Welche Daten ein Projektbericht enthalten soll, hängt ganz von seinem Verwendungszweck ab. Je nach gewünschter Auswertung muss eine vorhandene Projektliste daher mit Hilfe der Filterfunktion auf die jeweils erforderlichen Daten reduziert werden und nicht benötigte Spalten und Zeilen müssen ausgeblendet werden.

Hier einige typische Beispiele, welche Daten in einer Auswertung benötigt werden:

• die gerade laufenden Projekte,

• alle Projekte des aktuellen Jahres oder Quartals,

• nur solche Projekte, bei denen das Budget überschritten ist (inkl. Verantwortlichen),

• eine Übersicht der Kosten und Termine ohne weitere Details.

Um diese Auswertungsszenarien abzuarbeiten, müsste die Projektliste jedes Mal aufs Neue bearbeitet werden. Die gesetzten Filter wären zu löschen und ausgeblendete Spalten wieder einzublenden. Um im ausgedruckten Bericht klar zu dokumentieren, um welche Übersicht es sich handelt, müssten zudem die Beschriftungen in der Kopf- oder Fußzeile jedes Mal angepasst werden. All das wäre zeitaufwändig und zudem – unter Zeitdruck – fehleranfällig.

Bild 1: Projektübersichten für verschiedene Anforderungen lassen sich über die Auswahl benutzerdefinierter Ansichten leicht realisieren.
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Besser ist es daher, wenn Sie eine Lösung nutzen, bei der Sie mit den Bordmitteln von Excel und ohne Makro die erforderlichen Arbeitsabläufe hinterlegen und mit nur zwei Mausklicks die jeweils gewünschte Datenkonstellation anzeigen lassen können (Bild 1). Dazu nutzen Sie die Funktion Benutzerdefinierte Ansichten, die Sie auf der Registerkarte Ansicht finden (Bild 2). Damit können Sie die Einstellung für folgende Arbeitsschritte festhalten und auf Knopfdruck wiederherstellen:

• Filtern,
• Druckeinstellungen (Seiteneinrichtung, Kopf- und Fußzeilen, Druckbereich),
• Fenstereinstellungen (Fixieren),
• ausgeblendete Tabellenblätter,
• ausgeblendete Zeilen und Spalten sowie
• Spaltenbreite, Zeilenhöhe.

Das ist nicht nur zeitsparend, sondern macht Auswertungen auch für weniger versierte Excel-Anwender einfach bedienbar.