Projektbericht

Ein Projektbericht beschreibt den Status der Projektausführung zu einem bestimmten Stichtag. Er wird vom Projektmanager erstellt und an einem im Kommunikationsplan festgelegten Adressatenkreis übermittelt.

Ein Projektbericht enthält mindestens einen technischen und einen wirtschaftlichen Teil, ggf. auch einen organisatorischen. Meist sind Projektberichte in einer vorgegebenen Frequenz (z.B. quartalsweise) zu erstellen, aus gegebenen Anlass kann aber auch durch den Lenkungsausschuss, den Auftraggeber oder die Geschäftsführung ein zusätzlicher Projektbericht angefordert werden.

Je nach Intention der Darstellung kann von einem Projektfortschrittsbericht (Entwicklungen des Projektes seit dem letzten Bericht) oder einem Projektstatusbericht (Darstellung des bis zum Berichtszeitpunkt erreichten Standes) gesprochen werden.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Marko Zotschew
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Wenn Sie Projektdokumente in Microsoft Word erstellen oder überarbeiten möchten, können Sie sich mit ein paar einfachen Tricks die Arbeit erleichtern. Marko Zotschew zeigt Ihnen in diesem Tipp vier pragmatische Kniffe, wie Sie u.a. häufig verwendete Bilder oder Grafiken mit der Schnellbaustein-Funktion einfügen oder für den Ausdruck eine Korrekturspalte erzeugen, ohne das Dokument dafür formatieren zu müssen.
von Hildegard Hügemann
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Möchten Sie aus den Projektdaten in Excel eine Auswertung erstellen, benötigen Sie in den meisten Fällen nur einen kleinen Teil der vorhandenen Daten. Folglich müssen Sie die Projektdaten filtern und nicht benötigte Spalten oder Zeilen ausblenden. Diese Arbeitsschritte lassen sich mit der Funktion "Benutzerdefinierte Ansicht" vereinfachen. Auf diese Weise erzeugen Sie die gewünschte Auswertung bequem per Knopfdruck und können so viel Zeit sparen. Dieter Schiecke zeigt, wie Sie die Funktion "Benutzerdefinierte Ansicht" richtig einsetzen.
von Anita Hermann-Ruess
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Präsentieren bedeutet auch immer werben, z.B. für Ihr Projekt oder Projektideen. Natürlich wollen Sie dabei Ihre Stakeholder begeistern. Nicht immer funktioniert dies. Für Anita Hermann-Ruess liegt das daran, dass sich viele bei der Auswahl der präsentierten Inhalte ausschließlich davon leiten lassen, was sie selbst anspricht. In diesem Tipp erklärt die Autorin, wie Sie dieser "Ego-Falle" entgehen und stattdessen dank des "Limbic-Pitch" alle Charaktertypen im Raum überzeugen.
von Markus Hahner
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Um anwenderfreundliche Formulare für die Projektarbeit zu erstellen, mussten Nutzer bis einschließlich Word 2003 mit wenigen Funktionen auskommen und eingeschränkten Komfort für den Endanwender in Kauf nehmen. Mit den Versionen 2007 und 2010 hat sich das jedoch geändert. Markus Hahner und Dieter Schiecke beschreiben in einem zweiteiligen Beitrag, wie Sie mit den neuen Funktionen ansprechende und übersichtliche Formulare erstellen können, die eine gute Benutzerführung aufweisen. Der erste Teil stellt die Neuerungen vor und zeigt, wie Sie in der Praxis damit arbeiten.
von Jessika Herrmann
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Sie müssen einen Text formulieren und wissen nicht, wo und wie Sie anfangen sollen? Jessika Herrmann zeigt, wie Sie in drei Schritten einen gut gegliederten und leicht verständlichen Text erstellen. Wenn Sie Ihre Texte auf die jeweilige Zielgruppe ausrichten und überlegt formulieren, finden Sie nicht nur schnell einen guten Einstieg, sondern vermeiden auch Missverständnisse bei den Empfängern. Im Beitrag finden Sie dazu konkrete Anleitungen und anschauliche Textbeispiele.
