Projektkalkulation

Projektkalkulation ist die Kalkulation des für ein Projekt erforderlichen Budgets. Je nachdem, aus welchen Bestandteilen sich das Projektbudget zusammensetzt, in welchen Detaillierungsschritten die Budgetierung erfolgt und mit welcher Genauigkeit die Prognosen benötigt werden, sind hierbei unterschiedliche Kalkulationsaufgaben auszuführen.

Grundsätzlich ist die Projektkalkulation eine der schwierigsten Aufgaben bei der Projektplanung, da einerseits jedes Projekt seiner Definition nach einmalig und somit nicht im Voraus kalkulierbar ist. Andererseits sind die Ergebnisse der Projektkalkulation sowohl für die Erstellung eines Business Cases als auch für eine Angebotskalkulation unverzichtbar.

Genauigkeit der Projektkalkulation

Die Diskrepanz zwischen unsicherer Prognose und Anforderungen der Wirtschaftlichkeitsrechnung wird durch verschiedene Herangehensweisen berücksichtigt.

  • Bei einer Bottom-Up-Planung versucht man, die Genauigkeit der Aufwandsschätzungen durch die Detaillierung der einzelnen Aufgaben möglichst groß zu machen. Durch Kombination verschiedener Methoden zur Aufwandsschätzung kann man versuchen, sowohl den wahrscheinlichen Aufwand als auch seine mögliche Variation zu ermitteln.
  • Das frühzeitige Einholen verbindlicher Angebote noch vor Projektbeginn kann das Kostenrisiko auf die Zulieferer abwälzen. Dies ist setzt aber eine entsprechend starke Position des Ausschreibenden voraus. Aber auch wenn die Angebote unverbindlich erstellt werden, wird damit die Expertise der Lieferanten in die Kalkulation einbezogen.
  • Das Einplanen finanzieller Puffer verringert einerseits das Risiko einer Kostenüberschreitung, lässt aber andererseits die Rentabilität des Projekts in einem schlechteren Licht erscheinen.
  • Mit einer Risikoanalyse präzisiert man die möglichen Kostenüberschreitungen durch eintretende Risiken. Gleichzeitig versucht man, durch geeignete Gegenmaßnahmen, diese zu reduzieren.
  • Umgekehrt kann man durch einen "Top-Down"-Prozess den erlaubten Kostenrahmen vorgeben, so dass die Projektplanung sich mit ihrem Ergebnis daran orientieren muss.

Bestandteile einer Projektkalkulation

Zu kalkulierende Bestandteile eines Projektbudgets sind mindestens:

  • der geschätzte Aufwand für die Durchführung des Projekts
  • das für die Finanzierung von Änderungsanträgen reservierte Änderungsbudget
  • das für die Finanzierung von Risikomaßnahmen reservierte Risikobudget
  • der finanzielle Puffer für das Projekt

Inhaltliche Strukturierung

Die Projektkalkulation muss sich an der Projektkostenstruktur orientieren. Typisch ist die Kostenträgerrechnung, d.h. die Kalkulation der Projektkosten nach Kostenträgern (Arbeitspaketen oder Teilleistungen). Bei kleinen Projekten kann auch eine pauschale, am Ergebnis orientierte Kalkulation nach Kostenarten (Personalkosten, Sachkosten, Abschreibung für Abnutzung usw.) sinnvoll sein.

Zeitliche Strukturierung

Die Projektkalkulation ist zunächst zeitunabhängig. In der Praxis wirkt sich jedoch der Zeitpunkt von Beschaffungen und Personaleinsatz häufig auf die Kosten aus. Wenn beispielsweise bei einem Straßenbauprojekt Nacht- und Wochenendarbeit anfällt, muss dies bereits in der Kalkulation berücksichtigt werden (Beschleunigungskosten).

Die Projektkalkulation ergibt zusammen mit dem Ablaufplan den Kostenplan des Projekts.

Projektkalkulation in den PM-Standards

Im PMBOK® Guide gibt es keinen, der Projektkalkulation genau entsprechenden Begriff. Die dort verwendeten Begriffe "Cost Estimating" und "Cost Budgeting" (Kostenschätzung und Kostenplanung) entsprechen gemeinsam in etwa dem Begriff der Projektkalkulation.

