Projektcontrolling: Den Controllingprozess vereinfachen und standardisieren

Projektcontrolling ist die Basis des Projekterfolgs. Doch was bringt es, wenn ein übertriebener Controllingaufwand das Budget sprengt und die Mitarbeiter von ihrer fachlichen Projektarbeit abhält? Nichts als Ärger und Akzeptanzprobleme für das Controllingsystem. Deshalb ist es wichtig, Controllingprozesse zu standardisieren und zu vereinfachen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag, wie Projektleiter dabei am besten vorgehen und gibt zahlreiche Praxistipps.

Projektcontrolling ist die Basis des Projekterfolgs. Doch was bringt es, wenn ein übertriebener Controllingaufwand das Budget sprengt und die Mitarbeiter von ihrer fachlichen Projektarbeit abhält? Nichts als Ärger und Akzeptanzprobleme für das Controllingsystem. Deshalb ist es wichtig, Controllingprozesse zu standardisieren und zu vereinfachen.

Controllingzyklus: Akzeptanz erhöhen und Kapazitäten freihalten

Warum das Rad immer wieder neu erfinden? Der Controllingzyklus ist eine Abfolge ähnlicher Tätigkeiten, die sich stets wiederholt. Dies birgt die Chance, durch Standardisierung und Vereinfachung die Aufwände für alle Beteiligten gering zu halten.

Standardisieren und vereinfachen Sie den Controllingprozess! Damit gefährden Sie nicht etwa die Wirkung des Controllings. Im Gegenteil: Ziel der Standardisierung und Vereinfachung ist es, die Akzeptanz für Controlling zu erhöhen und gleichzeitig mehr Kapazitäten des Teams für die Projektinhalte freizuhalten.

Grundregeln für die Vereinfachung des Controllings

Für die Vereinfachung des Controllingzyklus gibt es mehrere Grundregeln, die wir im Folgenden anhand von Beispielen erläutern wollen. Als Beispielprojekt ziehen wir (wie bereits in den Artikeln "Projektcontrolling: Kosten, Termine und Leistung pragmatisch überwachen", Ausgabe 6/04 und "Projektcontrolling: Der Informations- und Datenfluss", Ausgabe 10/04den Bau einer Tiefgarage heran.