von Jessika Herrmann
21 Bewertungen
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3 Kommentare
In vielen deutschen Texten wimmelt es vor Anglizismen. Manche davon sind notwendig, weil es für sie im Deutschen keinen gebräuchlichen Begriff gibt. Andere Anglizismen lassen sich allerdings leicht übersetzen. Oft ist die deutsche Übersetzung sogar präziser, so dass der Text an Informationsgehalt gewinnt. Jessika Herrmann hat Anglizismen und deren deutsche Übersetzungen in einer Liste zusammengestellt. Diese Liste können Sie heranziehen, wenn Ihr Text viele Anglizismen enthält und Sie stattdessen deutsche Begriffe verwenden möchten.
von Dr. Tomas Bohinc
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2 Kommentare
Sie wollen eine Projektidee, den Projektstatus oder ein anderes komplexes Thema präsentieren, Ihnen fehlt aber eine klare Struktur? Weiterhelfen kann Ihnen das "Prinzip der Pyramide. Es ist eine bewährte Technik, um Präsentationen vorzubereiten. Dr. Tomas Bohinc stellt die Technik vor und beschreibt anhand von Beispielen, wie man Projektpräsentationen so aufbauen kann, dass sie auch für Zuhörer ohne themenspezifisches Fach- oder Detailwissen leicht zu verstehen sind.
von Jessika Herrmann
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Viele Texte im Geschäftsleben, wie z.B. Berichte oder Dokumentationen, sind kompliziert geschrieben und deshalb schwer verständlich: Der Empfänger muss die Sätze zweimal lesen und verliert dabei eine Menge Zeit und manchmal auch den letzten Nerv. Oft ergeben sich auch Missverständnisse. Dabei ist es gar nicht schwer, Texte so zu verfassen, dass sie leicht zu lesen und gut verständlich sind. Jessika Herrmann zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Texte mit drei einfachen Regeln verbessern können.
von Dieter Schiecke
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Wer in PowerPoint Excel-Diagramme präsentieren will, greift aus Zeitdruck oft zur "Quick and dirty"-Methode: Er kopiert die Grafiken aus Excel in das Präsentationsprogramm, rückt sie ein wenig zurecht und passt die Größe an – fertig. Allerdings ist das optische Ergebnis dabei eher bescheiden. Kaum langsamer, doch mit erheblich besserem Resultat kommen Sie mit der hier vorgestellten Methode zum Ziel. Dieter Schiecke zeigt, wie Sie mit nur wenigen Mausklicks in PowerPoint 97-2003 Diagramme erzeugen können, die nicht nur richtig gut aussehen, sondern dank ihrer Verknüpfung zu Excel immer aktuell sind und sich zudem animieren lassen.
von Chris Rupp
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Ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Projekt ist das menschliche Verhalten. Bestimmte, meist unbewusste Handlungsweisen – so genannte Verhaltensmuster – sind jedoch für den Projektfortschritt hinderlich und können letztendlich zum Scheitern eines Projekts führen. Ein ausuferndes Berichtswesen, das die eigentliche Projektarbeit lähmt, ist z.B. eine häufig anzutreffende Folge solcher Muster. Chris Rupp und Christian Pikalek beschreiben in diesem Artikel, welche Ursachen für diesen so genannten "Reportismus" verantwortlich sind, wie man ihn frühzeitig erkennt und was man tun kann, um ihn von Anfang an wirkungsvoll zu vermeiden.
von Olaf Clausen
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Textmarken erfüllen die Funktion von Lesezeichen in einem Dokument und sind äußerst hilfreich bei der Erstellung umfangreicher Projektdokumentationen. Sie können an beliebiger Stelle positioniert werden, dienen als Ansprungpunkte zum schnellen Navigieren, verweisen auf andere Textstellen im Dokument und helfen bei einfachen Berechnungen. Olaf Clausen beschreibt in seinem Tipp, wie Sie Microsoft Word-Textmarken in Ihrer Projektdokumentation sinnvoll einsetzen.
