Budgetierung

Budgetierung umfasst alle Aktivitäten im Projekt zum Aufstellen und Anpassen eines Projektbudgets sowie zur Abstimmung mit Auftraggeber, Lenkungsausschuss oder Fördergebern mit dem Ziel, eine Freigabe zu erreichen.

Die Budgetierung kann sowohl kostenorientiert als auch liquiditätsorientiert durchgeführt werden. Sie ist als Prozess im Projekt zu verstehen, der neben der Zuordnung von Plankosten auf unterschiedliche Einheiten (Projektphasen, -abschnitte, Teilprojekte, Arbeitspakete) auch das Aufstellen von Puffern und speziellen Budgets (wie etwa eines Änderungsbudgets oder Risikobudgets umfasst. Beendet wird die Budgetierung üblicherweise mit einer offiziellen Freigabe durch ein autorisiertes Gremium. Diese Freigabe liefert den verbindlichen Kostenrahmen für das Kostencontrolling sowie die Vorgabe für das Finanzmittelmanagement zur Liquiditätssicherung im Projekt.

Die Definitionen für den Prozess der Budgetierung sind in den gängigen Normen und Richtlinien des Projektmanagements uneinheitlich.

Budgetierung im PMBOK® Guide

Die Budgetierung (Determine Budget) wird im PMBOK® Guide als einer der 47 Prozesse im Kapitel 7 dem Kostenmanagement zugeordnet. Sie beinhaltet die Kostenzuordnung und -verdichtung der geschätzten Projektkosten über die Projektstruktur ebenso wie die Feststellung, welche Reserven für Risiken, Unsicherheiten oder unvorhergesehene Tätigkeiten aufgestellt werden sollen. Ergebnis ist eine Kostengrundlage für die Beschaffung der Finanzmittel des Projekts.

Projektbudget in der DIN 69901

In der DIN 69901-2:2009-01 "Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 2: Prozesse, Prozessmodell" dient der Prozess "Kosten- und Finanzmittelplan erstellen" unter anderem der Sicherung der Liquidität (also der Finanzmittel). Budgetierung wird nicht erwähnt, die freigegebenen Finanzmittel werden in "Teil 5: Begriffe" derselben Norm als "Projektbudget" definiert (DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme, DIN-Taschenbuch 472, 2016, Beuth).

Budgetierung in der IPMA ICB4

Innerhalb der IPMA ICB4 ist die Budgetierung Bestandteil der Practice 7: Kosten und Finanzierung, eine der 14 technischen Kompetenzen und direkt nach der Kostenschätzung positioniert. Dabei wird zwischen der Erstellung des Projektbudgets (Budgetplanung, Einplanung von speziellen Budgetpositionen) und der anschließenden Festlegung des endgültigen Projektbudgets unterschieden.

