Ressourcenpool, Verfügbarkeit, Auslastung und mehr

Tutorial für den Einstieg in Microsoft Project

Teil 2: Das Arbeiten mit Ressourcen
Tutorial für den Einstieg in Microsoft Project. Teil 2: Arbeiten mit Ressourcen
Die Vorgänge sind erfasst, Dauer und Arbeit eingetragen, Abhängigkeiten dargestellt – nachdem Sie im ersten Teil erfahren haben, wie Sie einen aussagekräftigen Projektplan erstellen, geht es jetzt darum, den Vorgängen Ressourcen zuzuordnen. Im zweiten Teil dieses Tutorials zeigt Jürgen Rosenstock, wie Sie Fallstricke vermeiden, Arbeitszeiten und Verfügbarkeit berücksichtigen und mögliche Ressourcen-Überlastungen beheben.
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Im ersten Teil dieses Tutorials haben Sie erfahren, wie Sie mit einfachen Mitteln und den Grundfunktionen von Microsoft Project einen Projektplan erstellen. Der Plan enthält alle relevanten Arbeitspakete und die Vorgänge sind soweit wie möglich entsprechend ihrer Abhängigkeiten miteinander verknüpft. Als nächstes geht es jetzt darum festzulegen, mit welchen Ressourcen das Projekt realisiert werden soll.

Dieser zweite Teil des Tutorials erklärt die Grundlagen des Ressourcenmanagements mit Microsoft Project und versucht, dafür ein "Best Practice" zu liefern. Dieses beruht u.a. auch auf persönlichen Erfahrungen des Autors und erhebt somit keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie:

• verschiedene Ressourcenarten in Project einsetzen,

• einen Ressourcenpool für die projektübergreifende Planung anlegen,

• zeitliche Einschränkungen durch den Einsatz von Kalendern berücksichtigen,

  • den Zusammenhang zwischen Arbeit, Dauer und Einheit im Blick behalten,
  • den Vorgängen Ressourcen zuordnen,
  • Verfügbarkeit und Auslastung ermitteln und
  • Ressourcenüberlastungen im Projektplan beseitigen

Versionshinweis

Dieser Artikel setzt auf der Version "Project Online Desktop Client" (Stand November 2018) auf, die z.B. über ein Office 365-Abonnement bezogen werden kann. Microsoft stellt über Online-Updates kontinuierlich neue Funktionen bereit, sodass sich nach dem Erscheinen dieses Artikels Abweichungen ergeben können. Kleinere Unterschiede zur klassischen Project Desktop-Version "Microsoft Project 2016/2019" bzw. "Microsoft Project Professional 2016/2019" sind möglich, sollten jedoch nur geringfügig vorhanden sein.

Welche Arten von Ressourcen gibt es?

In Project können den Projektvorgängen verschiedene Ressourcenarten zugeordnet werden:

  • Arbeit – eine Person (entweder direkt benannt oder generisch), die ihre Leistung für einen Vorgang in Form von messbarer Arbeit erbringt
  • Material – Gegenstände, z.B. Räume, Maschinen, Ausrüstungsgegenstände oder tatsächliche Materialverbräuche, die für den Fortschritt des Vorgangs benötigt werden
  • Kosten – Kosten, die im Rahmen des Fortschritts einem Vorgang in Höhe ihres Verbrauchs zugeordnet werden, z. B. Reisekosten

Wie erwähnt, können Arbeitsressourcen auch als sogenannte generische Ressourcen angelegt werden, die nicht direkt mit einer Person verbunden sind (nicht nominierte Ressourcen, N.N.). Generische Ressourcen können z.B. aus einer Qualifikation (Skill) oder aus einer Abteilungszugehörigkeit bestehen. Sie sind vor allem bei der Vorplanung hilfreich, wenn noch nicht genau bekannt ist, welche konkreten Personen am Projekt mitarbeiten werden. In weiteren Projektverlauf können die generischen Ressourcen dann durch Personenressourcen ersetzt werden.

Es kann sinnvoll sein, generische Ressourcen als Pendant für tatsächliche Personen anzulegen und in der Vorplanung einem Vorgang zuzuordnen. Später können Sie diese mit Ressource / Zuweisungen / Ressource zuweisen / Ersetzen gegen die tatsächliche Ressource austauschen. Denn oft wissen Sie bei der Vorplanung noch nicht, welche Personen später zur Bearbeitung eines Vorgangs zur Verfügung stehen werden.

Einen Ressourcenpool anlegen

Wenn Sie wissen, welche Ressourcen für die Bearbeitung der Vorgänge Ihres Projektplans benötigt werden, können Sie diese bereits vorab in einem Ressourcenpool erfassen.

Ressourcen erfassen

Project bietet zwei verschiedene Wege, um Ressourcen zu erfassen:

  • Im Dialog "Ressourcen zuordnen": Die Dialogbox "Ressourcen zuordnen" öffnen Sie, indem Sie unter Ressource / Zuweisungen auf die Schaltfläche Ressourcen zuweisen klicken. In die Dialogbox können Sie nacheinander die Namen der Ressourcen für Ihren Ressourcenpool erfassen (Bild 1).
Bild 1: Ressourcen können Sie mit Hilfe der Dialogbox

Bild 1: Ressourcen können Sie mit Hilfe der Dialogbox "Ressourcen zuordnen" anlegen
Bild vergrößern

  • In der Ressourcentabelle: Eine komfortablere Möglichkeit, um Ressourcen sowie Zusatzinformationen zu erfassen, ist
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