Kalkulation

Kalkulation ist die Strukturierung, Schätzung und Berechnung von Kosten und Preisen für einen definierten Leistungsumfang.

Im Laufe eines Projekts ist eine Reihe von Kalkulationen durchzuführen:

  • Als erstes bilden Aufwandsschätzungen für die definierten Aufgaben (z.B. Teillleistungen, Arbeitspakete) die Basis für die weiteren Kalkulationen.
  • Anschließend liefert die Projektkalkulation den Kostenplan und daraus abgeleitet das erforderlich Projektbudget
  • Im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsrechnung können weitere Kalkulationen notwendig sein, um die Rentabilität des Projekts zu beurteilen.
  • Während der Projektdurchführung überwacht der Projektmanager mit Hilfe der mitlaufenden Kalkulation den Kostengang des Projekts.
  • Beim Projektabschluss oder nach Projektende (wenn alle Forderungen abschließend geklärt sind) gibt die Projektnachkalkulation endgültige Auskunft über die tatsächlichen Istkosten des gesamten Projekts und liefert damit entscheidenden Input für die rückwirkende Bewertung des Projekts.

Grundsätzlich besteht eine Kalkulation aus den Schritten:

  • Ermittlung der Einzelkosten
  • Bestimmung der auf das Projekt umzulegenden Gemeinkosten
  • Festlegen des mit dem betrachteten Leistungsumfang (Projekt, Produkt, Dienstleistung) zu erzielenden Gewinns

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In fünf Schritten zum fertigen Kostenplan in Excel
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Auch kleinere Projekte benötigen eine Kostenplanung. Diese muss nicht aufwändig sein – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B. in Microsoft Excel, reicht dafür aus. Eine solche Vorlage für die Kalkulation kleiner und mittlerer Projekte haben wir im Artikel "Projektkalkulation leicht gemacht mit professioneller Excel-Vorlage" vorgestellt. Cornelia Niklas zeigt in diesem Beitrag, wie Sie damit in der Praxis arbeiten und in fünf Schritten von der Zusammenstellung der Rohdaten bis zum fertigen Kostenplan gelangen. Dabei berücksichtigt sie u.a. auch die Themen Schätzungen, Risikobudget und Was-wäre-wenn-Szenarien.
Projektkalkulation leicht gemacht mit professioneller Excel-Vorlage
von Ignatz Schels
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Zu den wichtigen Aufgaben zu Projektbeginn gehört die Kostenkalkulation. Bei kleinen und mittleren Projekten erfordert diese keine spezielle Software – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B. in Microsoft Excel, reicht dafür aus. Der Projektleiter kann daraus alle anderen benötigten Sichtweisen für die Projektkalkulation erstellen, z.B. eine Zusammenstellung nach Kostenarten oder nach dem zeitlichen Verlauf der Projektkosten im Kostengang. Ignatz Schels beschreibt, wie Sie in Excel diese Aufgaben mit Hilfe von PivotTables und Charts lösen können und stellt eine vollständige Vorlage für die Kalkulation kleiner und mittlerer Projekte zur Verfügung.
Unsicherheiten bei der Angebotskalkulation berücksichtigen
von Christian Flemming
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Jede Preiskalkulation ist mit einer Unsicherheit behaftet, da verschiedene Faktoren die Kosten beeinflussen können. Die üblichen Methoden zur Preisberechnung berücksichtigen das Wissen über diese Unsicherheiten nicht ausreichend, da sie ausschließlich mit festen Kennzahlen arbeiten. Abhilfe für dieses Problem schaffen Methoden, die mit Wahrscheinlichkeiten rechnen, denn sie ermöglichen, das vorhandene Wissen in die Preisbildung einzubeziehen. Christian Flemming stellt eine solche Methode vor und erläutert, wie sich diese auch ohne tiefgehende Statistik-Kenntnisse anwenden lässt.
So kalkulieren Sie mit Dummy-Positionen
von Dr. Georg Angermeier
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Auftraggeber halten das Budget oft knapp und bewilligen auch keine finanziellen Puffer. Erfahrene Projektleiter verschaffen sich deshalb oft mit Hilfe von Dummy-Positionen in der Projektkalkulation Handlungsfreiheit und betreiben damit zugleich aktive Risikovorsorge. Dr. Georg Angermeier erklärt in seinem Tipp, wie man mit diesen Positionen arbeitet.
Mittelwerte in Excel berechnen – aber richtig!
von Dieter Schiecke
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Wenn Sie mit Microsoft Excel ein arithmetisches Mittel berechnen möchten, können Sie dafür die "Mittelwert"-Funktion verwenden. Doch diese hat gewisse Eigenheiten – wer sie nicht beachtet, erhält leicht ein falsches Ergebnis. Dieter Schiecke beschreibt, wie Sie Fehler vermeiden und wie Sie mit Hilfe einer Matrixformel auch gewichtete Mittelwerte einfach berechnen können.
Häufige Fehler bei Angebot und Pitch
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Für das Verfassen von Angeboten gilt: Kleiner Fehler - große Wirkung! Frank Gürgens beschreibt in seinem Artikel häufige Stolperfallen bei der Erstellung von Angeboten und Pitch-Teilnahmen, in die auch so manch gestandener Projektmanager hin und wieder tritt. Die aufgeführten Beispiele beziehen sich auf Projekte im Bereich Software und Multimedia, die Tipps und Ratschläge lassen sich jedoch auch auf andere Projekte übertragen.
Zahlen analysieren und optimieren: Der Solver in Microsoft Excel
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Das Lösen komplexer Rechenprobleme kostet in der Regel Zeit und manchmal Nerven. Wer es sich einfacher machen möchte, kann auf den Solver von Microsoft Excel zurückgreifen. Er ist der große Bruder der Zielwertsuche und ermöglicht es, auch umfangreiche Optimierungsaufgaben zu lösen. Im Gegensatz zur Zielwertsuche kann er mehrerer Variablen gleichzeitig verändern, bis das gewünschte Ergebnis gefunden ist. Dabei berücksichtigt er zusätzliche Nebenbedingungen. Anhand eines Beispiels erklären Tanja Kuhn und Kathrin Rykart in ihrem Artikel, wie Sie den Solver für Optimierungen einsetzen können und wie Sie Schnelligkeit und Genauigkeit beeinflussen.
Das Pflichtenheft – Basis für den Projekterfolg
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Lastenheft und Pflichtenheft bilden gemeinsam den Grundstein eines Projekts. Der Auftraggeber beschreibt im Lastenheft, was er will, der Auftragnehmer im Pflichtenheft, wie er es macht. Die korrekte Erstellung von Lastenheft und Pflichtenheft fördert einen reibungslosen Projektverlauf und reduziert somit die Projektrisiken. Viele Projektverantwortliche wissen aber nicht, nach welchen Kriterien sie diese Dokumente erstellen sollen. Dr. Georg Angermeier gibt Orientierung und beschreibt in seinem Artikel die Erstellung des Pflichtenhefts als Antwort auf das Lastenheft.
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