Budgetierung in der ISO 21500

In der E DIN ISO 21500:2013-06 bezeichnet die Budgetierung die Aufteilung des Projektbudgets (Gesamtbudgets) auf die Arbeitspakete und steht in engem Zusammenhang mit der Kostenschätzung. Explizit wird darin das Ausweisen spezieller Reserven (etwa für Risiken) erwähnt. Die Budgetierung ist der Prozessgruppe der Planung zugeordnet.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Ignatz Schels
4 Bewertungen
3.5
2 Kommentare
Wenn es um PM-Software geht, ziehen viele Projektarbeiter das Tabellenkalkulations-Programm Microsoft Excel komplexen und damit schulungsintensiven PM-Systemen vor. Ignatz Schels zeigt Ihnen, wie Sie Excel für die Planung und Fortschrittskontrolle kleiner bis mittlerer Projekte verwenden können. In diesem ersten Beitrag der zweiteiligen Artikelserie erfahren Sie, wie Sie einen funktionellen Projektplan in Excel anlegen. Dieser bildet die Grundlage für die spätere Kosten- und Terminüberwachung.
von Cornelia Niklas
2 Bewertungen
4
2 Kommentare
Auch kleinere Projekte benötigen eine Kostenplanung. Diese muss nicht aufwändig sein – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B. in Microsoft Excel, reicht dafür aus. Eine solche Vorlage für die Kalkulation kleiner und mittlerer Projekte haben wir im Artikel "Projektkalkulation leicht gemacht mit professioneller Excel-Vorlage" vorgestellt. Cornelia Niklas zeigt in diesem Beitrag, wie Sie damit in der Praxis arbeiten und in fünf Schritten von der Zusammenstellung der Rohdaten bis zum fertigen Kostenplan gelangen. Dabei berücksichtigt sie u.a. auch die Themen Schätzungen, Risikobudget und Was-wäre-wenn-Szenarien.
von Ignatz Schels
4 Bewertungen
4.25
4 Kommentare
Zu den wichtigen Aufgaben zu Projektbeginn gehört die Kostenkalkulation. Bei kleinen und mittleren Projekten erfordert diese keine spezielle Software – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B. in Microsoft Excel, reicht dafür aus. Der Projektleiter kann daraus alle anderen benötigten Sichtweisen für die Projektkalkulation erstellen, z.B. eine Zusammenstellung nach Kostenarten oder nach dem zeitlichen Verlauf der Projektkosten im Kostengang. Ignatz Schels beschreibt, wie Sie in Excel diese Aufgaben mit Hilfe von PivotTables und Charts lösen können und stellt eine vollständige Vorlage für die Kalkulation kleiner und mittlerer Projekte zur Verfügung.
von Christian Flemming
3 Bewertungen
2
0 Kommentare
Jede Preiskalkulation ist mit einer Unsicherheit behaftet, da verschiedene Faktoren die Kosten beeinflussen können. Die üblichen Methoden zur Preisberechnung berücksichtigen das Wissen über diese Unsicherheiten nicht ausreichend, da sie ausschließlich mit festen Kennzahlen arbeiten. Abhilfe für dieses Problem schaffen Methoden, die mit Wahrscheinlichkeiten rechnen, denn sie ermöglichen, das vorhandene Wissen in die Preisbildung einzubeziehen. Christian Flemming stellt eine solche Methode vor und erläutert, wie sich diese auch ohne tiefgehende Statistik-Kenntnisse anwenden lässt.
von Cornelia Niklas
2 Bewertungen
4.5
0 Kommentare
Eine fundierte und transparente Kostenplanung, die ggf. auch spezielle Budgets für Risiken und Änderungen berücksichtigt, ist erforderlich, um später das Kostencontrolling effizient durchführen zu können. Wie ein tragfähiges Konzept für eine Kostenplanung aussehen kann und wie Sie systematisch in fünf Schritten einen Kostenplan erstellen, der die Basis für eine Projektkalkulation bildet, zeigt Cornelia Niklas anschaulich anhand vieler Beispiele aus der Praxis.
von Cornelia Niklas
8 Bewertungen
4.125
1 Kommentar
Kostenmanagement gehört zu den wesentlichen Aufgaben des Projektleiters und dient dazu, das Projektbudget einzuhalten. Basis dafür ist ein schlüssiger und strukturierter Kostenplan, der auf der Projektplanung aufbaut. Welche unterschiedlichen Herangehensweisen es gibt, um einen Kostenplan zu erstellen, und welche Grundsätze in der Praxis dabei beachtet werden sollten, zeigt Cornelia Niklas in diesem zweiten Teil der Artikelfolge.
