Excel – druckfähige Projektauswertungen schnell erstellt

Möchten Sie aus den Projektdaten in Excel eine Auswertung erstellen, benötigen Sie in den meisten Fällen nur einen kleinen Teil der vorhandenen Daten. Folglich müssen Sie die Projektdaten filtern und nicht benötigte Spalten oder Zeilen ausblenden. Diese Arbeitsschritte lassen sich mit der Funktion "Benutzerdefinierte Ansicht" vereinfachen. Auf diese Weise erzeugen Sie die gewünschte Auswertung bequem per Knopfdruck und können so viel Zeit sparen. Dieter Schiecke zeigt, wie Sie die Funktion "Benutzerdefinierte Ansicht" richtig einsetzen.

Excel – druckfähige Projektauswertungen schnell erstellt

Möchten Sie aus den Projektdaten in Excel eine Auswertung erstellen, benötigen Sie in den meisten Fällen nur einen kleinen Teil der vorhandenen Daten. Folglich müssen Sie die Projektdaten filtern und nicht benötigte Spalten oder Zeilen ausblenden. Diese Arbeitsschritte lassen sich mit der Funktion "Benutzerdefinierte Ansicht" vereinfachen. Auf diese Weise erzeugen Sie die gewünschte Auswertung bequem per Knopfdruck und können so viel Zeit sparen. Dieter Schiecke zeigt, wie Sie die Funktion "Benutzerdefinierte Ansicht" richtig einsetzen.

Welche Daten ein Projektbericht enthalten soll, hängt ganz von seinem Verwendungszweck ab. Je nach gewünschter Auswertung muss eine vorhandene Projektliste daher mit Hilfe der Filterfunktion auf die jeweils erforderlichen Daten reduziert werden und nicht benötigte Spalten und Zeilen müssen ausgeblendet werden.

Hier einige typische Beispiele, welche Daten in einer Auswertung benötigt werden:

• die gerade laufenden Projekte,

• alle Projekte des aktuellen Jahres oder Quartals,

• nur solche Projekte, bei denen das Budget überschritten ist (inkl. Verantwortlichen),

• eine Übersicht der Kosten und Termine ohne weitere Details.

Um diese Auswertungsszenarien abzuarbeiten, müsste die Projektliste jedes Mal aufs Neue bearbeitet werden. Die gesetzten Filter wären zu löschen und ausgeblendete Spalten wieder einzublenden. Um im ausgedruckten Bericht klar zu dokumentieren, um welche Übersicht es sich handelt, müssten zudem die Beschriftungen in der Kopf- oder Fußzeile jedes Mal angepasst werden. All das wäre zeitaufwändig und zudem – unter Zeitdruck – fehleranfällig.

Bild 1: Projektübersichten für verschiedene Anforderungen lassen sich über die Auswahl benutzerdefinierter Ansichten leicht realisieren.
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Besser ist es daher, wenn Sie eine Lösung nutzen, bei der Sie mit den Bordmitteln von Excel und ohne Makro die erforderlichen Arbeitsabläufe hinterlegen und mit nur zwei Mausklicks die jeweils gewünschte Datenkonstellation anzeigen lassen können (Bild 1). Dazu nutzen Sie die Funktion Benutzerdefinierte Ansichten, die Sie auf der Registerkarte Ansicht finden (Bild 2). Damit können Sie die Einstellung für folgende Arbeitsschritte festhalten und auf Knopfdruck wiederherstellen:

  • Filtern,
  • Druckeinstellungen (Seiteneinrichtung, Kopf- und Fußzeilen, Druckbereich),
  • Fenstereinstellungen (Fixieren),
  • ausgeblendete Tabellenblätter,
  • ausgeblendete Zeilen und Spalten sowie
  • Spaltenbreite, Zeilenhöhe.

Das ist nicht nur zeitsparend, sondern macht Auswertungen auch für weniger versierte Excel-Anwender einfach bedienbar.

Bild 2: Die Benutzerdefinierten Ansichten über die Registerkarte Ansicht aufrufen.

Eine erste benutzerdefinierte Ansicht anlegen

Die in Bild 3 gezeigte Beispielliste enthält für jedes Projekt Informationen über Termine, Kosten, Verantwortlichkeiten und Kostenstellen sowie ganz links eine Ampel, die Budgetüberschreitungen anzeigt. Legen Sie zunächst eine erste benutzerdefinierte Ansicht für die komplette Projektliste fest, in der weder gefiltert noch Spalten ausgeblendet wurden. Dies erlaubt es ihnen später, mit nur zwei Mausklicks den Originalzustand der Liste wiederherzustellen (Für die folgenden Schritte können Sie die Beispieldatei Benutzerdefinierte_Ansichten.xlsx nutzen).

  • Bringen Sie die Liste wie gewünscht in Form und sorgen Sie über Datei / Drucken / Alle Spalten auf einer Seite darstellen dafür, dass die Liste beim Ausdruck auf eine Seite passt.
  • Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht den Befehl Benutzerdef. Ansichten und vergeben Sie im Dialogfeld Neue Ansicht einen Namen – z.B. "Alle Projekte".
  • Entscheiden Sie über die beiden Kontrollkästchen (Bild 3 unten), welche Art der Einstellungen in der Ansicht gespeichert werden sollen. Schließen Sie mit einem Klick auf OK ab.

Wenn Sie die benötigte Variante später auswählen möchten, erscheinen die Einträge nicht alphabetisch sortiert, sondern in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden. Es ist daher sinnvoll, die Ansicht für die komplette Liste als erstes anzulegen.

Bild 3: Mit der ersten Ansicht wird der Originalzustand der Liste erfasst und gespeichert.
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Testen Sie die erste benutzerdefinierte Ansicht, indem Sie z.B. einige Spalten innerhalb der Liste ausblenden. Wenn Sie die eben erstellte Ansicht unter Ansicht / Benutzerdefinierte Ansichten wählen und auf Anzeigen klicken, erscheinen die ausgeblendeten Spalten sofort wieder. Sie sehen: Allein dafür würde sich das Anlegen einer speziellen Ansicht lohnen, denn damit entfällt das mühsame Suchen ausgeblendeter Spalten und Zeilen in einer Liste.

Ansicht 2: Projekte anzeigen, deren Ende für 2014 geplant ist

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