Was sind Arbeitstechniken?

Arbeitstechniken beschreiben Prozesse und Regeln für die effektive Gestaltung von Arbeiten. Sie enthalten systematisierte Abläufe von Arbeiten und zielen darauf ab, immer wiederkehrende Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen, um die Arbeitsproduktivität zu erhöhen. Zudem erleichtern sie es Anwender:innen, unbekannte und komplexe Aufgaben zu lösen, da sie dafür Strukturen vorgeben.

Der Einsatz von Arbeitstechniken hat die folgenden Vorteile:

• Die Qualität der Arbeit steigt, da die Abfolge der Arbeitsschritte durchdacht ist.
• Die Produktivität der Arbeit nimmt durch die Optimierung der Arbeitsabläufe zu.
• Stress und Konflikte werden verringert, da Arbeiten nach bewährten und allgemein bekannten Abläufen durchgeführt werden.

Wie unterstützen Vorlagen und Tools?

Unterstützt werden Arbeitstechniken durch Templates. Dies sind Vorlagen meist für Dokumente, in denen Arbeitsinhalte in strukturierter Form dokumentiert werden. Sie geben die Struktur eines Dokuments vor, in die Inhalte eingefügt werden. Aus Struktur und Inhalt entsteht dann das fertige Dokument. Ein Beispiel für ein einfaches Template ist eine Tabelle für die Aufnahme von offenen Punkten. Das projektmagazin bietet in seinem Tools-Bereich sofort einsetzbare Projektmanagement-Vorlagen und praktische Tools, die Ihnen Ihre tägliche Projektarbeit erleichtern.

Wie oben erwähnt, werden im Kontext von Arbeitstechniken auch die Begriffe Tools oder Werkzeuge verwendet. Allgemein sind Werkzeuge Objekte, mit denen die Funktionen des Körpers ergänzt, erweitert oder ersetzt werden können. Z.B. ergänzt eine Pinzette die Funktion der Finger, um extrem kleine Objekte zu greifen. Im Kontext von Arbeitstechniken ergänzen Werkzeuge manuelle Prozesse oder automatisieren diese. Beispielsweise vereinfacht ein Tabellenkalkulationsprogramm die Handhabung einer Aufgabenlisten durch die Funktion für das Sortieren der Aufgaben nach unterschiedlichen Kriterien. 

Der Begriff Arbeitstechnik überschneidet sich mit dem Begriff Methode, oft werden sie auch synonym verwendet. Unter Methode wird die Art und Weise verstanden, wie man etwas tut, um ein Ziel zu erreichen. Im Allgemeinen werden mit Methoden umfangreichere Vorgehensweisen beschrieben, und mit Arbeitstechniken Vorgehensweisen, die wenige Schritte umfassen (vgl. die Beschreibung für Methoden und Techniken des österreichischen Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung).

Eine Arbeitstechnik kann ein Bestandteil einer Methode sein. Z.B. ist eine Aufgabenliste ein Bestandteil der Alpen-Methode für das Zeitmanagement an Arbeitstagen.

Was sind Beispiele für Arbeitstechniken?

Arbeitstechniken werden üblicherweise in die folgenden Bereiche strukturiert: Techniken zur

• Planung und Durchführung von Projekten (Projektmanagement-Techniken). Beispiel: Projektsteckbrief, mit dem ein Projekt in systematisierter Form beschrieben wird.
• Definition von Arbeitszielen und die Kontrolle von deren Zielerreichung. Beispiel: Portfoliotechnik, mit der strategische Größen in Projekten – wie Umsatz, Investitionen etc. – visualisiert und strategische Ziele abgeleitet werden.
• Strukturierung und Optimierung von Arbeitszeiten (Zeitmanagementtechniken). Beispiel: To-do-Liste, in der durchzuführende Arbeiten aufgelistet werden (z.B. für Microsoft Outlook).
• Vorbereitung von Entscheidungen und das Setzen von Prioritäten  (Entscheidungstechniken). Beispiel: Entscheidungsbaum, in dem alle möglichen Alternativen für eine Entscheidung systematisch visualisiert werden.
• Kontrolle von Arbeitsabläufen. Beispiel: Checklisten, welche durchzuführende Arbeitsschritte dokumentieren, damit kontrolliert werden kann, ob diese auch durchgeführt wurden (siehe dazu z.B. "Checkliste zur Aufgabenanalyse und Gesprächsführung")
• Führung von Mitarbeitenden (Führungs- und Kommunikationstechniken). Beispiel: Moderationstechniken, mit welchen die Diskussion in Gruppen strukturiert werden.
• Teilnehmerorientierten Gestaltung von Präsentationen (Präsentationstechniken). Beispiel: Technik des Pyramidalen Präsentierens, mit welcher die Inhalte einer Präsentation strukturiert werden.
• Reduktion von Stress, um die Überbeanspruchung am Arbeitsplatz zu reduzieren. Beispiel: die Pomodoro®-Technik nach Cirillo, mit der Arbeitsphasen und Pausen strukturiert werden (siehe dazu "Fokus und Pause")
• Entwicklung von Lösungen und Ideen (Kreativitätstechniken). Beispiel: Brainstorming zum Sammeln von Ideen.
• Aneignung von Wissen (Lerntechniken). Beispiel: Lesetechniken mit denen Texte schnell erfasst werden können (siehe dazu "Speed Reading: Besser & schneller lesen durch Tempowechsel")
• Unterstützung der Arbeit in schnelllebigen und unsicheren Umfeldern (Agile Arbeitstechniken). Beispiel: Timeboxing für die Arbeitsplanung u.a. in agilen Umfelder