Vertragsmanagement

Vertragsmanagement ist die Planung, Steuerung, Überwachung und Dokumentation aller rechtlich bindender Vereinbarungen zwischen den Stakeholdern eines Projekts. Da Verträge Rechte und Pflichten einer natürlichen oder juristischen Person zum Inhalt haben, ist jeder Stakeholder für das Management der ihn unmittelbar betreffenden Verträge selbst zuständig.

Aus Sicht des Projektmanagements sind Verträge Managementprodukte, die dem Konfigurationsmanagement unterliegen. Umgekehrt haben aus Sicht des Vertragsmanagements einige Projektdokumente Vertragscharakter. Zu diesen zählen unter anderem:

  • Projektmanadat gem. PRINCE2
  • Projektauftrag, Project Charter (PMBOK Guide), Projektleitdokumentation (PRINCE2)
  • Spezifikationen, Terminpläne und Kostenpläne, sofern sie von den betroffenen Projektbeteiligten für verbindlich erklärt wurden.

Im Vorfeld eines Projekts gibt es neben dem eigentlichen Projektauftrag noch folgende typische Vertragsformen:

  • Absichtserklärung / Letter of Intent (LOI)
  • Vertraulichkeitsvereinbarung / Non-Disclosure-Agreement (NDA)
  • Vereinbarungen über Nutzungs- und Verwertungsrechte

Um im Projekt Vertragsmanagement sinnvoll durchführen zu können, müssen alle Verträge ausschließlich in schriftlicher Form geschlossen werden.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Dr. Christoph Zahrnt
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Texte zu verfassen, gehört zum Arbeitsalltag eines Projektleiters. Diese sollen allerdings nicht nur sachlich richtig sein – genauso wichtig ist es, dass sie vollständig, verständlich und zielgerichtet formuliert sind. Ansonsten kann es zwischen den Vertragspartnern, z.B. bei externen Projekten, je nach Interessenlage schnell zu einem Streit über die Auslegung des Inhalts kommen. Rechtsanwalt Dr. Christoph Zahrnt erklärt, worauf es beim Formulieren ankommt und zeigt, was Sie im Zusammenhang mit Vertragstexten speziell beachten sollten.
von Dr. Wolfgang Kühnel
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Ein Projektmanager muss die Inhalte des Projektvertrags kennen, sonst kann er Verzugsstrafen oder Mängelansprüchen des Kunden nicht vorbeugen. Für juristische Laien ist es allerdings schwierig, die wesentlichen Vertragsregelungen zu identifizieren und deren juristische Formulierungen zu verstehen. Als Orientierungshilfe – vor allem für Projektmanager im Anlagenbau – hat Rechtsanwalt Dr. Wolfgang Kühnel die acht wichtigsten Punkte zusammengefasst, die in Verträgen zu beachten sind. Projektmanager gewinnen so an Beurteilungssicherheit, was u.a. für das Claimsmanagement hilfreich ist.
von Dr. Wolfgang Kühnel
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Während Claimsmanagement im angelsächsischen Sprachraum fester Bestandteil des Projektmanagements ist, sucht man es hierzulande oft vergeblich. Außer bei komplexen Großprojekten sehen es deutsche Projektmanager häufig als schlechten Stil an, Claims gegenüber einem Geschäftspartner geltend zu machen. Dennoch ist dies nicht nur für die Absicherung des wirtschaftlichen Projekterfolgs wesentlich, sondern auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen selbst. Gerade deshalb sollten Projektleiter ein besonderes Eigeninteresse daran haben, dass ihr Unternehmen Claimsmanagement einführt und konsequent umsetzt. Dr. Wolfgang Kühnel erklärt die Grundlagen des Claimsmanagements und zeigt, worauf bei der Vertragsgestaltung und Projektdurchführung zu achten ist.
