Projektkosten analysieren und auswerten mit Excel

Teil 2: Eine Übersicht erstellen
Im ersten Teil dieses Beitrags wurden am Beispiel einer Halbjahres-Auswertung Techniken vorgestellt, um mit Microsoft Excel eine Liste von Projektkosten nach unterschiedlichen Kriterien auszuwerten. Oft ist es jedoch nicht erwünscht, Veränderungen direkt in der Datenbasis vorzunehmen. In diesem zweiten Teil zeigt Dieter Schiecke, wie Sie die Kosten in separaten Arbeitsblättern, getrennt nach Projekt, Monat und Kostenart auswerten und mit aussagekräftigen Diagrammen ergänzen können. Zusätzlich werden Pivot-Tabellen verwendet, um die Auswertungen flexibel darzustellen.

Tabellenkalkulationen in Excel sind fester Bestandteil des EDV-gestützten Projektmanagements - egal, welche PM-Software zusätzlich eingesetzt wird. Doch ein großer Teil der Möglichkeiten, die das Microsoft-Programm bietet, ist selbst erfahrenen Anwendern unbekannt.

Dieter Schiecke zeigt in diesem Artikel, wie Sie Kosten in separaten Arbeitsblättern getrennt nach Projekt, Monat und Kostenart auswerten und mit aussagekräftigen Diagrammen ergänzen können. Zusätzlich kommen Pivot-Tabellen zum Einsatz, um die Auswertungen flexibel darzustellen. Auf diese Weise erhalten Sie per Drilldown Zugriff auf die Detaildaten.

Separate Auswertung nach Projekt, Monat und Kostenart mit Tabellenfunktion

Im Folgenden erstellen wir eine Übersicht, die in einem Arbeitsblatt zusammengefasst ist. Sie enthält eine nach Projekt, Monat und Kostenart aufgeschlüsselte Auswertung. Die Zahlen werden in Diagrammen visualisiert (Bild 1).

Bild 1: Das fertige Übersichtsblatt mit den Auswertungen inklusive Diagrammen.

Die beschriebenen Schritte können Sie leicht nachvollziehen, wenn Sie die Beispielmappe Projektkosten_2a.xls öffnen. Die Arbeitsmappe Projektkosten_2b.xls enthält die einzelnen Lösungsschritte. Beide Dateien können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Die Gesamtkosten der Projekte gegenüberstellen

Bild 2: Ausschnitt der auszuwertenden Liste mit Projektkosten.

Bild 2 zeigt einen Ausschnitt der Liste im Blatt "Daten". Die Vorarbeit, Bereichsnamen für die Liste mit den Projektkosten zu vergeben, wurde bereits in Teil 1 erledigt. Es existieren unter anderem die Bereichsnamen Projekt, Kostenart, Betrag und Monat. Das vereinfacht jetzt die Formeleingabe. Wechseln Sie in das vorbereitete Arbeitsblatt "Auswertungen" in der Datei Projektkosten_2a.xls.

In Spalte C sollen nun für jedes der sechs Projekte die Kosten addiert werden. Hier bietet sich die Tabellen-Funktion "SummeWenn" an. Sie berechnet Summen für Werte, die einem bestimmten Kriterium entsprechen. In diesem Fall ist das eine Projektnummer.

  • Markieren Sie die Zielzelle C7 und wählen Sie unter Einfügen / Funktionen im Funktionsassistenten die Kategorie "Alle" oder "Math. & Trigonom."
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