Zeitmanagement und Selbstorganisation in der täglichen Praxis

Auch in turbulenten Projektphasen lässt sich der Überblick bewahren und das notwendige Mindestmaß an Organisation aufrecht erhalten. Dazu muss man nur ein paar einfache Regeln befolgen. Cornelia Niklas hat für Sie einige praxiserprobte Ansätze zusammengestellt, die ohne großen Aufwand Wirkung zeigen. Finden Sie heraus, welche Methoden für Sie am besten geeignet sind und erleichtern Sie sich so die tägliche Projektarbeit.

Zeitmanagement und Selbstorganisation in der täglichen Praxis

Auch in turbulenten Projektphasen lässt sich der Überblick bewahren und das notwendige Mindestmaß an Organisation aufrecht erhalten. Dazu muss man nur ein paar einfache Regeln befolgen. Cornelia Niklas hat für Sie einige praxiserprobte Ansätze zusammengestellt, die ohne großen Aufwand Wirkung zeigen. Finden Sie heraus, welche Methoden für Sie am besten geeignet sind und erleichtern Sie sich so die tägliche Projektarbeit.

Im Büro des Projektleiters laufen alle Informationen zusammen, es ist sozusagen die Informationszentrale des Projekts. Besprechungen und Telefonate finden statt, verschiedene Papierdokumente werden erstellt. Der Projektleiter muss Informationen rechtzeitig an die richtigen internen und externen Stellen weiterleiten, bei Terminen nachfassen, sicherstellen, dass Aufgaben erledigt wurden und nicht zuletzt eine nachvollziehbare Projektdokumentation am Leben erhalten.

Mit einigen einfachen Regeln und Methoden lässt sich der Überblick selbst in turbulenten Projektphasen bewahren und das notwendige Mindestmaß an Organisation aufrecht erhalten. Der folgende Artikel bietet einige praxiserprobte Ansätze - eine Kombination aus Selbstorganisation und Zeitmanagement -, die ohne großen Aufwand umsetzbar sind. Finden Sie heraus, welche Methoden für Sie am besten geeignet sind, um Ihnen das tägliche Projektgeschäft zu erleichtern.

Organisieren Sie sich selbst

Was passt zu Ihnen?

Alle vorgestellten Methoden haben eins gemeinsam: Sie lassen sich nur dann erfolgreich einsetzen, wenn sie zur Gewohnheit geworden sind und Sie sich nicht bewusst zu einem Verhalten zwingen müssen, das Sie als Last empfinden.

Das ist nur zu schaffen, wenn die Methode auch zu Ihrer Persönlichkeit passt. Klingt etwas für Sie bereits beim Lesen unsympathisch, werden Sie vermutlich auch keinen Erfolg bei der Umsetzung haben. Mit einer positiven oder zumindest neutralen Einstellung sind die Chancen schon wesentlich größer.

In kleinen Schritten zum Erfolg

Wenn Sie Ihren Arbeitsstil positiv beeinflussen möchten, sollten Sie das nur in kleinen Schritten tun. Die einzelnen Regeln oder Vorgehensweisen klingen zwar einfach, erfordern aber eine Änderung der eigenen Gewohnheiten. Das ist ausgesprochen schwierig - schließlich arbeiten Sie ja schon seit Jahren so. Vermutlich kennen Sie in der Zwischenzeit auch Ihre Schwächen ganz gut. Dort sollten Sie ansetzen.

Packen Sie nur einen einzigen Vorschlag an, der Ihnen leicht umsetzbar erscheint. Setzen Sie ihn sofort um und bleiben Sie konsequent dabei. Konnten Sie die Methode bis zu einem bestimmten, vorher festgelegten Termin beibehalten, dann haben Sie auch Ihre Arbeitsweise verändert und sich daran gewöhnt. Damit ist die Basis für den nächsten Schritt geschaffen. Lassen Sie sich jedoch ausreichend Zeit, bevor Sie das nächste Thema anpacken.

