Microsoft Excel – Kosten und Termine im Blick mit Ampeln & Co.

Teil 2: Formeln zur flexiblen Anzeige von Symbolen einsetzen
Im ersten Teil haben Sie erfahren, wie Sie Ihre Statusberichte mit Hilfe von Ampeln oder Trendpfeilen visuell ansprechend aufbereiten. Die Bedingte Formatierung kann allerdings noch mehr, wenn Sie deren vorgefertigte Regeln mit Formeln und Funktionen kombinieren. In diesem zweiten Teil stellen Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke anhand von Beispielen entsprechende Techniken vor. Sie zeigen z.B., wie Sie die Budgetauslastung durch Ampelsymbole darstellen und dabei per Drehfeld eigene Grenzwerte setzen können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Datumsangaben kennzeichnen, die auf Wochenenden oder Feiertage fallen, oder wie Sie Termine markieren, die in regelmäßiger Abfolge stattfinden.

Im ersten Teil des Beitrags haben Sie erfahren, wie Sie Ihre Statusberichte zu Kosten und Terminen in Excel mit Ampeln, farbigen Symbolen oder Trendpfeilen visuell ansprechend aufbereiten. Dieser zweite Teil zeigt anhand von Beispielen, mit welchen Techniken Sie die Einsatzmöglichkeiten der Bedingten Formatierung erweitern und die vorgefertigten Regeln mit Formeln und Funktionen kombinieren. Sie können so beispielsweise die Budgetauslastung durch Ampelsymbole darstellen und dabei per Drehfeld eigene Grenzwerte setzen, Datumsangaben kennzeichnen, die auf Wochenenden oder Feiertage fallen oder Termine markieren, die in regelmäßiger Abfolge stattfinden (Bild 1).

Bild 1: Drei Beispiele für den Einsatz von Formeln bei der Bedingten Formatierung. V.l.n.r.: Budget überwachen und per Drehfeld eigene Grenzwerte setzen; Wochenenden anzeigen; periodisch wiederkehrende Termine in einer Datumsliste hervorheben.

Wochenenden mit farbigen Indikatoren hervorheben

Das farbige Kennzeichnen von Wochenenden in Datumslisten gehört zu den Aufgaben, für die die Bedingte Formatierung schon in früheren Excel-Versionen oft verwendet wurde. Bis Excel 2003 lässt sich allerdings nur die Zellfarbe ändern, um Datumswerte zu markieren, die auf ein Wochenende fallen (Bild 2). Den entsprechenden Datumswerten ein Symbol zuzuweisen, ist erst ab Excel 2007 möglich.

Bild 2: Bis Excel 2003 lässt sich per Formel nur die Farbe einer Zelle ändern, wenn deren Datum auf ein Wochenende fällt.

Allerdings setzt Excel Grenzen, wenn bei der Bedingten Formatierung Formeln eingesetzt werden. Öffnet man z.B. mit der Befehlsfolge Bedingte Formatierung / Symbolsätze / Weitere Regeln das Dialogfeld "Neue Formatierungsregel" und versucht dort als Regel zur Kennzeichnung der Wochenenden die Formel

=WOCHENTAG(Zelle;2)>5

einzugeben, quittiert Excel das mit einer Fehlermeldung (Bild 3).

Das Verwenden von Symbolsätzen lässt sich in Excel 2007 und 2010 zwar mit Formeln kombinieren, aber es sind nur absolute Bezüge möglich. Relative Bezüge akzeptiert das Programm nicht.

Bild 3: Zwar lassen sich Formeln für das Definieren einer Symbolsatz-Regel verwenden, relative Bezüge werden dabei aber nicht akzeptiert.

Mit dieser Technik umgehen Sie die Einschränkung für Symbolsätze

Wenn die

Anzeige
Der vollständige Artikel ist für Abonnenten frei zugänglich.
Artikel kaufen (4,50 €)
  • 14 Seiten Praxiswissen
  • PDF-Download
Kostenlos weiterlesen!
  • Diesen Beitrag kostenlos lesen
  • 4 Wochen Online-Zugriff auf alle Artikel, Methoden und das Glossar
Tech Link