Im Laufe eines Projekts ist eine Reihe von Kalkulationen durchzuführen:

• Als erstes bilden Aufwandsschätzungen für die definierten Aufgaben (z.B. Teillleistungen, Arbeitspakete) die Basis für die weiteren Kalkulationen.
• Anschließend liefert die Projektkalkulation den Kostenplan und daraus abgeleitet das erforderlich Projektbudget
• Im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsrechnung können weitere Kalkulationen notwendig sein, um die Rentabilität des Projekts zu beurteilen.
• Während der Projektdurchführung überwacht der Projektmanager mit Hilfe der mitlaufenden Kalkulation den Kostengang des Projekts.
• Beim Projektabschluss oder nach Projektende (wenn alle Forderungen abschließend geklärt sind) gibt die Projektnachkalkulation endgültige Auskunft über die tatsächlichen Istkosten des gesamten Projekts und liefert damit entscheidenden Input für die rückwirkende Bewertung des Projekts.

Grundsätzlich besteht eine Kalkulation aus den Schritten:

• Ermittlung der Einzelkosten
• Bestimmung der auf das Projekt umzulegenden Gemeinkosten
• Festlegen des mit dem betrachteten Leistungsumfang (Projekt, Produkt, Dienstleistung) zu erzielenden Gewinns