Projektkosten analysieren und auswerten mit Excel

Teil 2:
Eine Übersicht erstellen
Im ersten Teil dieses Beitrags wurden am Beispiel einer Halbjahres-Auswertung Techniken vorgestellt, um mit Microsoft Excel eine Liste von Projektkosten nach unterschiedlichen Kriterien auszuwerten. Oft ist es jedoch nicht erwünscht, Veränderungen direkt in der Datenbasis vorzunehmen. In diesem zweiten Teil zeigt Dieter Schiecke, wie Sie die Kosten in separaten Arbeitsblättern, getrennt nach Projekt, Monat und Kostenart auswerten und mit aussagekräftigen Diagrammen ergänzen können. Zusätzlich werden Pivot-Tabellen verwendet, um die Auswertungen flexibel darzustellen.

Projektkosten analysieren und auswerten mit Excel

Teil 2:
Eine Übersicht erstellen
Im ersten Teil dieses Beitrags wurden am Beispiel einer Halbjahres-Auswertung Techniken vorgestellt, um mit Microsoft Excel eine Liste von Projektkosten nach unterschiedlichen Kriterien auszuwerten. Oft ist es jedoch nicht erwünscht, Veränderungen direkt in der Datenbasis vorzunehmen. In diesem zweiten Teil zeigt Dieter Schiecke, wie Sie die Kosten in separaten Arbeitsblättern, getrennt nach Projekt, Monat und Kostenart auswerten und mit aussagekräftigen Diagrammen ergänzen können. Zusätzlich werden Pivot-Tabellen verwendet, um die Auswertungen flexibel darzustellen.

Tabellenkalkulationen in Excel sind fester Bestandteil des EDV-gestützten Projektmanagements - egal, welche PM-Software zusätzlich eingesetzt wird. Doch ein großer Teil der Möglichkeiten, die das Microsoft-Programm bietet, ist selbst erfahrenen Anwendern unbekannt.

Dieter Schiecke zeigt in diesem Artikel, wie Sie Kosten in separaten Arbeitsblättern getrennt nach Projekt, Monat und Kostenart auswerten und mit aussagekräftigen Diagrammen ergänzen können. Zusätzlich kommen Pivot-Tabellen zum Einsatz, um die Auswertungen flexibel darzustellen. Auf diese Weise erhalten Sie per Drilldown Zugriff auf die Detaildaten.

Separate Auswertung nach Projekt, Monat und Kostenart mit Tabellenfunktion

Im Folgenden erstellen wir eine Übersicht, die in einem Arbeitsblatt zusammengefasst ist. Sie enthält eine nach Projekt, Monat und Kostenart aufgeschlüsselte Auswertung. Die Zahlen werden in Diagrammen visualisiert (Bild 1).

Bild 1: Das fertige Übersichtsblatt mit den Auswertungen inklusive Diagrammen.

Die beschriebenen Schritte können Sie leicht nachvollziehen, wenn Sie die Beispielmappe Projektkosten_2a.xls öffnen. Die Arbeitsmappe Projektkosten_2b.xls enthält die einzelnen Lösungsschritte. Beide Dateien können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Die Gesamtkosten der Projekte gegenüberstellen

Bild 2: Ausschnitt der auszuwertenden Liste mit Projektkosten.

Bild 2 zeigt einen Ausschnitt der Liste im Blatt "Daten". Die Vorarbeit, Bereichsnamen für die Liste mit den Projektkosten zu vergeben, wurde bereits in Teil 1 erledigt. Es existieren unter anderem die Bereichsnamen Projekt, Kostenart, Betrag und Monat. Das vereinfacht jetzt die Formeleingabe. Wechseln Sie in das vorbereitete Arbeitsblatt "Auswertungen" in der Datei Projektkosten_2a.xls.

In Spalte C sollen nun für jedes der sechs Projekte die Kosten addiert werden. Hier bietet sich die Tabellen-Funktion "SummeWenn" an. Sie berechnet Summen für Werte, die einem bestimmten Kriterium entsprechen. In diesem Fall ist das eine Projektnummer.

  • Markieren Sie die Zielzelle C7 und wählen Sie unter Einfügen / Funktionen im Funktionsassistenten die Kategorie "Alle" oder "Math. & Trigonom." und die Funktion "SummeWenn". Klicken Sie auf OK.
  • Geben Sie im folgenden Dialog im ersten Feld die Spalte in der Kostenliste an, in der Excel nach der Projektnummer suchen soll. Betätigen Sie dazu die Funktionstaste F3, mit der Sie die Liste der verfügbaren Bereichsnamen aufrufen, und wählen Sie dort den Eintrag "Projekt". Schließen Sie mit OK ab.
  • Klicken Sie in das nächste Feld. Für das Argument "Suchkriterien" markieren Sie die benachbarte Zelle B7. Nach der Projektnummer, die dort steht, soll Excel im Bereich "Projekt" suchen.
  • Das letzte Argument "Summe_Bereich" gilt den Kosten, die addiert werden sollen. Wenn Excel im Bereich "Projekt" die gesuchte Projektnummer findet, soll es sich im Bereich "Betrag" den entsprechenden Wert merken und zum Schluss alle diese Werte zu einer Summe zusammenfassen. Auch hier geht die Auswahl des richtigen Zellbereichs sehr schnell. Drücken Sie wieder F3 und wählen Sie in der Liste den Eintrag "Betrag".

Die vollständige Formel heißt nun =SUMMEWENN(Projekt;B7;Betrag). Das Ergebnis in Zelle C7 lautet "8159". Kopieren Sie die Formel per Ausfüllkästchen nach unten bis Zeile 12. Bilden Sie abschließend in Zelle C13 die Summe aller Projektkosten. Das Ergebnis lautet "52762".

Mit der Tabellenfunktion =SUMMEWENN(Prüfbereich;Suchkriterium;Summe_Bereich) lassen sich also ohne vorheriges Filtern und getrennt von der Datenliste Teilsummen berechnen.

Die Kosten nach Monaten aufschlüsseln

Im nächsten Schritt soll die gleiche Tabellenfunktion eine Auswertung der Projektkosten auch nach Monaten ermöglichen. Dazu ist es erforderlich, dass Excel in Spalte E eine Information vorfindet, die es in der "SummeWenn"-Funktion als Suchkriterium verwenden kann.

Das Suchkriterium vorbereiten

Bei diesem Suchkriterium sind zwei Dinge zu beachten: Einerseits soll der Betrachter der Auswertung in Spalte E Monatsnamen sehen. Andererseits müssen die Voraussetzungen stimmen, damit Sie "SummeWenn" einsetzen können.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Techniken und Funktionen
Wenn es in Projekten um die Untersuchung der Kosten geht, führt auch beim Einsatz ausgefeilter Projektmanagement-Software kaum ein Weg an Microsoft Excel vorbei. Dieter Schiecke erläutert in seinem Beitrag am Beispiel einer Halbjahresauswertung, …
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