Zweck des Projektstatusberichts ist die Vorlage bei der Projektleitung, dem Auftraggeber, dem Lenkungsausschuss oder anderen Projektbeteiligten, um über den weiteren Fortgang des Projektes zu entscheiden.

Ein Projektstatusbericht kann erstellt werden:

• bei Meilensteinentscheidungen
• zu vereinbarten (regelmäßigen) Terminen
• auf besonderen Anlass hin (z.B. Projektanalyse)

Der Begriff des Projektstatusberichts sollte zurückhaltend eingesetzt werden. Nicht jedes Projektdokument, das Ergebnisse dokumentiert oder den Projektfortschritt beurteilt sollte zum Projektstatusbericht ernannt werden. Dies würde "echte" Projektstatusberichte entwerten und ihre Wahrnehmung durch das Management reduzieren.

Weder DIN noch PMBOK(R) Guide 2004 kennen einen Projektstatusbericht.