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Im ProjektManager der GPM (Ausgabe 2005) wird implizit davon ausgegangen, dass interne Projekte der Normalfall im Projektmanagement sind. Somit wird fast ausschließlich der Fall einer internen Projektbeauftragung behandelt. Das Vertragsmanagement von externen Projekten wird im ProjektManager nicht gesondert aufgegriffen, obwohl es sich in wesentlichen Punkten unterscheidet. Die vorliegende Sonderveröffentlichung von Dr. Christoph Zahrnt soll diese Lücke schließen.
von Thorsten Reuter
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Lagert ein Unternehmen IT-Systeme und Services aus, werden diese zunächst an den externen Dienstleister übertragen. Mit der Abnahme bestätigt der Kunde, dass diese Migration erfolgreich verlaufen ist und alle Voraussetzungen für einen erfolgreichen Regelbetrieb vorliegen. Die Abnahme ist somit ein wichtiger Schritt im Projektverlauf. Um Streitigkeiten, teure Nachbesserungen und Probleme beim Regelbetrieb zu vermeiden, sollte der Kunde nicht nur eine ausdrückliche Abnahme sondern auch das Abnahmeverfahren mit dem Dienstleister vertraglich festlegen. Thorsten Reuter erläutert, was der Kunde dabei beachten sollte, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
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Für eine erfolgreiche Akquise braucht es Intuition und Erfahrung – und meist auch eine Portion Glück. Doch auch das Vorgehen spielt eine entscheidende Rolle, denn manche Akquisemethoden versprechen mehr Erfolg als andere. Frank Gürgens stellt verschiedene Strategien vor und beleuchtet sie hinsichtlich Aufwand und Nutzen. Die Einschätzungen beruhen auf seinen persönlichen Erfahrungen in Dienstleistungsunternehmen mit Projektgeschäft, wie es z.B. Multimediaagenturen, Werbeagenturen und IT-Systemhäuser sind. Grundsätzlich lassen sich die Empfehlungen aber auch auf andere Unternehmen übertragen.
von Tanja Kaul
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Oft gehört es zu den Aufgaben des Projektleiters, Verträge auszuhandeln und abzuschließen. Um dabei Fehler, ungewollte Verbindlichkeiten und Missverständnisse zu vermeiden, sollten sich Projektleiter mit den Grundzügen des Vertragsabschlusses vertraut machen. Tanja Kaul und Thomas Diegelmann geben in ihrem Artikel Empfehlungen, die man beachten sollte, damit der Vertragsabschluss keine bösen Überraschungen nach sich zieht.
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Häufig verweist der Auftragnehmer im Angebot auf seine Verkaufs-AGB, der Auftraggeber in der Bestellung auf seine Einkaufs-AGB, ohne dass die Vertragspartner anschließend klären, welche AGB gelten sollen. Das schafft rechtliche Unsicherheit und kann sich vor allem für den Auftragnehmer nachteilig auswirken. Dr. Christoph Zahrnt gibt in diesem Tipp Empfehlungen, wie sich beide Vertragspartner absichern können.
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Auftragnehmer legen Angeboten in der Regel ihre eigenen Lieferbedingungen in Form der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zugrunde. Der Auftraggeber gewinnt dadurch leicht den Eindruck, dass er Regelungen akzeptieren soll, die ihn benachteiligen. Rechtsanwalt Christoph Zahrnt erklärt, wie der Auftraggeber mit den AGB des Auftragnehmers umgehen sollte, um sich gegen nachteilige Klauseln abzusichern. Die Ratschläge richten sich insbesondere an Auftraggeber von IT-Projekten, gelten grundsätzlich aber auch für andere Projektarten.
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Wenn Kunden Änderungen oder Ergänzungen des Angebotstexts wünschen, reagiert die Auftragnehmerseite oft emotional. Dabei sollte man die Änderungen erst einmal ganz nüchtern analysieren. In diesem Tipp zeigt Rechtsanwalt Dr. Christoph Zahrnt, wie dabei vorzugehen ist.
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Ein Projektvertrag bietet den Geschäftspartnern rechtliche Sicherheit. Häufig wird er von Anwälten aufgesetzt. Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es aber auch oft der Projektleiter, der den Vertrag formuliert. Prof. Dr. Uwe Braehmer erklärt, unter welchen Bedingungen man einen Vertrag ohne juristische Beratung erstellen kann und liefert eine Checkliste mit den Regelungen, die ein Vertrag enthalten sollte.
