11
Mar 2014
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

Wer A sagt, muss nicht B sagen. Er kann auch erkennen, dass A falsch war.

Planung erfordert die Fähigkeit der "gedanklichen Vorwegnahme von Handlungsschritten, die zur Erreichung eines Zieles notwendig scheinen." (vgl. "Planung" in Wikipedia). Doch offenbar ist die gedankliche Vorwegnahme von Handlungsschritten für manche Akteure nicht immer ganz einfach.

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Vor einigen Tagen berichtete Radio Köln 107,1: "Kölns Autofahrer müssen sich am Militärring/Ecke Dürener Str. länger auf Verkehrsbehinderungen einstellen als ursprünglich geplant". Eigentlich sollte die Baustelle an dieser großen und vielbefahrenen Kreuzung Ende Februar fertig sein, nun wird von der Stadtverwaltung als neuer Endtermin Ende März genannt. Und weiter heißt es in der Mitteilung von Radio Köln: "Laut Stadt sind die Arbeiten an der Kreuzung komplizierter als erwartet. Zwar habe es durch den milden Winter wettertechnisch keine Probleme gegeben, aber wegen des hohen Verkehrsaufkommens könne man in dieser Phase des Umbaus oft nur am Wochenende arbeiten. Außerdem nehme man Rücksicht auf die FC-Heimspiele."

Die Fakten sind schnell berichtet: Mit dem Bau wurde im Juni 2013 begonnen. Dabei handelt es sich nicht um einen sehr großen Erweiterungsbau, schon gar nicht kann von einer Maßnahme mit hohem Komplexitätsgrad gesprochen werden. Höhere Mächte (ein unvorhersehbarer kalter Winter, spontane Bürgerproteste oder nicht zu erwartende Funde aus der Römerzeit) müssen als Ursachen für die Verzögerung ausgeschlossen werden. Verdeckte politische Ziele wie den Autoverkehr zu erschweren halte ich für abwegig.

Die Begründung der Aussage "Die Arbeiten sind komplizierter als erwartet" erweckte meine Aufmerksamkeit, denn die Verantwortlichen nennen zwei Faktoren:

  • "Auf Grund des hohen Verkehrsaufkommens könne man oft nur am Wochenende arbeiten."
  • "Man muss Rücksicht auf die FC-Heimspiele nehmen."

Wenn ich dieser Begründung folge, dann sind ganz offensichtlich zwei wichtige Faktoren bei der Planung nicht berücksichtigt bzw. ausgeblendet worden:

  • Das hohe Verkehrsaufkommen: Dieses ist jedem Ortskundigen hinlänglich bekannt und ist im Übrigen der Anlass für dieses Projekt. Wieso dann "komplizierter als erwartet“?
  • Rücksicht auf die Heimspiele des 1. FC: Man muss kein Fußballfan sein, um zu wissen, dass die Heimspiele des 1. FC Köln alle zwei Wochen stattfinden und das Stadion sich in unmittelbarer Nähe dieser Baustelle befindet. Wieso dann "komplizierter als erwartet“?

Was liegt näher als von Inkompetenz und/oder Ignoranz der Planenden zu sprechen, möglicherweise verbunden mit moralischer Empörung über so viel Unfähigkeit. Doch je mehr ich über diese Geschichte nachdenke, desto stärker wird meine Überzeugung, dass es sich um einen typischen Planungsirrtum handelt, der auch in anderen Projekten zu Verzögerungen führt. Das Problem liegt in den Erwartungen, die oftmals auf falschen Annahmen basieren, weil die Ausgangslage bei der Planung nicht fundiert genug ermittelt oder analysiert wird oder die Fakten im Planungsprozess nicht adäquat berücksichtigt werden. Um eine realistische Planung zu erreichen, sollten wir sicher sein, die Ausgangslage eines Problems bzw. einer Situation zu kennen.

Ich versuche mir vorzustellen, wie es passieren konnte, diese beiden leicht erkennbaren Einflussfaktoren zu übersehen. Warum wurden vorhandene Informationen bei der Planung nicht berücksichtigt oder wurden diese relevanten Faktoren zu spät beachtet? Generell geht es also darum, wie Planungsirrtümer entstehen können. Die Qualität der Projektplanung hängt nicht nur von der Logik der Planung ab, sondern wir müssen auch die Psychologik im Rahmen von Planungs- und Entscheidungsprozessen verstehen. Mit anderen Worten, es gilt die mit Planung verbundenen emotionalen und mentalen Prozesse zu begreifen und unser Handeln dementsprechend zu reflektieren. Provokativ gesagt: Operative Hektik kompensiert geistige Windstille. In der Umkehrung, wir können Fehlentscheidungen vermeiden, indem wir unsere Planung mit Bedacht überprüfen. Mit Planungsmethoden und Tools allein ist es also nicht getan, vielmehr sollten wir die Planungsirrtümer von Individuen und Gruppen kennen.

Wir müssen uns die notwendige Zeit zum Nachdenken nehmen, statt allzu schnell in blinden Aktionismus zu verfallen. Statt vorschneller Antworten sollten wir uns mehr Fragen stellen, um rationaler zu planen:

  • Von welchen Annahmen gehe ich aus? Habe ich die Prämissen meiner Planung überprüft?
  • Nehme ich mir genügend Zeit, um relevante Informationen zu sammeln, zu analysieren und zu bewerten? Weiß ich, welche Informationen relevant sind?
  • Welche Informationen stehen mir zur Verfügung? Fehlen noch Informationen? Werden Probleme möglicherweise verschleiert?
  • Woher kommen die Informationen? Aus welchen Quellen stammen sie? Sind die Quellen zuverlässig?
  • Plane ich mit Augenmerk oder zu optimistisch? Habe ich genügend Know-how, um zu planen? Know-how beinhaltet zum einen das notwendige Fachwissen und zum anderen Kenntnisse über Planungsmethoden.
  • Selbstverständlich kann die Projektleitung nicht alleine über das notwendige Fachwissen verfügen. Deshalb schließt sich automatisch die Frage an: Habe ich mir die notwendige Expertise für eine solide Planung geholt?
  • Begreife ich meine Irritation (und die Bedenken anderer) als Chance oder schiebe ich sie als Störfaktoren zur Seite? Falsche Gewissheit ist gefährlicher als das Eingeständnis des Nichtwissens, weil wir aufhören über die Ausgangslage, über unsere Prämissen nachzudenken. Die Folge: Wir wiegen uns in einem falschen Sicherheitsgefühl. Unklarheit ist nicht schlimm, solange klar ist, dass Unklarheit besteht.
  • Lasse ich mich durch Erschöpfung oder durch Resignation beeinträchtigen? Habe ich genügend Bereitschaft und Kraft, all das zu tun, was zu einer guten Planung gehört?
  • Planungsprozesse werden auch durch politische Einflüsse geprägt, davon kann mancher Projektleiter ein Lied singen. Wir müssen uns fragen, ob und in welchem Maße wir uns durch politischen Druck beeinflussen lassen.
    Ein schönes Beispiel erzählt David Orrell in dem Buch "Bescheidenheit" (Hanser Verlag, 2012): Der Ökonom Kenneth Arrow arbeitete während des Zweiten Weltkriegs als Meteorologe bei der US Luftwaffe. Er stellte fest, dass seine und die Prognosen seiner Kollegen um nichts besser waren als eine Zufallsentscheidung. Er informierte seinen Vorgesetzten. Dieser war sich völlig bewusst, dass die Vorhersagen nichts taugten. Aber er brauchte sie für seine Planung.

(Titel des Beitrags nach Bertold Brecht.)

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