Excel – druckfähige Projektauswertungen schnell erstellt

Möchten Sie aus den Projektdaten in Excel eine Auswertung erstellen, benötigen Sie in den meisten Fällen nur einen kleinen Teil der vorhandenen Daten. Folglich müssen Sie die Projektdaten filtern und nicht benötigte Spalten oder Zeilen ausblenden. Diese Arbeitsschritte lassen sich mit der Funktion "Benutzerdefinierte Ansicht" vereinfachen. Auf diese Weise erzeugen Sie die gewünschte Auswertung bequem per Knopfdruck und können so viel Zeit sparen. Dieter Schiecke zeigt, wie Sie die Funktion "Benutzerdefinierte Ansicht" richtig einsetzen.

Welche Daten ein Projektbericht enthalten soll, hängt ganz von seinem Verwendungszweck ab. Je nach gewünschter Auswertung muss eine vorhandene Projektliste daher mit Hilfe der Filterfunktion auf die jeweils erforderlichen Daten reduziert werden und nicht benötigte Spalten und Zeilen müssen ausgeblendet werden.

Hier einige typische Beispiele, welche Daten in einer Auswertung benötigt werden:

• die gerade laufenden Projekte,

• alle Projekte des aktuellen Jahres oder Quartals,

• nur solche Projekte, bei denen das Budget überschritten ist (inkl. Verantwortlichen),

• eine Übersicht der Kosten und Termine ohne weitere Details.

Um diese Auswertungsszenarien abzuarbeiten, müsste die Projektliste jedes Mal aufs Neue bearbeitet werden. Die gesetzten Filter wären zu löschen und ausgeblendete Spalten wieder einzublenden. Um im ausgedruckten Bericht klar zu dokumentieren, um welche Übersicht es sich handelt, müssten zudem die Beschriftungen in der Kopf- oder Fußzeile

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