von Dr. Georg Angermeier
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Projektanträge, Lastenhefte, Arbeitspaketbeschreibungen, Protokolle, Berichte – Projektverantwortliche verfassen laufend Texte. Die Verständlichkeit und Eindeutigkeit dieser Texte hat entscheidenden Einfluss auf den Projekterfolg: Schriftliche Projektdokumente haben im Zweifelsfall immer Vorrang vor mündlichen Absprachen. Dr. Georg Angermeier stellt einfache Methoden vor, mit denen es auch "Schreib-Muffeln" gelingt, ihre Anliegen und Ergebnisse in Schriftform verständlich zu übermitteln.
von Dr. Martin Kärner
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Projektcontrolling ist die Basis des Projekterfolgs. Doch was bringt es, wenn ein übertriebener Controllingaufwand das Budget sprengt und die Mitarbeiter von ihrer fachlichen Projektarbeit abhält? Nichts als Ärger und Akzeptanzprobleme für das Controllingsystem. Deshalb ist es wichtig, Controllingprozesse zu standardisieren und zu vereinfachen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag, wie Projektleiter dabei am besten vorgehen und gibt zahlreiche Praxistipps.
von Tanja Kuhn
5 Bewertungen
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"ENTWURF", "IN BEARBEITUNG" oder "VERTRAULICH" – mit solchen Anmerkungen werden Dokumente gekennzeichnet, um z.B. vorläufige von endgültigen oder vertrauliche von öffentlich zugänglichen Informationen zu unterscheiden. In vielen Unternehmen werden die Papiere dazu manuell gestempelt. Bequemer geht es jedoch, wenn man die Anmerkungen direkt im Textverarbeitungsprogramm erzeugt. Microsoft Word besitzt dazu ab Version 2002 eine Funktion namens "Wasserzeichen". Tanja Kuhn erklärt in ihrem Tipp, wie Sie diese Funktion richtig anwenden und auf welchem Weg Anwender früherer Microsoft Word-Versionen zum gleichen Ergebnis gelangen können.
von Tanja Kuhn
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Tabellen oder Grafiken passen oft nicht in hochformatige Dokumente. Versucht man es dennoch, werden sie unleserlich dargestellt. In unserem Tipp erfahren Sie, wie Sie Elemente, die im Querformat ausgelegt sind, ohne Probleme in ein mehrseitiges, hochformatiges Dokument (z.B. ein Pflichtenheft) einbinden können.
von Tanja Kuhn
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Wer in Microsoft Excel häufig mit Diagrammen arbeitet, kennt das Problem: Man möchte etwas darstellen, dessen Inhalt sich regelmäßig ändert. Eine heute erstellte Analyse ist aber schon im nächsten Monat nicht mehr aktuell, wenn Daten ergänzt werden. Erst wenn man den Quellbereich des Diagramms anpasst, zeigt Microsoft Excel das richtige Diagramm. Man kann Microsoft Excel aber auch dazu bringen, die Anpassung vollautomatisch vorzunehmen. Wie das geht und wie man auf diese Weise ein gut funktionierendes dynamisches Reporting aufbauen kann, beschreibt Tanja Kuhn in diesem Artikel. Die fertige Lösung können Sie als Microsoft Excel-Datei herunterladen.
von Dr. Martin Kärner
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Schlecht organisierte und abgestimmte Informations- und Datenflüsse können selbst das ausgefeilteste Controllingsystem zu Fall bringen. Ein solches System kann nur funktionieren, wenn alle Beteiligten es akzeptieren und ihre Pflichten kennen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag die Schnittstellen im System der Daten- und Informationsflüsse und erklärt, was Projektleiter beim Aufbau einer Projektkommunikation zu Controllingzwecken beachten sollten.
von Dieter Schiecke
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Zahlen sind nicht jedermanns Sache. Bei Präsentationen kommt es deshalb darauf an, sie geschickt darzustellen, um die Aufmerksamkeit des Publikums wach zu halten. Dieter Schiecke zeigt in seinem Beitrag, wie Ihnen das in Microsoft PowerPoint ab Version 97 gelingt. Er stellt mehrere Varianten vor, um die wichtigsten Zahlen hervorzuheben und so das Interesse der Zuschauer zu lenken. Die Beispiele, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können, lassen sich leicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen und ersparen Ihnen Zeit, wenn Sie Ihre eigene Präsentation erstellen.