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Wenn der Kunde seine Mitwirkungspflichten im Projekt nicht vertragsgemäß erfüllt, muss der Auftragnehmer schnell reagieren. Sonst kann es geschehen, dass er die zusätzlichen Aufwände selbst tragen muss. Rechtsanwalt Dr. Christoph Zahrnt zeigt, wie der Auftragnehmer seine Ansprüche gegenüber dem Kunden geltend machen kann.
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Die Leistung von Subunternehmern ist teuer, die richtige Auswahl des Anbieters deshalb besonders wichtig. Um eine gute Wahl treffen zu können, sollten Sie sich auf die Gespräche und die folgenden Verhandlungen gut vorbereiten. Regina Wolf erklärt in ihrem Tipp, welche Punkte dabei zu beachten sind.
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Mangelnde Mitwirkung des Kunden kann in IT-Projekten zu unnötigen Reibungsverlusten führen und den Terminplan gefährden. Diese Probleme lassen sich jedoch verringern, wenn der Auftragnehmer im Vorfeld wesentliche Punkte der Mitwirkung vertraglich regelt und erläutert, welches Engagement notwendig ist. Rechtsanwalt Dr. Christoph Zahrnt erklärt in diesem Tipp, was Sie im Vertrag berücksichtigen müssen, damit Sie den Kunden angemessen in das Projekt einbinden. Die Empfehlungen gelten nicht nur für IT-Projekte, sondern auch für andere Projekttypen, die eine ähnlich intensive Mitwirkung des Kunden erfordern.
von Ina Wohlgemuth
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Zu Beginn eines Projekts stürzen sich viele Projektleiter sofort in die Arbeit. Wer aber zu schnell in die Projektinhalte eintaucht, übersieht leicht wichtige Zusammenhänge oder Einflussgrößen. Man sollte deshalb zunächst mit kühler Distanz auf das Projekt blicken und eine umfassende Auftragsklärung vornehmen. Ina Wohlgemuth zeigt in ihrem Tipp, wie man dabei am besten vorgeht.
von Tanja Kaul
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Im ersten Teil dieses Beitrags wurden Möglichkeiten vorgestellt, ungewollten rechtlichen Bindungen im Vorfeld von Vertragsverhandlungen vorzubeugen. So können die potenziellen Projektpartner z.B. einen Letter of Intent (LoI)aufsetzen, um sich gegen etwaige Schadensersatzansprüche abzusichern. Im zweiten Teil ihres Beitrags liefern Tanja Kaul und Thomas Diegelmann zahlreiche Formulierungsbeispiele, die in einen LoI aufgenommen werden können, um grundsätzliche Sachverhalte zu regeln.
von Thomas Diegelmann
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Häufig sind es die Projektleiter, die mögliche Projektpartner kontaktieren und die Vertragsverhandlungen führen. Sie sind fachlich hoch qualifiziert, im Umgang mit rechtlichen Fragen und Problemen jedoch meist unerfahren. So ist vielen z.B. nicht bewusst, dass schon im Vorfeld von Verhandlungen Schadensersatzpflichten ausgelöst werden können. Tanja Kaul und Thomas Diegelmann zeigen, was man bei der Vertragsanbahnung grundsätzlich beachtet sollte und wie man mit einem Letter of Intent ungewollte rechtliche Bindungen vermeidet.
von Dr. Christoph Zahrnt
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IT-Auftragsprojekte unterscheiden sich wesentlich von internen IT-Projekten. Das wird im Interesse der gemeinsamen Arbeit gerne verdrängt, insbesondere seitens des Auftragnehmers. Daraus entstehen jedoch enorme Risiken. Rechtanwalt Dr. Christoph Zahrnt beschreibt in diesem Tipp, worauf es grundsätzlich ankommt, um solche Risiken bei Auftragsprojekten zu vermeiden.
