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In den ersten beiden Teilen dieses Beitrags haben Sie erfahren, wie Sie mit Hilfe der Bedingten Formatierung Projektstatusberichte visuell ansprechend durch Ampeln und Symbole aufbereiten und welche Techniken Sie dabei nutzen können, um die von Excel vorgegebenen Möglichkeiten zu erweitern und den Bedienkomfort zu erhöhen.Dieser dritte und letzte Teil stellt schließlich Lösungen vor, in denen Sie die bereits vorgestellten Techniken sinnvoll miteinander kombinieren, um z.B. einen Trend aufzuzeigen (Bild 1) oder um ein Warnsystem aufzubauen, das Ihnen auf einen Blick zeigt, bei welchen Teilprojekten bzw. Arbeitspaketen die Kosten und Termine aus dem Ruder laufen (Bild 2). Sie können dabei die zulässigen Grenzwerte für Kosten und Dauer per Drehfeld ändern, um so bequem unterschiedliche Szenarien zu simulieren.
Egal, ob Sie eingesetzte Arbeitskräfte, angefallene Projektstunden oder ‑kosten überwachen möchten – um auf einen Blick zu erkennen, wie sich der Status seit dem vorangegangenen Kontrollintervall verändert hat, sind Trendpfeile eine gute Lösung. Sie ersparen Ihnen das zeitraubende Studium der Einzeldaten. Bild 1 stellt eine mögliche Variante dar, bei der in der Spalte "Trend" automatisch rote Abwärtspfeile erscheinen, wenn der aktuelle Wert niedriger ist, als der der Vorwoche. Das Zahlenmaterial ist in dem Fall bewusst neutral gehalten, denn die vorgestellte Lösung lässt sich vielfältig verwenden. Anwender von Excel 2010 können sich überdies dank der neuen Funktion "Sparklines" die Entwicklung der Daten in einer Zeile oder einer Spalte kompakt mit einem Minidiagramm anzeigen lassen. Die Sparklines erzeugen Linien- oder Säulendiagramme in einer Zelle und ermöglichen so einen schnellen Vergleich der Entwicklung zwischen den Daten mehrerer Zeilen (Bild 1, Spalte "Entwicklung").
Sparklines gibt es in Excel 2007 noch nicht, Trendpfeile sind dagegen sowohl in Excel 2007 wie auch in 2010 verfügbar. Im vorliegenden Beispiel sollen sie erscheinen, wenn die Differenz zwischen dem aktuellen Wert und dem der Vorwoche kleiner als 0 ist. Die Differenz berechnen Sie dazu in einer eigenen Spalte. Hier die Schritte im Detail:
Natürlich können Sie die eben gezeigte Lösung auch so anpassen, dass Sie die Differenzen hervorheben, bei denen in der aktuellen Kalenderwoche der Wert nach oben gegangen ist. Bild 5 zeigt eine Vorschau auf diese Variante sowie die dazu erforderlichen Einstellungen in Excel 2010.
Zur Projektsteuerung ist es wichtig, Termine und Kosten im Blick zu behalten, um Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen frühzeitig zu erkennen. Da liegt es nahe, in Excel ein Frühwarnsystem aufzubauen, das die beiden wichtigen Felder "Kosten" und "Termine" unter die Lupe nimmt.