Kalkulation ist die Strukturierung, Schätzung und Berechnung von Kosten und Preisen für einen definierten Leistungsumfang.

Im Laufe eines Projekts ist eine Reihe von Kalkulationen durchzuführen:

• Als erstes bilden Aufwandsschätzungen für die definierten Aufgaben (z.B. Teillleistungen, Arbeitspakete) die Basis für die weiteren Kalkulationen.
• Anschließend liefert die Projektkalkulation den Kostenplan und daraus abgeleitet das erforderlich Projektbudget
• Im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsrechnung können weitere Kalkulationen notwendig sein, um die Rentabilität des Projekts zu beurteilen.
• Während der Projektdurchführung überwacht der ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel . Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. mit Hilfe der mitlaufenden Kalkulation den Kostengang des Projekts.
• Beim ProjektabschlussProjektabschlussDer Projektabschluss umfasst diejenigen Tätigkeiten eines Projekts, die dazu dienen, alle Projektprozesse und Projektmanagementprozesse zu beenden und die Abnahme des Projekts herbeizuführen oder nach ProjektendeProjektendeDas Projektende ist der Termin , zu dem der Lenkungsausschuss ein Projekt für abgeschlossen erklärt. (wenn alle Forderungen abschließend geklärt sind) gibt die Projektnachkalkulation endgültige Auskunft über die tatsächlichen IstkostenIstkostenDie Istkosten sind die tatsächlich angefallenen, gesamten Kosten eines Projekts, Teilprojekts, Arbeitspakets oder Vorgangs zu einem bestimmten Stichtag. Dabei ist nicht der Zahlungsfluss ausschlaggebend, sondern die Verwendung der entsprechenden Ressourcen im Projekt. des gesamten Projekts und liefert damit entscheidenden Input für die rückwirkende Bewertung des Projekts.

Grundsätzlich besteht eine Kalkulation aus den Schritten:

• Ermittlung der Einzelkosten
• Bestimmung der auf das Projekt umzulegenden Gemeinkosten
• Festlegen des mit dem betrachteten Leistungsumfang (Projekt, ProduktProduktAus Projektsicht ist ein Produkt die im Lastenheft beschriebene, zu erbringende Leistung des Projekts. Meistens muss ein Projekt mehrere Produkte erstellen, um den vereinbarten Leistungsumfang zu erbringen. Die Auflistung aller zu erstellenden Produkte eines Projekts ist das sog. Leistungsverzeichnis . Die Menge aller Produkte eines Projekts definieren den sog. Projektumfang (Inhalt und Umfang, Scope)., Dienstleistung) zu erzielenden Gewinns