Frühwarnsignale für Krisen bei Kundenprojekten

Für eine erfolgreiche Projektdurchführung ist es notwendig, Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Was aber, wenn einem die dazu benötigten Informationen fehlen, z.B. weil man als Auftragnehmer keinen Einblick in die internen Vorgänge des Kunden hat? In diesem Fall ist man auf indirekte Anzeichen angewiesen. Dr. Christoph Zahrnt zeigt in diesem Tipp, welche typischen Indikatoren auf Fehlentwicklungen bei Kundenprojekten hinweisen.

Für eine erfolgreiche Projektdurchführung ist es notwendig, Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Was aber, wenn einem die dazu benötigten Informationen fehlen, z.B. weil man als Auftragnehmer keinen Einblick in die internen Vorgänge des Kunden hat? Der Projektleiter ist in diesem Fall darauf angewiesen, passende Indikatoren zu ermitteln und mit ihrer Hilfe regelmäßig zu überprüfen, ob im Bereich des Kunden Fehlentwicklungen auftreten. Diese Indikatoren sollten auf Grundlage objektiver Anzeichen formuliert werden, so dass der Vorgesetzte des Projektleiters sie für seine Projektkontrolle nutzen kann.

Auch für den Kunden ist es wichtig zu überprüfen, ob der Auftragnehmer den Vertrag ordnungsgemäß erfüllt. Im Gegensatz zum Auftragnehmer kann der Kunde Fehlentwicklungen beim Vertragspartner allerdings leichter wahrnehmen. Dazu muss er prüfen, ob der Auftragnehmer den Zeitplan einhält und ob die Zwischenergebnisse in der vereinbarten Qualität geliefert werden. Mancher Auftragnehmer ist allerdings sehr erfinderisch, wenn es darum geht, Probleme zu verheimlichen. Deswegen sollte auch der Kunde Indikatoren für krisenhafte Entwicklungen ermitteln und in sein Risikomanagement integrieren.

Anzeichen für Fehlentwicklungen beim Kunden

Der Auftragnehmer soll seine eigene Planung (Zeit- und Kostenplan) in jedem Fall regelmäßig und gründlich kontrollieren. Diese weist allerdings eher nur auf Fehlentwicklungen hin, die ohnehin bekannt oder zumindest leicht erkennbar sind. Deshalb sind weitere Indikatoren notwendig, die Hinweise auf mögliche Risiken liefern:

  • Gelten die Ziele noch, die der Kunde zu Beginn mit dem Projekt verfolgt hat? (Prinzipiell sei dem Auftragnehmer geraten, die Ziele des Kunden frühzeitig zu ermitteln).
  • Gibt es mehr Change Requests als bei dieser Projektart zu erwarten sind? Gibt es Change Requests zu früheren Change Requests? Verzögert der Kunde die Verabschiedung von Change Requests?
  • Verzögert der Kunde die Genehmigung von Zwischenergebnissen?
  • Scheiden Mitarbeiter des Kunden aus dem Projektteam aus? Geschieht dies aus Gründen, die auf eine krisenhafte Entwicklung schließen lassen?
  • Verschiebt der Lenkungsausschuss seine Sitzungstermine? Lassen sich Mitglieder auf Kundenseite vertreten? Zieht die Kundenseite weitere Personen hinzu?
  • Verfasst der Kunde seine schriftliche Korrespondenz in einem Stil, der juristisch klingt? Hat er also evtl. einen Rechtsberater eingeschaltet, weil er eine Krise befürchtet?
  • Wünscht der Kunde vermehrt Protokolländerungen? Schreibt der Kunde zu Besprechungen oder Situationen plötzlich Protokolle oder Vermerke, die ihm früher unnötig erschienen waren?
  • Verzögert der Kunde Zahlungen?
  • Will der Kunde die Detaillierung von bereits genehmigten Anforderungen wieder abändern?
  • Beschwert sich der Kunde häufiger als bisher?
  • Beharrt der Kunde auf bestimmten Forderungen, die für ihn nicht vorteilhaft, für den Auftragnehmer aber lästig sind, weil sie beispielsweise viel Aufwand erfordern? (Der Kunde könnte mit einem bestimmten Aspekt der Zusammenarbeit unzufrieden sein und auf diese Weise seine Verärgerung ausdrücken).

Anzeichen für Fehlentwicklungen beim Auftragnehmer

Für den Kunden zeigen sich Fehlentwicklungen beim Auftragnehmer z.B. durch folgende Indikatoren:

  • Liefert der Auftragnehmer Fortschreibungen des Zeit- und Arbeitsplans bzw. des Kostenplans zeitgerecht? Sind die Fortschreibungen plausibel?
  • Hält der Auftragnehmer vereinbarte Termine wiederholt nicht ein?: Gibt er dafür plausible Gründe an?
  • Verschiebt der Auftragnehmer wiederholt bestimmte Termine? Treten beim Einarbeiten in neu erstellte Programme oder Programmteile Fehler auf, die durch ordentliche Tests hätten entdeckt werden müssen?
  • Tauchen bereits beseitigte Fehler erneut auf? (In diesem Fall ist das Konfigurationsmanagement des Auftragnehmers schlecht organisiert).
  • Verschlechtert sich die Qualität der Dokumentation von Lieferung zu Lieferung oder fehlt sie sogar vollständig?

Anzeichen ernst nehmen!

Erfahrungsgemäß ist es schwierig, Projekte zu sanieren, die bereits in eine Krise geraten sind. Je früher Fehlentwicklungen erkannt und Korrekturen vorgenommen werden, desto leichter lassen sich jedoch Projekte wieder auf Erfolgskurs bringen. Es kommt also darauf an, die Warnzeichen ernst zu nehmen. Der größte Fehler ist zu hoffen, dass alles schon irgendwie gutgehen wird.

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