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, zeigt Cornelia Niklas in diesem zweiten Teil der vierteiligen Artikelfolge. Als Grundlagen dienen das Ergebnis des Fragebogens aus dem ersten Teil und eine Microsoft Word-Vorlage, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.

Texte für das Lesen am Bildschirm gestalten

von Norbert Hanke

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In den meisten Projekten fallen sehr viele Dokumente an, die von den Projektbeteiligten erstellt und in elektronischer Form untereinander ausgetauscht werden. Da Dokumente häufig jedoch nicht leserfreundlich gestaltet sind, übersehen die Empfänger leicht wichtige Informationen. Das geschieht insbesondere dann, wenn der Text nur am Bildschirm gelesen wird. Norbert Hanke stellt in seinem Artikel typische Probleme mit Bildschirmtexten dar und erläutert, wie Berichte, Konzepte und Beschreibungen so erstellt werden, dass die anderen Projektbeteiligten sie zügig am Bildschirm lesen und die Inhalte leichter erfassen können.

Projektcontrolling mit SAP

von Wolfgang Tersteegen

•1 Bewertung•1 Kommentar

Projektcontrolling trägt dazu bei, auftretende Risiken frühzeitig zu erkennen und ist somit ein unverzichtbarer Bestandteil des Projektgeschäfts. Für ein effektives und effizientes Controlling ist die Unterstützung durch ein geeignetes IT-System notwendig. Viele Unternehmen setzen hierfür SAP R/3 ein. Wolfgang Tersteegen erläutert in seinem Beitrag Erfolg versprechende Methoden des Projektcontrollings sowie ihre praktische Umsetzung mit dem SAP-System. Zum leichteren Verständnis des Artikels sind grundlegende Kenntnisse von SAP R/3 von Vorteil.

Kommunikation in kritischen Projektsituationen

von Ralf Wallner

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Gerät ein Projekt in Schwierigkeiten und können zugesagte Leistungen nicht erbracht werden, muss das früher oder später auch an den Kunden kommuniziert werden. Ob der Kunde daraufhin verärgert aus dem Vertrag aussteigt oder bereit ist, "im Boot" zu bleiben und den Auftragnehmer bei der Lösung der Probleme zu unterstützen, hängt entscheidend von der richtigen Kommunikationsstrategie ab. Ralf Wallner gibt in diesem Artikel praktische Tipps, was Sie als Projektleiter des Auftragnehmers bei der Kommunikation mit dem Kundenprojektleiter beachten sollten, wenn Ihr Projekt z.B. nicht planmäßig beendet werden kann oder wenn Leistungskürzungen anstehen.

Effizient Texte verfassen - Schreiben für Projektarbeiter

von Dr. Georg Angermeier

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Projektanträge, Lastenhefte, Arbeitspaketbeschreibungen, Protokolle, Berichte – Projektverantwortliche verfassen laufend Texte. Die Verständlichkeit und Eindeutigkeit dieser Texte hat entscheidenden Einfluss auf den Projekterfolg: Schriftliche Projektdokumente haben im Zweifelsfall immer Vorrang vor mündlichen Absprachen. Dr. Georg Angermeier stellt einfache Methoden vor, mit denen es auch "Schreib-Muffeln" gelingt, ihre Anliegen und Ergebnisse in Schriftform verständlich zu übermitteln.

Erfahrungsbericht: Dezentralisierung der IT-Anwendungsarchitektur bei einer internationalen Bank

von Peter Esposito

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Nicht immer ist die Zentralisierung der Informationstechnologie ein Allheilmittel, mit dem Unternehmen Synergieeffekte erreichen und ihre Kosten senken können. Vor allem wenn über Landesgrenzen hinweg Datenverarbeitung und Prozesse zusammengelegt werden, birgt dies Risiken, die den langfristigen operativen Nutzen dieser Strategie in Frage stellen. Diese Erfahrung machte auch eine international tätige Bank, deren zentralisierte Anwendungs- und Datenarchitektur zur Kosten- und Qualitätsfalle zu werden drohte. Aus strategischen Gründen entschied sich die Bank für ein Dezentralisierungsprojekt, um lokale Anwendungen von konzernweit verwendeten zu trennen. Peter Esposito schildert das Projekt aus Sicht der deutschen Niederlassung.