  1. Vereinheitlichen Sie zu Projektbeginn die verwendeten IT-Werkzeuge für Planung, Controlling und Reporting. So verwenden alle beteiligten Teams und Firmen kompatible Formate und Daten, was den Aufwand erheblich reduziert. Es wird sich zwar nicht immer einrichten lassen - besonders dann, wenn viele Unternehmen am Projekt mitarbeiten. Trotzdem oder gerade deshalb sollten am Anfang die datentechnischen Schnittstellen vereinbart und eingerichtet werden.
  2. Führen Sie Standardvorlagen zur Berichterstattung ein - wenn möglich sowohl zur regelmäßigen Berichterstattung als auch zur Meldung und Dokumentation außerplanmäßiger Ereignisse. Der Aufwand und somit auch der Zeitbedarf verringern sich, wenn alle von Anfang an dieselben Formulare verwenden. Von kleinen Firmen und Handwerkern kann man natürlich nicht verlangen, Projektberichte zu schreiben. Auf der anderen Seite sind Einsatzberichte und Leistungsbeschreibungen aber die Grundlage für Abnahmen und Abrechnungen. Daher sollten regelmäßig einfache Zusammenfassungen erstellt werden, die in die interne Berichterstattung für den Projektleiter einfließen.
  3. Stellen Sie die Pläne wegen der besseren Übersicht in Papierform zur Verfügung. Große Pläne können - und dürfen ruhig - Wände füllen. In unserem Beispiel werden sie im Baucontainer der Projektleitung aufgehängt und täglich angepasst. Die Veröffentlichung in Papierform unterstützt dabei, die Planung durchzusprechen und hilft Partnern und Auftragnehmern, die keine Projektmanagement-Tools besitzen.
  4. Gliedern Sie den Bericht übersichtlich. Steigen Sie zum Beispiel auf der ersten Seite mit einem Projektüberblick ein, bei dem Sie zunächst den Status des Projekts mit Ampelsymbolen beschreiben (grün = Projekt läuft planmäßig, gelb = Projekterfolg ist gefährdet, rot = Projekt derzeit gestoppt), dann die wesentlichen Fortschritte und Probleme im Berichtszeitraum zusammenfassen (maximal drei bis fünf Punkte) und anschließend, z.B. durch Trendanalysen, die tatsächlichen Zeiten und Kosten mit denen des Plans vergleichen
    Die Übersicht ergänzen Sie durch detailliertere inhaltliche Anlagen, wie z.B. den Status der einzelnen Gewerke und durch technische Berichte, die dokumentiert werden sollen.
  5. Passen Sie das Berichtswesen in Ihrem Projekt an die tatsächlichen Informationsbedürfnisse der Beteiligten an und vereinheitlichen Sie es so weit wie möglich. Beseitigen Sie redundante Berichte und unnötige Detailtiefe. Zu detailliert ist alles, was den Fortgang des Projekts weder beeinträchtigt noch voranbringt. Solche Informationen haben in einem Bericht nichts verloren. Es ist beispielsweise Zeitverschwendung, zu jedem kleinen Problem neben der Lösung auch den Lösungsweg beschreiben zu lassen. Der Projektbericht bekommt dann den Charakter eines Erlebnisberichts und wird zu lang.
  6. Kommunizieren Sie Ihre eigenen Informationsbedürfnisse. Beim Bau unserer Tiefgarage benötigt der Projektleiter stets den aktuellen Status und den Ausblick auf den Fertigstellungstermin. Außerdem muss er aus den Berichten ableiten, an welchen Stellen Handlungsbedarf für ihn besteht. Nur mit diesen Informationen kann er beispielsweise in Nachverhandlungen mit Auftragnehmern gehen oder Nachbesserungen einfordern. Vor allem aber ist er jederzeit gegenüber dem Kunden auskunftspflichtig.
  7. Führen Sie Regelmäßigkeiten ein, wo immer es Ihnen möglich ist. Der Mensch ist ein "Gewohnheitstier". Deshalb sind wiederkehrende Termine wie zum Beispiel eine wöchentliche Berichterstattung leichter durchzusetzen als unregelmäßige, die jedes Mal einzeln vereinbart werden müssen.
    Passen Sie den Berichtsrhythmus an das Tempo der Veränderung in Ihrem Projekt an. In manchen Projektphasen mag ein Bericht alle vier Wochen ausreichen, während in "heißen Phasen" tägliche Updates notwendig sind. Beim Bau der Tiefgarage benötigt die Projektleitung während der Planungs- und Genehmigungsphase nur wöchentlich einen Statusbericht, da die Anzahl der Aktivitäten und der Beteiligten überschaubar ist. Während der Bauphase jedoch ist es unerlässlich, sich täglich ein Bild über den Gesamtfortschritt zu machen. Da sehr viele Beteiligte gleichzeitig aktiv sind, deren Arbeiten unmittelbar aufeinander aufbauen, und viel Material bewegt wird, können sich Probleme schnell zu Krisen auswachsen und viel Schaden anrichten.

Lassen Sie das Controlling niemals ruhen! Seien Sie bei dessen Umsetzung ebenso zuverlässig und konsequent, wie Ihre Kollegen und Mitarbeiter das sein sollen. Sie haben als Projektleiter diesbezüglich Vorbildfunktion. Denn Sie selbst setzen die Normen in Ihrem Projekt!

Unser Tiefgaragen-Projektleiter hat einen Bauleiter mit Weisungsbefugnis und einen weiteren Mitarbeiter zur Planung und Steuerung auf der Baustelle eingesetzt. Beide sind für die Umsetzung und die Pflege der Projektpläne verantwortlich. Sie weisen jeden Morgen die Projektbeteiligten ein (Briefing). Die Projektleitung nutzt einen eigenen Container auf der Baustelle, in dem ständig einer

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