Open Space – Freiraum für kreative Lösungen

Teil 1: Prinzipien, Vorbereitung und Ablauf
Die "Open Space Technology", eine Moderationsmethode für Großgruppen, gibt den Teilnehmern während einer Veranstaltung den Freiraum, in Kleingruppen selbstorganisiert Lösungen für dringliche und komplexe Probleme zu erarbeiten. Prof. Dr. Andreas Daum und Alina Lapp stellen die Prinzipien dieser Methode vor und schildern den Ablauf einer Open-Space-Veranstaltung sowie ihre Erfolgsfaktoren. Eine ausführliche Checkliste unterstützt Sie bei der Vorbereitung einer Veranstaltung für 20 bis 100 Teilnehmer.

Stellen Sie sich vor, Sie nehmen an einer Fachtagung teil und bemerken, dass Ihnen die informelle Unterhaltung mit den anderen Teilnehmern viel mehr für Ihre Arbeit bringt als die Inhalte, die während der Tagung vermittelt werden. Überrascht nehmen Sie wahr, dass die lockere Atmosphäre in der Kaffeepause mehr Raum dafür gibt, dass neue Ideen und Lösungen für das eigene Projektmanagement entstehen können als die Tagung selbst, bei der Inhalte nach einem im Vorhinein festgelegten Ablauf vorgetragen und diskutiert werden.

Warum also nicht einfach eine komplette Konferenz in Form einer einzigen großen Kaffeepause durchführen? Diesen Gedanken griff der amerikanische Organisationsberater Harrison Owen auf. Er entwickelte 1985 eine Moderationsmethode für Großgruppen, die er "Open Space Technology" nannte (kurz: OST, zu Deutsch: "offener Raum"). Owen hatte zuvor mehrere Kongresse für Organisationsentwickler durchgeführt, die auf mäßige Begeisterung bei den Teilnehmern stießen. Ein Teilnehmer gab Owen schließlich das Feedback, das Beste an der Veranstaltung seien für ihn die Kaffeepausen gewesen. Diese Bemerkung nahm Owen zum Anlass, darüber nachzudenken, wie sich die kreative Stimmung in den Kaffeepausen auf eine Konferenz als Ganzes übertragen ließe. Bei seinem nächsten Symposium zum Thema "Organisational Transformation" setzte er die Ergebnisse seiner Überlegungen um – mit großem Erfolg.

Die Konferenz als Kaffeepause

Die Idee der "Konferenz als Kaffeepause" war geboren – einer Technik zur Moderation von Großgruppen, die mittlerweile seit über 25 Jahren eingesetzt wird. Diejenigen, die von einem übergeordneten Problem betroffen sind, sind eingeladen, in Kleingruppen-Workshops selbstorganisiert Lösungen zu erarbeiten. Dabei müssen sie nur wenige Handlungsprinzipien beachten.

Ursprünglich wurde die OST zur Strukturierung von Großtagungen (mit bis zu 2.000 Teilnehmern) in Unternehmen, Behörden oder Non-Profit-Organisationen eingesetzt, die veranstaltet wurden, weil die Strukturen der jeweiligen Organisation grundlegend geändert werden mussten. So sollten die Tagungsergebnisse z.B. die unternehmensweite strategische Neuausrichtung unterstützen.

Dadurch erhielt die Methode mit der Zeit den Ruf, ein ausgezeichnetes Werkzeug dafür zu sein, Wandel zu initiieren. Sie kann innerhalb der Abteilung eines Unternehmens eingesetzt werden, z.B. beim Kreativmeeting eines größeren Software-Entwicklerteams (ab 20 Personen), um neue Lösungsansätze für Kundenanforderungen zu entwickeln. Aber auch länderübergreifend ist ihr Einsatz möglich, z.B. bei der Fusion von zwei Unternehmen, um unterschiedliche Unternehmenskulturen in eine gemeinsame neue Unternehmenskultur zu überführen.

So liegt es nahe, die OST

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