Ressourcenmanagement im Mittelstand - Tipps und Tricks für noch mehr Teamgeist

von Gerhard Großberger

•2 Bewertungen•0 Kommentare

Braucht jedes kleinere und mittlere Unternehmen ein professionelles Projektmanagement? Sind fehlende Projektmanagement-Strukturen immer ein Nachteil? Größere Projektpartner oder Auftraggeber antworten darauf gerne mit "Ja". Dabei lassen sie jedoch etwas außer Acht, was bei mittleren Unternehmen bemerkenswert stark ausgeprägt ist: ein großer Teamgeist aufgrund einer sehr flachen Unternehmenshierarchie sowie eine starke Identifikation jedes Teammitglieds mit den Projekten. Ein Ressourcenmanagement, das solche Strukturen unterstützt, steigert die Zufriedenheit im Team und macht die Projekte erfolgreicher. Gerhard Großberger gibt in seinem Beitrag praktische Hinweise und wertvolle Anregungen, wie solche Teambindungen in der Projektarbeit stärker gefördert und weiter verbessert werden können.

Projektcontrolling: Den Controllingprozess vereinfachen und standardisieren

von Dr. Martin Kärner

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Projektcontrolling ist die Basis des Projekterfolgs. Doch was bringt es, wenn ein übertriebener Controllingaufwand das Budget sprengt und die Mitarbeiter von ihrer fachlichen Projektarbeit abhält? Nichts als Ärger und Akzeptanzprobleme für das Controllingsystem. Deshalb ist es wichtig, Controllingprozesse zu standardisieren und zu vereinfachen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag, wie Projektleiter dabei am besten vorgehen und gibt zahlreiche Praxistipps.

Der Projektausschuss als zentrale Entscheidungsinstanz

von Oliver Verspohl

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Ähnlich wie bei großen Unternehmen wachsen die Anforderungen an das Projektmanagement auch im Mittelstand. Kürzere Produktlebenszyklen und zunehmender internationaler Wettbewerb führen zu immer mehr Projekten, die unter gleichen Voraussetzungen abgewickelt werden müssen. Planung und Steuerung von Projektportfolios rücken somit in den Vordergrund. Für diese Aufgaben hat sich ein einfacher und in der Praxis erprobter Ansatz bewährt: Die Einrichtung eines Projektausschusses als zentrale Projektmanagement-Instanz. Oliver Verspohl erklärt in seinem Beitrag, welche Aufgaben ein Projektausschuss hat und wie dieser arbeitet.

Projektcontrolling: Der Informations- und Datenfluss

von Dr. Martin Kärner

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Schlecht organisierte und abgestimmte Informations- und Datenflüsse können selbst das ausgefeilteste Controllingsystem zu Fall bringen. Ein solches System kann nur funktionieren, wenn alle Beteiligten es akzeptieren und ihre Pflichten kennen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag die Schnittstellen im System der Daten- und Informationsflüsse und erklärt, was Projektleiter beim Aufbau einer Projektkommunikation zu Controllingzwecken beachten sollten.

Projektstatusabfragen erfolgreich durchführen

von Petra Berleb

•8 Bewertungen•0 Kommentare

Stellen Sie sich vor, Sie sind Programm Manager und haben die Verantwortung für mehrere Projekte. Ihre Aufgabe ist es, die Projekte zu überwachen und gegenüber dem Lenkungsausschuss zu berichten. Dazu müssen Sie regelmäßig den Status der einzelnen Projekte vom jeweiligen Projektleiter erfragen. Doch dieser stellt sein Projekt möglicherweise besser dar, als es der Wirklichkeit entspricht. Petra Berleb beschreibt in diesem Tipp, was Sie tun können, um dennoch den tatsächlichen Status des Projekts herauszufinden.