Die DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe" definiert Projektkalkulation im Sinne der Erstellung eines Kostenplans. In einer Anmerkung weist der Normtext darauf hin, dass die Projektkalkulation im Laufe des Projekts aktualisiert wird und am Ende des Projekts eine Nachkalkulation durchgeführt wird.

PRINCE2® beschreibt den planerischen Rahmen für die Projektkalkulation. So fordert es eine produktorientierte Vorgehensweise bei der Planung, empfiehlt das Ausweisen von Risiko- sowie Änderungsbudget und baut das Kosten-Controlling auf der Definition und Überwachung von Kosten-Toleranzen auf.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Christian Flemming
3 Bewertungen
2
0 Kommentare
Jede Preiskalkulation ist mit einer Unsicherheit behaftet, da verschiedene Faktoren die Kosten beeinflussen können. Die üblichen Methoden zur Preisberechnung berücksichtigen das Wissen über diese Unsicherheiten nicht ausreichend, da sie ausschließlich mit festen Kennzahlen arbeiten. Abhilfe für dieses Problem schaffen Methoden, die mit Wahrscheinlichkeiten rechnen, denn sie ermöglichen, das vorhandene Wissen in die Preisbildung einzubeziehen. Christian Flemming stellt eine solche Methode vor und erläutert, wie sich diese auch ohne tiefgehende Statistik-Kenntnisse anwenden lässt.
von Cornelia Niklas
2 Bewertungen
4.5
0 Kommentare
Eine fundierte und transparente Kostenplanung, die ggf. auch spezielle Budgets für Risiken und Änderungen berücksichtigt, ist erforderlich, um später das Kostencontrolling effizient durchführen zu können. Wie ein tragfähiges Konzept für eine Kostenplanung aussehen kann und wie Sie systematisch in fünf Schritten einen Kostenplan erstellen, der die Basis für eine Projektkalkulation bildet, zeigt Cornelia Niklas anschaulich anhand vieler Beispiele aus der Praxis.
von Dr. Georg Angermeier
12 Bewertungen
3.25
3 Kommentare
Auftraggeber halten das Budget oft knapp und bewilligen auch keine finanziellen Puffer. Erfahrene Projektleiter verschaffen sich deshalb oft mit Hilfe von Dummy-Positionen in der Projektkalkulation Handlungsfreiheit und betreiben damit zugleich aktive Risikovorsorge. Dr. Georg Angermeier erklärt in seinem Tipp, wie man mit diesen Positionen arbeitet.
von Cornelia Niklas
5 Bewertungen
4.6
0 Kommentare
Ein Controlling-Konzept darf weder starres Korsett noch übertriebener Formalismus sein, wenn es im Unternehmen akzeptiert werden soll. Damit Projektcontrolling gelebt wird und die angestrebte Transparenz bewirkt, kommt es vor allem auf eine klare Linie mit leicht verständlichen Anforderungen an. Wie Sie ein solches Konzept erstellen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, zeigt Cornelia Niklas in diesem zweiten Teil der vierteiligen Artikelfolge. Als Grundlagen dienen das Ergebnis des Fragebogens aus dem ersten Teil und eine Microsoft Word-Vorlage, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.
von Tanja Kuhn
Bewertungen
0
0 Kommentare
Zum Runden von Zahlen bietet Microsoft Excel unter anderem die einfach zu handhabende Funktion "VRUNDEN". Sie wird oft dazu verwendet, Beträge in einer bestimmten Schrittweite zu runden. Trotz der einfachen Syntax hat die Funktion einen Haken: Sie liefert nicht immer ein korrektes Ergebnis. Tanja Kuhn und Kathrin Rykart zeigen Ihnen, wie Sie das Problem elegant umgehen können.
von Dirk Sandhorst
5 Bewertungen
3
2 Kommentare
