Mit der Excel-Funktion "Spezialfilter" eine flexible Projektkostenauswertung aufbauen

Sie benötigen alle Daten zu einem bestimmten Projekt oder wollen wissen, an welchem Projekt welche Mitarbeiter mit welchem Zeitvolumen beteiligt waren? Solche oder ähnliche Fragen lassen sich in Microsoft Excel komfortabel durch den Einsatz des "Spezialfilters" beantworten. Diese Funktion lässt auch komplexe Kriterien zur Auswertung Ihrer Projektdaten zu und kopiert das Ergebnis auf Wunsch in einen beliebigen Bereich des Arbeitsblatts. Dieter Schiecke beschreibt, wie Sie mit Hilfe des "Spezialfilters" eine flexible Projektkostenauswertung aufbauen können.

Mit der Excel-Funktion "Spezialfilter" eine flexible Projektkostenauswertung aufbauen

Sie benötigen alle Daten zu einem bestimmten Projekt oder wollen wissen, an welchem Projekt welche Mitarbeiter mit welchem Zeitvolumen beteiligt waren? Solche oder ähnliche Fragen lassen sich in Microsoft Excel komfortabel durch den Einsatz des "Spezialfilters" beantworten. Diese Funktion lässt auch komplexe Kriterien zur Auswertung Ihrer Projektdaten zu und kopiert das Ergebnis auf Wunsch in einen beliebigen Bereich des Arbeitsblatts. Dieter Schiecke beschreibt, wie Sie mit Hilfe des "Spezialfilters" eine flexible Projektkostenauswertung aufbauen können.

Bei welchem Projekt waren welche Mitarbeiter mit welchem Zeitvolumen beschäftigt und mit welchem Kostenaufwand? Solche oder ähnliche Fragestellungen können Sie dank Excel leicht und schnell beantworten. Dieser Tipp beschreibt, wie Sie mit Hilfe der Excel-Funktion "Spezialfilter" eine flexible Projektkostenauswertung aufbauen.

Bild 1: Links die Datenliste, rechts die Auswertung mittels Spezialfilter.

Die Basis für spätere Auswertungen ist eine Tabelle, in der erfasst wird, wann welcher Mitarbeiter für welches Projekt tätig war und mit welchem Zeitaufwand.

Um später fehlerfreie Auswertungen zu erhalten, sollten Sie beim Erfassen der Daten in dieser Tabelle mit Auswahllisten arbeiten. Auf diese Weise verhindern Sie Tippfehler, unterschiedliche Schreibweisen oder versehentliche Leerzeichen, die beim Filtern zu Fehlern führen würden. (Siehe "Tipp: Auswahllisten in Excel erstellen", Ausgabe 12/2009).

Diese Datentabelle können Sie mittels Spezialfilter nach verschiedenen Kriterien untersuchen und auswerten. Gegenüber dem häufig gebrauchten AutoFilter hat die weniger bekannte Funktion "Spezialfilter" zwei wesentliche Vorteile:

  • Der Spezialfilter lässt auch komplexe Auswertungskriterien zu, die in einem separaten Kriterienbereich auf dem Arbeitsblatt eingegeben werden. Beim AutoFilter ist hingegen die Anzahl der möglichen Suchkriterien pro Datenspalte auf zwei begrenzt.
  • Die Ergebnisse der Auswertung kann Excel auch an eine Stelle außerhalb der Datentabelle kopieren - z.B. in ein separates Arbeitsblatt, das sich zur Dokumentation bequem ausdrucken lässt.

Den Spezialfilter finden Sie bis Version 2003 unter Daten / Filter / Spezialfilter. In Excel 2007 rufen Sie ihn im Register Daten über den Befehl Erweitert in der Gruppe Sortieren und Filtern auf.

Die Auswertung der Datentabelle aufbauen

Das hier beschriebene Beispiel können Sie leicht auf Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Damit Sie es einfach nachvollziehen können, lässt sich die verwendete Tabelle gemeinsam mit dem Tipp herunterladen.

Um mit dem Spezialfilter flexibel arbeiten zu können, bauen Sie zunächst die passende Umgebung dafür auf, die aus einem Kriterien-, einem Ziel- und einem Ergebnisbereich besteht (Bild 2).

Bild 2: Die Auswertungsumgebung für den Spezialfilter mit Kriterienbereich (1), Zielbereich (2) und Ergebnisbereich (3).

Kriterienbereich

Tragen Sie in Zeile 5 die Namen der Spaltenüberschriften aus der Datentabelle ein, die für Ihre Auswertungen wichtig sind. Die entsprechenden Kriterien geben Sie dann unterhalb dieser Zeile ein. Wenn Sie also die Kosten nach Projekten, Phasen, Mitarbeitern, Kostenstellen und Datum auswerten wollen, müssen diese Spaltenüberschriften in Zeile 5 auftauchen. Die Reihenfolge der Überschriften kann von der in der Datentabelle abweichen. Wollen Sie beim Datum einen Zeitraum erfassen (von … bis), brauchen Sie die Überschrift "Datum" zweimal.

Zielbereich

Tragen Sie als nächstes in Zeile 11 nur die Überschriften ein, zu denen Sie auch die Daten anzeigen lassen möchten. Der Zielbereich kann kleiner oder größer als der Kriterienbereich sein. Auch die Reihenfolge der Spaltenüberschriften kann abweichen. Die Ergebnisse - also die Datensätze, auf welche die Auswertungskriterien zutreffen - schreibt Excel dann in die darunterliegenden Zeilen.

Wichtig beim Einrichten von Kriterien- und Zielbereich ist, dass Sie dort exakt die gleichen Überschriften wie in der Datentabelle verwenden.

Ergebnisbereich

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