Gezielt Einfluss nehmen mit maßgeschneiderten Projektberichten

von Dr. Peter Duwe

•9 Bewertungen•0 Kommentare

Projektberichterstattung wird oft als lästige Pflichterfüllung betrachtet. Dabei ist sie eine Visitenkarte des Projekts nach außen und gleichzeitig ein wesentliches Marketing-Instrument. Wie in Marketing und Werbung gilt auch hier: Unterschiedliche Ziele und Zielgruppen erfordern unterschiedliche, individuell angepasste Maßnahmen. Manager müssen ins Boot geholt, Controller beruhigt, Mitarbeiter motiviert werden. Doch wie sieht ein Berichtswesen aus, das mit vertretbarem Aufwand eine optimale Wirkung erzielt? Dr. Peter Duwe zeigt in seinem Beitrag, worauf es dabei ankommt und gibt Tipps, wie Sie ein eigenes wirkungsvolles Berichtssystem entwerfen.

Projektpräsentationen: Wie Sie Informationen ansprechend vermitteln

von Dieter Schiecke

•9 Bewertungen•0 Kommentare

Vermutlich kennen Sie solche Präsentationen: In kurzer Zeit werden Ihnen eine Unmenge an Folien vorgesetzt; am Ende wissen Sie nicht, was der Vortragenden eigentlich sagen wollte. In diesem Beitrag zeigt Dieter Schiecke, wie Sie mit Microsoft PowerPoint eine Projektpräsentation erstellen, die nicht nur gut ankommt, sondern auch in Erinnerung bleibt: Wie Sie das richtige Folienlayout zum Inhalt wählen, worauf Sie bei der Auswahl von Bildern achten müssen und wie Sie Ihrer Präsentation durch gezielte Animationseffekte eine Dramaturgie verleihen. Damit Sie alles leicht nachvollziehen können, gibt es die Beispielpräsentation zum Herunterladen.

Der Statusbericht – ein mächtiges Instrument in der Projektarbeit - Teil 2: Inhalt und Struktur

von Bernd Hilgenberg

•16 Bewertungen•1 Kommentar

Der Statusbericht ist ein wichtiges Instrument zur Kommunikation zwischen den Verantwortlichen im Projekt. Im zweiten Teil dieser Serie beleuchtet Bernd Hilgenberg detailliert die inhaltliche Struktur und die formale Aufbereitung eines Statusberichts und stellt Ihnen für Ihre Projektarbeit zusätzlich eine individuell anpassbare Vorlage zur Verfügung.

Der Statusbericht – ein mächtiges Instrument in der Projektarbeit - Teil 1: Bedeutung und Zielgruppen

von Bernd Hilgenberg

•9 Bewertungen•0 Kommentare

Der Statusbericht hilft, Entscheidungen systematisch vorzubereiten und auftretende Probleme zu dokumentieren. Als notwendiger Bestandteil des Projektmanagements sichert er sowohl die Projektleitung als auch den Auftraggeber über den gesamten Projektverlauf ab. Bernd Hilgenberg beantwortet in diesem ersten Teil allgemeine Fragen nach der Notwendigkeit, dem Zeitpunkt der Erstellung und den Empfängern.

Was Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer und Behördenchefs für erfolgreiche Projektarbeit tun können

von Heinz Schelle

•1 Bewertung•0 Kommentare

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektmanagement ist die Unterstützung der Unternehmensführung. In vielen Unternehmen hat das Topmanagement dies aber noch nicht erkannt. Prof. Dr. Heinz Schelle, Mitbegründer der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), gibt Vorstandsmitgliedern, Geschäftsführern und Behördenchefs Tipps, was sie für eine erfolgreiche Projektarbeit tun können.

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