Welchen Sinn hätte es, mit der Konstruktion einer Produktionsanlage zu beginnen, wenn noch nicht klar ist, welche Funktionen die Anlage erfüllen soll oder welche Prozesse auf dieser Anlage stattfinden sollen? Beginnt ein Projekt bevor alle notwendigen Vorbereitungen getroffen sind, kommt es unweigerlich zu Verzögerungen im Projektverlauf, zu Bearbeitungsschleifen, zu erhöhten Kosten, unnötigen Unterbrechungen und anderen Problemen. Top-Manager, Ressourcenmanager und Projektmanager sind sich deshalb grundsätzlich einig, dass ein Projekt (oder auch Teilprojekt) erst dann beginnen sollte, wenn es gut vorbereitet ist. Die vollständige Vorbereitung ist Voraussetzung dafür, dass das Projekt zügig durchgeführt wird und keine Zusatzkosten durch Korrekturen oder Nacharbeiten entstehen.

Projekte sind oft unzureichend vorbereitet

Im Projektgeschäft ist die Vorbereitung dennoch oft unzureichend. Verspätungen und Nacharbeiten sind die Folge. Jede Führungskraft in einer Projektumgebung kann viele Beispiele dazu nennen, welche negativen Auswirkungen eine ungenügende Vorbereitung hatte. Zwar wird oft die Absicht geäußert, Projekte gut vorzubereiten, umgesetzt wird dieses Ziel in den meisten Fällen aber nicht.

Ein häufiger Grund dafür ist, dass sich manche Voraussetzungen für ein Projekt nur schwierig realisieren lassen. Wenn beispielsweise die Mitwirkung des Kunden oder anderer Unternehmensbereiche erforderlich ist, muss diese erst eingefordert werden. Um schnelle Erfolge vorweisen zu können, bearbeiten die Projektbeteiligten deshalb oft zuerst die einfacher zu erledigenden Vorbereitungen. Ohnehin schwierig zu schaffende Voraussetzungen werden dadurch eher noch später realisiert, leicht zu erzeugende Voraussetzungen dagegen früher. So zieht sich die Projektvorbereitung in die Länge und der Druck nimmt zu, mit dem Projekt zu beginnen, obwohl noch nicht alles vorbereitet ist.

Die Ursachen für den Projektstart trotz ungenügender Vorbereitung sind stets dieselben:

• Verzögert der Projektmanager aufgrund ungenügender Vorbereitung den Start eines Projekts, riskiert er seine Glaubwürdigkeit - hatte er doch kurz vorher noch um die Ressourcen gekämpft. Außerdem verliert er die Ressourcen zunächst an andere Projekte, und die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass sie dann im genau richtigen Moment wieder verfügbar sind.
• Meistens kommt ein Projekt mit der ihm zur Verfügung stehenden Zeit kaum aus: Endtermine werden verfehlt oder nur mit erheblichen Zusatzanstrengungen (Ressourcenüberlastung) oder unter Verzicht auf einen Teil des angestrebten Projektergebnisses eingehalten. Aus diesem Erfahrungshintergrund erwächst das Bestreben, so früh wie möglich zu beginnen.

"Je früher ein Projekt beginnt, desto früher ist es fertig" - wie in den ersten beiden Teilen dieser Serie gezeigt wurde, trifft diese Aussage in einer Multiprojektumgebung nicht zu. Ein Projekt ist schnell, wenn ihm alle erforderlichen Ressourcen in optimaler Besetzung unterbrechungsfrei zur Verfügung stehen. Ein verfrühter Beginn dagegen erzeugt zusätzliche Arbeitslast und verlängert die Laufzeit.

Beispiel: Entwicklung und Herstellung von Produktionsanlagen

Bei einem mittelständischen Entwickler und Hersteller von Produktionsanlagen begleiteten meine Kollegen und ich 2007 die Einführung von Critical Chain Projektmanagement. In diesem Unternehmen gliedert sich ein Projekt typischerweise in die Phasen Vorbereitung, Design, Fertigung/Beschaffung, Vormontage, Verpackung und Transport, Montage, Inbetriebnahme und Final Acceptance Test (FAT) (Bild 1).

Bild 1: Projektablauf des Anlagenherstellers.

Wenige spezialisierte und hoch qualifizierte Mitarbeiter arbeiten an den Projektvorbereitungen - oft in enger Kommunikation mit dem jeweiligen Kunden - und übergeben dann die Spezifikationen an die Konstrukteure.

Bei diesen Projekten ist es nicht sinnvoll, mit dem Design (elektrische und mechanische Konstruktion) zu beginnen, solange die Vorbereitungsarbeiten nicht weitestgehend abgeschlossen sind. Dennoch wurden aus den oben genannten Gründen die Konstruktionsarbeiten doch immer wieder gestartet, ohne dass alle Details geklärt waren. Die Mitarbeiter in der elektrischen und mechanischen Konstruktion litten deshalb beständig darunter, dass Projekte immer wieder unterbrochen werden mussten, weil Spezifikationen unklar waren. Es waren sogar häufig Neukonstruktionen erforderlich, weil die Konstrukteure von falschen Annahmen hinsichtlich der Spezifikationen ausgegangen waren und der Kunde zwischenzeitlich Veränderungen in den Details vorgenommen hatte.

Teufelskreis aus ungenügender Vorbereitung und verzögerten Projekten

Diese Situation des Anlagenherstellers ist typisch für die Arbeit in einer Multiprojektumgebung mit komplexen Projekten. Mitarbeiter, die Projekte vorbereiten, befinden sich in einer ewigen "Aufholjagd". Da Projekte begonnen wurden, die nicht vollständig vorbereitet waren, müssen die noch fehlenden Vorbereitungen mit hoher Priorität abgeschlossen werden. In der Folge ist keine Zeit vorhanden, die Vorbereitungen für die Projekte durchzuführen und abzuschließen(!), deren Start unmittelbar bevorsteht. Auch hier sind nach Projektstart wiederum dringende Arbeiten erforderlich, welche die Mitarbeiter erneut davon abhalten, bevorstehende Projekte vorzubereiten. Ein Teufelskreis (Bild 2).

Bild 2: Unzureichende Vorbereitung führt in einen Teufelskreis.

Aus dem Munde dieser Personen hört man die Aussage: "Wenn wir mal einen oder zwei Monate Zeit hätten, dann könnten wir alle noch offenen Themen aus den schon laufenden Projekten abschließen und uns endlich damit befassen, bevorstehende Projekte gut vorzubereiten."

Einfrieren der Projekte…