Projekte sicher steuern mit einem Cockpitchart in Microsoft Excel

Sie sind für das Programmmanagement verantwortlich und benötigen für die Geschäftsleitung eine aussagekräftige Darstellung der Projektentwicklung? Oder Sie möchten den Projektleitern Feedback zum Status ihrer Projekte geben? Ein "Projekt-Cockpit" in Microsoft Excel kann Ihnen dabei gute Dienste leisten. Die von Tanja Kuhn und Dr. Andreas Leifeld vorgestellte Lösung ist flexibel einsetzbar und liefert eine grafisch übersichtliche Darstellung des Projektgeschehens. Die Autoren beschreiben den Aufbau des Cockpits Schritt für Schritt und stellen praxiserprobte Einsatzszenarien vor. Die fertige Lösung steht auch als Download zur Verfügung.

Projekte sicher steuern mit einem Cockpitchart in Microsoft Excel

Sie sind für das Programmmanagement verantwortlich und benötigen für die Geschäftsleitung eine aussagekräftige Darstellung der Projektentwicklung? Oder Sie möchten den Projektleitern Feedback zum Status ihrer Projekte geben? Ein "Projekt-Cockpit" in Microsoft Excel kann Ihnen dabei gute Dienste leisten. Die von Tanja Kuhn und Dr. Andreas Leifeld vorgestellte Lösung ist flexibel einsetzbar und liefert eine grafisch übersichtliche Darstellung des Projektgeschehens. Die Autoren beschreiben den Aufbau des Cockpits Schritt für Schritt und stellen praxiserprobte Einsatzszenarien vor. Die fertige Lösung steht auch als Download zur Verfügung.

Sie sind für das Programmmanagement verantwortlich und benötigen für die Geschäftsleitung eine aussagekräftige Darstellung der Projektentwicklung? Oder Sie möchten den Projektleitern Feedback zum Status ihrer Projekte geben? In jedem Fall benötigen Sie eine Möglichkeit, um das Portfolio der aktuellen Projekte in regelmäßigem Abstand zusammenzuführen und zu bewertet. Die hier beschriebene Excel-Lösung zum Aufbau eines "Projekt-Cockpits" kann Ihnen dabei gute Dienste leisten. Sie ist flexibel einsetzbar und bietet eine grafisch übersichtliche Darstellung des Projektgeschehens. Der jeweilige Projektstatus wird durch Ampelsymbole signalisiert, die sich bequem per Dropdown ändern lassen (Bild 1).

Möglichkeiten für den Einsatz

Das Projekt-Cockpit stellt gewissermaßen einen "Radarschirm" dar, auf dem sich die Projektlandschaft systematisch beobachten lässt und erleichtert die Berichterstattung an den Auftraggeber bzw. den Lenkungsausschuss. Dabei sind verschiedene Einsatzmöglichkeiten denkbar.

Laufende Projekte überwachen

Für Projekte, die sich bereits in der Umsetzung befinden, lässt sich der Projektstatus gut anhand von Kriterien beschreiben, die den Projektfortschritt zeigen, wie z.B.

  • Meilensteine (im Berichtsmonat eingehalten?)
  • Zeitplan (im Berichtsmonat eingehalten?)
  • Zeitplan (bis Projektende einzuhalten?)

Ein entsprechend aufgebautes Projekt-Cockpit zeigt Bild 1. Die zusätzlichen Spalten "Problemfelder / Entscheidungsbedarf" und "Gesamt" (Gesamtbewertung) ermöglichen es, wichtige Informationen hinzuzufügen bzw. die Ergebnisse der Einzelbewertungen nach entsprechender Gewichtung zusammenzuführen. Ein Pfeilsymbol in der Spalte "Vergleich" symbolisiert die monatliche Entwicklung im Vergleich zum Vormonat (Ist das Projekt noch "on track", driften es in den roten Bereich ab oder hat es sich endlich aus der Problemzone befreit?)

Bild 1: Beispiel für den Aufbau des Projekt-Cockpits für die laufende Bewertung des Projektforschritts.

Zur Überwachung können anstelle von Kriterien, die den Projektfortschritt beschreiben, auch ergebnisorientierte Kriterien (siehe Abschnitt " Projektideen bewerten") verwendet werden. Die Ampelfarbe gibt dann darüber Auskunft, inwieweit die zum Berichtszeitpunkt für das Projektende prognostizierten Ist-Werte von den ursprünglich formulierten Plan-Werten abweichen.

Überwachung bei Projektbeginn

Für die Überwachung bei Projektbeginn sind eher prozessorientierte Bewertungskriterien geeignet, um den Stand des Projekts zu beschreiben, wie z.B.:

  • Projektauftrag (vollständig eingereicht?)
  • Projektstrukturplanung (vollständig eingereicht?)
  • Meilensteinplanung (vollständig eingereicht?)
  • Kick-Off-Sitzung (abgehalten?)
  • Projektteam (richtig zusammengestellt?)
  • Projektmanagement (souverän?)

Bild 2 stellt ein entsprechend aufgebautes Projekt-Cockpit dar.

Bild 2: Beispiel für den Aufbau eines Projekt-Cockpits für den Programmstart.

Projektideen bewerten

Ein Projekt-Cockpit lässt sich nicht nur zur Überwachung laufender Projekte verwenden, sondern kann auch zur Bewertung von Projektideen eingesetzt werden. Dazu kennzeichnet man mit Hilfe der Ampelsymbole, inwieweit die einzelnen Projektvorschläge die strategische Ausrichtung des Unternehmens hinsichtlich Wachstum, Kosten oder Qualitätsentwicklung der Produkte bzw. Dienstleistungen unterstützen oder auch inwieweit die zur Genehmigung anstehenden Projektideen das laufende Projektbündel beeinflussen. Auf diese Weise erhält man eine übersichtliche Gegenüberstellung, die einen bei der Bewertung unterstützt.

Mögliche Bewertungskriterien für Projektideen sind z.B.:

  • Strategischer Nutzen (angemessen?)
  • Risikoschwelle (überschritten?)
  • Attraktivität (angemessen?)
  • Operative Dringlichkeit (gegeben?)
  • Kapitalwert (angemessen?)
  • Rendite (angemessen?)
  • Max. Amortisationsdauer (überschritten?)

Basis der Bewertung sind Plan-Werte (u.a. Geld-, Zeit- und Nutzeneinheiten), die methodisch ermittelt und nach festgelegten Regeln den drei Kategorien rot, gelb und grün zugeordnet werden.

Bewertungsregeln

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