Im ersten Teil dieser Artikelserie erläuterte ich die Vorteile der produktorientierten Planung, gab einen Überblick über die Produktbasierte Planungstechnik nach PRINCE2 und erklärte deren ersten beiden Schritte: Die Beschreibung des Projektendprodukts und die Erstellung des Produktstrukturplans. Dabei begleiteten uns in einem fiktiven Beispiel Hans Maier mit seinem Messeteam "Charly", die für die Edeluhr GmbH einen Messeauftritt auf einer Luxusmesse in Sydney planen ("Die Produktbasierte Planung nach PRINCE2. Teil 1: Produktbeschreibung und Produktstrukturplan", Projekt Magazin 4/2012).

Nachdem die Mitglieder des Projektteams das Projektendprodukt beschrieben und den Produktstrukturplan erstellt haben, bringen sie jetzt die identifizierten Produkte in die Reihenfolge, in der sie nacheinander benötigt werden. Hierfür erstellen sie das sog. Produktflussdiagramm.

Anmerkung: Ich weiche hier in der Reihenfolge der Schritte bewusst vom PRINCE2-Handbuch ab. Dort werden zunächst die Produktbeschreibungen (s. Schritt 4) erstellt und dann erst das Produktflussdiagramm. Der Grund für die von mir gewählte Reihenfolge ist, dass ich das unmittelbare Zusammenspiel aus Produktstrukturplan und Produktflussdiagramm in der Praxis als besonders effizient erlebt habe. Das PRINCE2-Handbuch weist in den Erläuterungen zum Produktflussdiagramm auch explizit auf diese alternative Reihenfolge hin – meine Darstellung ist also durchaus konform mit PRINCE2 (OGC, 2009, Abschnitt 7.3.3.4).

Schritt 3: Übertragen Sie die identifizierten Produkte in ein Produktflussdiagramm!

Ein Produktflussdiagramm ist formal gesehen ein Meilenstein-Netzplan. Dies bedeutet, dass die Produkte im Produktflussdiagramm mit Pfeilen so miteinander verbunden werden, wie es der Projektablauf erfordert (Bild 1).

Bild 1: Prinzip des Produktflussdiagramms. Teilprodukt D ist ein externes Produkt.

Beim Produktflussdiagramm ist die Leitfrage: Welche Produkte müssen vorliegen, damit das nächste Produkt hergestellt werden kann? Dies ist eine andere Fragestellung als beim Produktstrukturplan, der ausschließlich die Produkte nach ihrer Zusammensetzung aufgliedert. Bei einer zeitlichen Abfolge gehen hingegen auch Managementaspekte ein, wie z.B. Phasenfreigaben, die erst erfolgen, sobald bestimmte Produkte abgenommen worden sind. Zudem benötigt man für die Herstellung eines Produkts z.B. Maschinen oder Werkzeuge, die aber nicht Bestandteil des Produkts sind und somit im Produktstrukturplan in einem getrennten Ast aufgeführt werden – im Produktflussdiagramm werden sie vor dem zu erstellenden Produkt eingefügt.

Für die Erstellung des Produktflussdiagramms gibt es wiederum ganz einfache Regeln, die allerdings nicht explizit in dieser Form im PRINCE2-Handbuch stehen. Vielmehr habe ich sie aus den Anleitungen und der inhärenten Logik des Planungsvorgangs abgeleitet:

1. Alle Produkte des Produktstrukturplans mit Ausnahme der Gruppierungen müssen auch im Produktflussdiagramm enthalten sein.
2. Alle Produkte des Produktflussdiagramms müssen auch im Produktstrukturplan enthalten sein.
3. Die Namen der Produkte müssen in Produktstrukturplan und Produktflussdiagramm identisch sein.
4. Vom Projektendprodukt geht kein Pfeil aus, von jedem anderen Produkt geht mindestens ein Pfeil aus.
5. Es dürfen keine Zirkelschlüsse entstehen.

Diese Regeln gewährleisten zum einen, dass der gesamte Leistungsumfang des Projekts vollständig erfasst wird und zum anderen, dass das Produktflussdiagramm als Basis für den Terminplan geeignet ist.

Die Gruppierungen (d.h. Zwischenprodukte ohne Arbeitsaufwand, vgl. Teil 1) werden deswegen nicht aus dem Produktstrukturplan in das Produktflussdiagramm übernommen, da sie kein mit Arbeitsaufwand zu erstellendes Produkt darstellen. Sobald alle Teilprodukte einer Gruppierung im Flussdiagramm enthalten sind, liegt damit automatisch auch die Gruppierung selbst vor.

Fehler im Ablauf erkennen

Wenn ein Produkt nicht korrekt in das Produktflussdiagramm eingebunden werden kann (d.h. Regel 1 oder 4 ist verletzt), dann bedeutet dies, dass entweder das Produkt für dieses Projekt gar nicht erforderlich ist, oder dass ein weiteres Produkt vergessen wurde, das die Verbindung mit einem anderen Produkt herstellt.