Hochgesteckte Ziele, wie man sie sich z.B. nach Zeitmanagement-Seminaren gerne setzt, sind oft nicht zu halten. Denn wer alles auf einmal schaffen will, erreicht auf Dauer oft nichts. Es ist wesentlich Erfolg versprechender, langsam und kontinuierlich an sich zu arbeiten und sich in gewisser Weise selbst zu überlisten, anstatt sich zu zwingen.

Zehn einfache Grundregeln für jeden Tag

So banal manche Regeln wirken mögen - sie verhindern erfolgreich die Ansammlung undurchdringlicher Stapel und Berge unerledigter Arbeiten. Auf diese Weise wird Chaos vermieden - auch in besonders turbulenten Projektphasen.

  1. Lesen Sie Ihre E-Mails täglich und arbeiten Sie diese am besten sofort ab. Nicht immer sind feste Zeiten (morgens, mittags, abends) dafür einzuhalten; oft machen sie auch keinen Sinn. Wenn Sie in Ihr Büro kommen, werfen Sie einen Blick in die Mailbox. Leiten Sie alles Notwendige weiter, markieren Sie wichtige Mails zur Nachbearbeitung und übertragen Sie Besprechungsanfragen und Termine in den Kalender. Löschen Sie, was Sie nicht behalten wollen und drucken Sie aus, was Sie auf Papier benötigen. Dann haben Sie schon Einiges erledigt und müssen es nicht noch einmal anpacken. Übertragen Sie neue Kontakte sofort in Ihr Adressbuch.
  2. Geben Sie Informationen sofort weiter. Je länger etwas bei Ihnen liegt, um so schlechter. Leiten Sie E-Mails an diejenigen weiter, die darüber Bescheid wissen müssen. Behalten Sie Unterlagen nur solange auf Ihrem Schreibtisch, wie es nötig ist.
  3. Räumen Sie erledigte Vorgänge "aus dem Weg". E-Mails, Protokolle, Notizen, Dokumente, Kopien; alles belegt unnötig Platz und hindert Sie daran, die wichtigen, offenen Themen zu bearbeiten. Also weg damit, in die Ablage. Nehmen Sie sich spätestens am Freitag nachmittag dafür Zeit und gehen Sie nicht ins Wochenende, bevor die Räumung erledigt ist, damit am Montag wieder der notwendige Quadratmeter Platz auf Ihrem Schreibtisch zur Verfügung steht.
  4. Sammeln Sie herumliegende Schmierzettel ein und übertragen Sie diese. Alles, was im Laufe des Tages auf Ihrem Schreibtisch gelandet ist, muss in Ihrer "To Do"-Mappe landen. Schmierzettel sind kurzfristig unvermeidlich, haben aber keine längere Existenzberechtigung.
  5. Schreiben Sie Gesprächsnotizen sofort auf, nachdem Sie den Hörer weggelegt haben. Gespräche mit externen Partnern, Projektleitern, dem Auftraggeber etc. haben oft entscheidende Folgen und müssen dokumentiert werden. Tippen Sie kurz den Inhalt des Gesprächs in Ihren Computer und senden Sie die Zusammenfassung an Ihren Gesprächspartner und an alle anderen Personen, die informiert werden müssen. Verwenden Sie eine Vorlage, und schreiben Sie nur Fakten, keine Romane. Das kostet zwar einige Minuten Zeit, zahlt sich aber erfahrungsgemäß aus.
  6. Beginnen Sie den Arbeitstag in Ruhe. Sehen Sie sich an, welche Termine für heute in Ihrem Terminkalender stehen. Gehen Sie die anstehenden Aufgaben des Tages kurz durch. Bearbeiten Sie zuerst die wichtigsten Dinge, die an dem Tag unbedingt zu erledigen sind. Planen Sie aus diesem Grund Sitzungen nicht zu früh.
  7. Beenden Sie den Arbeitstag in Ruhe. Nehmen Sie sich dazu einige Minuten Zeit, auch wenn es spät abends ist. Legen Sie die Unterlagen bereit, die Sie am nächsten Morgen als erstes bearbeiten möchten. Räumen Sie den Schreibtisch so weit frei, dass Sie den folgenden Arbeitstag nicht mit Suchen beginnen müssen. Notieren Sie sich im…

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