von Tanja Kuhn
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Wie bei den meisten Standard-Arbeitsschritten in Microsoft Word können Sie auch beim Formatieren von Texten oder Textstellen viel Zeit sparen. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie das geht.
von Dr. Peter Duwe
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Projektberichterstattung wird oft als lästige Pflichterfüllung betrachtet. Dabei ist sie eine Visitenkarte des Projekts nach außen und gleichzeitig ein wesentliches Marketing-Instrument. Wie in Marketing und Werbung gilt auch hier: Unterschiedliche Ziele und Zielgruppen erfordern unterschiedliche, individuell angepasste Maßnahmen. Manager müssen ins Boot geholt, Controller beruhigt, Mitarbeiter motiviert werden. Doch wie sieht ein Berichtswesen aus, das mit vertretbarem Aufwand eine optimale Wirkung erzielt? Dr. Peter Duwe zeigt in seinem Beitrag, worauf es dabei ankommt und gibt Tipps, wie Sie ein eigenes wirkungsvolles Berichtssystem entwerfen.
von Dieter Schiecke
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Im Verlauf eines Projekts ist es immer wieder nötig, Zahlen zu präsentieren. Meist werden dazu bestehende Tabellen oder Diagramme aus Microsoft Excel übernommen und auf Microsoft PowerPoint-Folien übertragen. Doch oft ist das Resultat nicht zufrieden stellend: Zahlen erscheinen zu klein oder verzerrt und Diagramme sind manchmal nur teilweise abgebildet. Dieter Schiecke zeigt Ihnen, worauf Sie beim Datentransfer von Microsoft Excel nach Microsoft PowerPoint 98/2000 achten müssen und gibt Tipps, wie Sie Zahlen in Ihrer Präsentation aussagekräftig darstellen. Mit der Beispielpräsentation zum Herunterladen können Sie die Beispiele leicht nachvollziehen.
von Stavros Georgantzis
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Microsoft Project bietet viele Möglichkeiten, um Daten aufzubereiten und auszudrucken. Einige davon sind jedoch nicht offensichtlich oder müssen erst entsprechend vorbereitet werden. Stavros Georgantzis und Johann Strasser zeigen in diesem Beitrag, welche Möglichkeiten Project 2000/2002 bietet, um Daten individuell auszuwerten und zu einem aussagefähigen Bericht zusammenzufassen. Dabei stellen sie die "Bausteine" einer Auswertung vor und erklären Schritt für Schritt, wie man mit individuell definierten Gliederungscodes und der Gruppierungsfunktion zum gewünschten Ergebnis gelangt.
von Dieter Schiecke
9 Bewertungen
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Vermutlich kennen Sie solche Präsentationen: In kurzer Zeit werden Ihnen eine Unmenge an Folien vorgesetzt; am Ende wissen Sie nicht, was der Vortragenden eigentlich sagen wollte. In diesem Beitrag zeigt Dieter Schiecke, wie Sie mit Microsoft PowerPoint eine Projektpräsentation erstellen, die nicht nur gut ankommt, sondern auch in Erinnerung bleibt: Wie Sie das richtige Folienlayout zum Inhalt wählen, worauf Sie bei der Auswahl von Bildern achten müssen und wie Sie Ihrer Präsentation durch gezielte Animationseffekte eine Dramaturgie verleihen. Damit Sie alles leicht nachvollziehen können, gibt es die Beispielpräsentation zum Herunterladen.
von Bernd Hilgenberg
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Der Statusbericht hilft, Entscheidungen systematisch vorzubereiten und auftretende Probleme zu dokumentieren. Als notwendiger Bestandteil des Projektmanagements sichert er sowohl die Projektleitung als auch den Auftraggeber über den gesamten Projektverlauf ab. Bernd Hilgenberg beantwortet in diesem ersten Teil allgemeine Fragen nach der Notwendigkeit, dem Zeitpunkt der Erstellung und den Empfängern.
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