Software-Projekte sind berüchtigt dafür, dass sie immer wieder den gesetzten Zeitrahmen sprengen. Die Ursache liegt oft in einer falschen Einschätzung des Aufwands zu Projektbeginn, denn meist liegen zu diesem Zeitpunkt noch keine detaillierten Informationen zu den Anforderungen vor. Dirk Sandhorst beschreibt in diesem Artikel ein Verfahren zur Aufwandschätzung, das unter solchen Umständen trotzdem in kurzer Zeit verlässliche Aussagen liefert. Es hat sich in der Praxis bewährt und kann sofort eingesetzt werden.
von Dr. Achim Kindler
1 Bewertung
1
0 Kommentare
Mit einer zunehmenden Verschärfung des Wettbewerbs nimmt auch die Bedeutung einer professionellen Aufwandschätzung zu, da die geringen finanziellen Spielräume es nicht mehr erlauben, Schätzprobleme einfach durch Risikozuschläge bei der Kalkulation auszugleichen. Im zweiten und letzten Teil dieser Artikelfolge erläutert Dr. Achim Kindler vier zusätzliche Maßnahmen, um die Schätzergebnisse mittelfristig weiter zu verbessern. Darüber hinaus zeigt er, mit welcher Kritik Sie rechnen müssen, wenn Sie die beschriebenen Maßnahmen im eigenen Unternehmen umsetzen, und wie Sie darauf reagieren können.
von Frank Gürgens
3 Bewertungen
3.666665
0 Kommentare
Für das Verfassen von Angeboten gilt: Kleiner Fehler - große Wirkung! Frank Gürgens beschreibt in seinem Artikel häufige Stolperfallen bei der Erstellung von Angeboten und Pitch-Teilnahmen, in die auch so manch gestandener Projektmanager hin und wieder tritt. Die aufgeführten Beispiele beziehen sich auf Projekte im Bereich Software und Multimedia, die Tipps und Ratschläge lassen sich jedoch auch auf andere Projekte übertragen.
von Tanja Kuhn
1 Bewertung
5
1 Kommentar
Das Lösen komplexer Rechenprobleme kostet in der Regel Zeit und manchmal Nerven. Wer es sich einfacher machen möchte, kann auf den Solver von Microsoft Excel zurückgreifen. Er ist der große Bruder der Zielwertsuche und ermöglicht es, auch umfangreiche Optimierungsaufgaben zu lösen. Im Gegensatz zur Zielwertsuche kann er mehrerer Variablen gleichzeitig verändern, bis das gewünschte Ergebnis gefunden ist. Dabei berücksichtigt er zusätzliche Nebenbedingungen. Anhand eines Beispiels erklären Tanja Kuhn und Kathrin Rykart in ihrem Artikel, wie Sie den Solver für Optimierungen einsetzen können und wie Sie Schnelligkeit und Genauigkeit beeinflussen.
von Dr. Achim Kindler
4 Bewertungen
4
0 Kommentare
Jeder Projektverantwortliche kennt das Problem: Für ein anstehendes Projekt sollen frühzeitig möglichst zuverlässige Aussagen zu den voraussichtlichen Projektkosten gemacht werden - ohne allzu großen Aufwand und ohne detaillierte Informationen. Das Risiko ist groß, dass sich die geschätzten Werte später als falsch herausstellen und der Projekterfolg deshalb gefährdet ist. Dr. Achim Kindler zeigt, mit welchen einfachen Maßnahmen Sie die Schätzrisiken reduzieren können. Der erste Teil stellt vorrangig sechs einfache und schnell durchführbare Maßnahmen vor. Weitere Maßnahmen, die über die kurzfristigen Lösungsansätze hinausgehen, behandelt Teil 2 in einer der kommenden Ausgaben des Projekt Magazins.
von Dr. Martin Kärner
5 Bewertungen
3.4
0 Kommentare
Wer explodierende Kosten, überzogene Termine oder schlechte Produktqualität vermeiden will, kommt an einer wirksamen Controllingstruktur nicht vorbei. Nur so können Auftraggeber und Projektleitung den Projektverlauf im Griff behalten. Eine solche Struktur lässt sich auch in kleinen Projekten mit wenig Aufwand einrichten. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag, was ein wirksames Controlling bringt und wie es aufgebaut werden kann.
von Stavros Georgantzis
Bewertungen
0
0 Kommentare