von Dr. Georg Angermeier
15 Bewertungen
4.266665
0 Kommentare
Für eine Projektidee kann niemand eine belastbare Kalkulation der Projektkosten erstellen. Trotzdem benötigen z.B. Auftraggeber oder Angebotsersteller eine ungefähre Vorstellung von der Größenordnung des Projektbudgets, um beurteilen zu können, ob die Projektidee weiter verfolgt werden soll. Eine Schätzung des Projektbudgets ist zu diesem Zeitpunkt jedoch nur intuitiv möglich, da die notwendige Informationsbasis fehlt. Wie Sie im Vorfeld eines Projekts dennoch eine halbwegs belastbare Kostenaussage treffen können, beschreibt Dr. Georg Angermeier in diesem Tipp.
von Beat R. Schybli
3 Bewertungen
3
2 Kommentare
Um langwierige Diskussionen mit den Stakeholdern, insbesondere mit dem Projektauftraggeber zu vermeiden, weisen Projektleiter ihre Sicherheitsreserve häufig nicht transparent aus. Ein sinnvolles Werkzeug, das die notwendige Contingency Reserve für die Stakeholder nachvollziehbar macht, fehlte dem Projektleiter bisher. Beat R. Schybli hat eine Methode entwickelt, mit der er anhand konkreter Kriterien die Sicherheitsreserve bestimmt und diese in den Planungsdokumenten zur Zeit- und Kostenplanung nachvollziehbar angibt.
von Dr. Georg Angermeier
12 Bewertungen
3.25
3 Kommentare
Auftraggeber halten das Budget oft knapp und bewilligen auch keine finanziellen Puffer. Erfahrene Projektleiter verschaffen sich deshalb oft mit Hilfe von Dummy-Positionen in der Projektkalkulation Handlungsfreiheit und betreiben damit zugleich aktive Risikovorsorge. Dr. Georg Angermeier erklärt in seinem Tipp, wie man mit diesen Positionen arbeitet.
von Max L.J. Wolf
11 Bewertungen
3.18182
0 Kommentare
Es kommt immer wieder vor, dass Projektleiter den Kostenplan für ihr Projekt reduzieren sollen. Max L. J. Wolf erklärt in seinem Tipp, wo man – abhängig von der Projektart - den Rotstift am besten ansetzt und wie man Schritt für Schritt vorgeht, um konkrete Einsparungspotenziale zu finden.
von Martin Rother
2 Bewertungen
4
0 Kommentare
Ein Projekt lohnt sich für ein Unternehmen nur, wenn es mehr Nutzen bringt als es Kosten verursacht. Um das zu beurteilen, benötigt das Management eine Reihe von Informationen, die bei PRINCE2 in einem so genannten "Business Case" zusammengefasst werden. Dieser ermöglicht es, vor dem Start sowie im laufenden Projekt Entscheidungen über Fortführung oder Abbruch eines Projekts zu begründen. Martin Rother erläutert die Bedeutung des Business Case bei PRINCE2 und wie man mit ihm das Projekt steuert.
von Dieter Schiecke
Bewertungen
0
0 Kommentare
Neben der Planung und Kontrolle von Terminen spielt die Übersicht über die Kosten eine große Rolle. Hier hat Microsoft Excel wohl seine größten Vorteile gegenüber spezialisierter Projektmanagement-Software und wird deshalb auch gern und oft eingesetzt. Dieter Schiecke stellt im zweiten Teil dieser Serie Techniken vor, die typische Probleme lösen.
von Petra Meier
Bewertungen
0
0 Kommentare
Für ein Unternehmen ist das Budget ein Kalkulationsfaktor, der das gesamte Vorgehen hinsichtlich Vermarktung, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit beeinflusst. In der Praxis regiert jedoch sehr oft der Markt und ein Budget wird meist nicht ermittelt. Sei es, weil es zu aufwändig erscheint oder das dafür notwendige betriebswirtschaftliche Wissen fehlt. Petra Meier zeigt in ihrem leicht verständlichen Artikel, dass die Ermittlung von Kennzahlen weder aufwändig noch schwierig sein muss und sich auch für kleine Projektgrößen lohnt. Denn in manchen Fällen kann es besser sein, sich gegen ein Projekt zu entscheiden.
Alle relevanten Beiträge anzeigen
Tech Link