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Häufig besteht die Meinung, dass der Kunde bei externen Projekten dem Auftragnehmer gegenüber besser gestellt ist, wenn er mit diesem statt eines Dienst- oder eines Kaufvertrags einen Werkvertrag abschließt. So kann er das Projektrisiko scheinbar auf den Auftragnehmer abschieben. Wichtiger ist jedoch, dass Sie regeln, welche Leistungen wie erbracht werden sollen. Daraus ergibt sich der Vertragstyp. Rechtsanwalt Dr. Zahrnt schafft in seinem Tipp Klarheit über die rechtliche und praktische Bedeutung eines Werkvertrags im Vergleich zu einem Dienstvertrag oder einem Kaufvertrag, damit Sie die Frage nach dem Vertragstyp künftig sachgerecht handhaben können.
von Dr. Christoph Zahrnt
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Die Tatsache, dass IT-Projekte ihre Ziele oft nicht erreichen, ist nicht erst seit den Untersuchungen der Standish Group bekannt. Dabei sind die Ursachen, aus denen IT-Projekte scheitern, immer dieselben – das konnte auch Dr. Christoph Zahrnt während seiner langjährigen Tätigkeit für System- und Softwarehäuser feststellen. Um seinen Eindruck auf eine solide Basis zu stellen, befragte er über einen längeren Zeitraum Seminarteilnehmer zu deren Erfahrungen über Ursachen für das Scheitern von IT-Projekten. Im Gegensatz zu allgemeinen Umfragen, stellt der Autor in seinem Beitrag nicht nur das Ergebnis vor, sondern nennt auch Maßnahmen und erklärt, was sich daraus für das Projektmanagement von IT-Projekten ableiten lässt.
von Dr. Christoph Zahrnt
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Projektpartner regeln in ihren Verträgen häufig, dass alle Vereinbarungen der Schriftform bedürfen. Trotz solcher Klauseln werden in der Praxis viele Vereinbarungen mündlich getroffen – das ist erst einmal unkomplizierter und erspart Arbeit. In Streitfällen kann ein solches Vorgehen jedoch Probleme verursachen. Rechtsanwalt Dr. Christoph Zahrnt erklärt in seinem Tipp, weshalb es sinnvoll ist, die Schriftform zu wahren und auf was Sie achten sollten, damit entsprechende Vereinbarungen Bestand haben.
von Reinhard P. Oechtering
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Unternehmen machen immer wieder die bittere Erfahrung, dass selbst Software-Entwicklungsprojekte auf Festpreis-Basis gegen Budgetüberschreitungen, Krisen oder Abbrüche mit hohen Verlusten auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite nicht gefeit sind. Trotzdem tendieren Auftraggeber häufig zu dieser Vertragsvariante. Reinhard P. Oechtering untersucht in seinem Beitrag kritisch die möglichen Wirkungen eines Festpreisvertrags auf die Projektabwicklung. Hierzu erläutert er die Grundzüge von Dienst- und Werkverträgen. Als mögliche Alternative skizziert der Autor das Target-Preis-Modell, das Unternehmen in der Praxis noch immer selten anwenden.
von Dr. Herbert Borchardt
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Schauen Sie doch mal bei unseren Kunden vorbei und bringen Sie die Reklamation von voriger Woche aus der Welt." Ihr Chef hat Sie auf dem Flur angesprochen und Ihnen diesen mündlichen Auftrag gegeben. Sie sind Projektmanager des angesprochenen Projekts und machen sich mit Eifer an die Arbeit. Der Kunde ist hartnäckig und verlangt von Ihnen kostenlose Zusatzleistungen. Sie möchten das gute Verhältnis aufrechterhalten und gestehen ihm diese zu. Als Ihr Chef davon erfährt, macht er Ihnen die Hölle heiß. "Wie konnten Sie das tun? Dazu haben Sie keine Berechtigung!
von Alexander H. Kogler
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"Man sollte nicht mehr ausgeben, als man hat" lautet ein Sprichwort aus dem Volksmund. Was für den Normalbürger gilt, lässt sich auch auf Unternehmen übertragen. Allerdings ist es dort aufwendiger festzustellen, wie sich der Cash flow während eines Projekts entwickelt. Hier hilft die projektbezogene Zahlungsstromrechnung weiter, mit der Liquiditätsengpässe und Zahlungsmittelbedarf bestimmt werden können. Alexander Kogler stellt die Methode vor und zeigt, wie sich die Zahlungsströme im Projekt erfassen, steuern und optimieren lassen.