Bei der Planung von Projekten interessieren neben den Termin- und Aufwandsergebnissen vor allem auch die Kosten. Besonders wenn es darum geht, Budgets für die einzelnen Projektphasen oder "Deliverables" zu beantragen, müssen die Kosten eindeutig ermittelt und zugeordnet werden können. Stavros Georgantzis zeigt in seinem Beitrag, wie sich Kosten innerhalb von Microsoft Project 2002 und 2003 transparent darstellen, aufbereiten und auswerten lassen. Das dargestellte Vorgehen können Sie analog verwenden, um andere Parameter – zum Beispiel Arbeit – auszuwerten.
von Dr. Georg Angermeier
11 Bewertungen
3.545455
1 Kommentar
Arbeitspakete sind die Grundbausteine eines Projekts. Nur wenn sie richtig definiert sind, steht das Projektgebäude stabil. Sie sind für die Arbeitsverteilung an die Mitarbeiter notwendig und ermöglichen effizientes Projekt-Controlling. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie Sie Arbeitspakete definieren und bei der Projektabwicklung für die Überwachung und vorausschauende Steuerung einsetzen können. Anhand eines Praxisbeispiels verdeutlicht er die entscheidende Rolle des Arbeitspakets im Projektkontext.
von Reinhard P. Oechtering
1 Bewertung
3
0 Kommentare
Unternehmen machen immer wieder die bittere Erfahrung, dass selbst Software-Entwicklungsprojekte auf Festpreis-Basis gegen Budgetüberschreitungen, Krisen oder Abbrüche mit hohen Verlusten auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite nicht gefeit sind. Trotzdem tendieren Auftraggeber häufig zu dieser Vertragsvariante. Reinhard P. Oechtering untersucht in seinem Beitrag kritisch die möglichen Wirkungen eines Festpreisvertrags auf die Projektabwicklung. Hierzu erläutert er die Grundzüge von Dienst- und Werkverträgen. Als mögliche Alternative skizziert der Autor das Target-Preis-Modell, das Unternehmen in der Praxis noch immer selten anwenden.
von Petra Meier
Bewertungen
0
0 Kommentare
Für ein Unternehmen ist das Budget ein Kalkulationsfaktor, der das gesamte Vorgehen hinsichtlich Vermarktung, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit beeinflusst. In der Praxis regiert jedoch sehr oft der Markt und ein Budget wird meist nicht ermittelt. Sei es, weil es zu aufwändig erscheint oder das dafür notwendige betriebswirtschaftliche Wissen fehlt. Petra Meier zeigt in ihrem leicht verständlichen Artikel, dass die Ermittlung von Kennzahlen weder aufwändig noch schwierig sein muss und sich auch für kleine Projektgrößen lohnt. Denn in manchen Fällen kann es besser sein, sich gegen ein Projekt zu entscheiden.
von Jürgen Wedelstaedt
3 Bewertungen
3
0 Kommentare
Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Grundlagen des Kosten- und Termincontrollings. Nach einer Übersicht über mögliche Abweichungen im Rahmen der Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung lernen Sie grundlegende Instrumente des Kosten- und Termincontrollings kennen. Denn: Ohne eine zielorientierte und systematische Planung und Überwachung von Terminen und Kosten haben Projekte nur eine geringe Erfolgschance!
von Hedwig Kellner
10 Bewertungen
4.3
0 Kommentare
Es gibt keine Schätzmethode, die treffsichere Ergebnisse von Aufwand- und Kostenschätzungen garantiert, denn vielfältige Einflüsse wirken sich auf eine Projektkalkulation aus. Hedwig Kellner gibt Tipps, wie Projektschätzer mögliche Risiken rechtzeitig erkennen können. Eine Checkliste zum Ausdrucken dient als Orientierungshilfe, damit Sie bei Ihren Schätzungen keine wichtigen Einflussfaktoren vergessen.
Alle relevanten Beiträge anzeigen
Tech Link