von Christoph Hohenegg
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Ein Kunde übt an allem nur noch massiv Kritik, nimmt Projektleistungen nicht ab und zahlt letztlich nicht; langwierige Verhandlungen führen zu keinem konkreten Ergebnis – Symptome für ein in die Krise geratenes Projekt. Ähnliches hat fast jeder Dienstleister (ob Agentur, Berater oder Freiberufler) schon erleben müssen. Rechtsanwalt Christoph Hohenegg schildert in seinem Artikel Maßnahmen für ein funktionierendes Krisenmanagement: zur Verhinderung, Früherkennung und Bewältigung von Krisen.
von Christoph Hohenegg
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Bereits die Art und Weise, wie man sich - rein vertragstechnisch betrachtet – an den Kunden "heranrobbt", kann darüber entscheiden, ob man einen Auftrag erhält oder nicht. Wer hat nicht schon davon gehört, dass ein lukratives Geschäft nur deshalb geplatzt ist, weil sich der Kunde von dem ihm übersandten, äußerst umfangreichen Vertrag "erschlagen" fühlte und das Weite suchte? Fälle dieser Art ereignen sich in der täglichen Praxis sehr häufig. Deshalb ist es wichtig, sich über das eigene Vertragskonzept konkrete Gedanken zu machen. Rechtsanwalt Hohenegg gibt Empfehlungen, was Sie bei Art und Umfang von Verträgen beachten müssen.
von Christoph Hohenegg
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Die Realisierung von Multimedia-Produktionen ist besonders für Agenturen mit hohen wirtschaftlichen Risiken verbunden. Hauptgrund hierfür ist, dass die meisten Agenturen ihre Leistungen auf der Grundlage von Festpreisen erbringen, obwohl sie im Zeitpunkt der Angebotserstellung bzw. des Abschlusses des Produktionsvertrages mit ihrem Kunden mangels ausreichender Informationen den Projektverlauf und den Zeitaufwand nicht einmal annähernd einschätzen können.
von Christoph Hohenegg
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Obwohl viele Projekte von vornherein nicht einmal kostendeckend sind, werden sie in alt bekannter – aber nicht unbedingt bewährter - "Augen-zu-und-durch-Manier" durchgezogen. Häufig jedoch mutieren Projekte zu reinen Stundengräbern. Überschreitungen des ursprünglich kalkulierten Zeitaufwands um das Zwei- bis Fünffache sind keine Seltenheit. Bei kleinen bis mittelgroßen Agenturen genügen in der Regel schon zwei bis drei solcher Projekte, damit der Weg in die Pleite geebnet ist. Rechtsanwalt Hohenegg gibt hilfreiche Tipps, was Sie bei der Abgabe von Angeboten beachten müssen.
von Astrid Pfeiffer
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Projektmitarbeiter, die nicht fest angestellt sind, stellen einen finanziellen Risikofaktor dar. Denn die Sozialversicherungsträger wollen möglichst viele Unternehmen und Beschäftigte dazu verdonnern, Beiträge zur Sozialversicherung zu bezahlen, und unterstellen deshalb gerne Scheinselbständigkeit. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, damit Ihr Unternehmen und Ihre Beschäftigten keine ungerechtfertigten Nachzahlungen aufgebrummt bekommen.
von Christoph Hohenegg
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Immer häufiger kommt es bei der Realisierung von Multimedia-Projekten zu ernsthaften Streitereien der Agenturen mit ihren Kunden. Denn noch vor Vertragsabschluss sind das fachliche Know-how und das Verhandlungsgeschick der Agentur gefragt. In der Praxis ist zu beobachten, dass Agenturen gerade in dieser Phase einer Multimedia-Produktion die meisten grundlegenden Fehler machen, die sich später wie ein roter Faden durch das gesamte Projekt ziehen und häufig zu dessen Scheitern führen. Rechtsanwalt Christoph Hohenegg nennt Ihnen in seinem Artikel die häufigsten Fehler und gibt Ihnen anhand einer Checkliste Tipps, wie Sie diese Fehler in Zukunft vermeiden können.
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