

Das Ziel des Zeitmanagements ist, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit möglichst optimal zu nutzen, um die eigene Produktivität zu steigern und eine Balance zwischen Arbeit und Erholung zu erreichen. Dafür eigenen sich Techniken, mit denen die Tätigkeiten erfasst, priorisiert, geplant und abgearbeitet werden.
Das Ziel des Zeitmanagements ist, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit möglichst optimal zu nutzen, um die eigene Produktivität zu steigern und eine Balance zwischen Arbeit und Erholung zu erreichen. Dafür eigenen sich Techniken, mit denen die Tätigkeiten erfasst, priorisiert, geplant und abgearbeitet werden.
Im Zeitmanagement werden konsequent und zielgerichtet Arbeitstechniken eingesetzt, um die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen. Diese werden auch als Zeitmanagementtechniken bezeichnet.
In Deutschland hat Lothar Seiwert mit seinem 1984 erschienen Buch "Das 1x1 des Zeitmanagements" das Thema bekannt gemacht. Neben den traditionellen Aspekten des Zeitmanagements, die die Produktivität der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellen, werden heute unter dem Begriff Zeitmanagement auch Themen verstanden, die Zeitmanagement als eine Balance aus produktiver Arbeit und den dafür notwendigen Pausen und Auszeiten sehen.
Der effektive und effiziente Umgang mit der eigenen Arbeitszeit ist eine der größten Herausforderungen für alle Werktätigen. Deshalb haben sich immer wieder Menschen mit diesem Thema beschäftigt und Lösungen entwickelt, die helfen, mit der knappen Ressource Zeit gut umzugehen. Zeitmanagement bietet Hilfestellungen für die effektive und effiziente Organisation der eigenen Arbeit.
Die Technik des Zeitmanagements können Sie nur für Arbeiten einsetzen, die selbstbestimmt durchgeführt werden. Sie lässt sich nicht bei fremdbestimmten Tätigkeiten einsetzen, wie sie z.B. in der Produktion oder im Service anfallen.
Gutes Zeitmanagement setzt eine positive Spirale in Gang: Sie organisieren Ihre Arbeit besser und erledigen diese somit mit weniger Aufwand. Damit haben Sie weniger Hektik und Stress und machen weniger Fehler. Zudem sind Sie ausgeglichener und motivierter.
Die meisten Zeitmanagementtechniken wurden entwickelt, weil deren Erfinder:innen mit ihrer Arbeitsweise unzufrieden waren. Haben Sie ein gutes Zeitmanagement, ergeben sich folgende Vorteile:
Zeitmanagement beruht auf Prinzipien, die sich für die Organisation von Arbeiten bewährt haben. Bild 1 gibt einen Überblick über die wichtigsten Prinzipien.
Bild 1: Die Prinzipien des Zeitmanagements
Zeitmanagement kann man lernen. Es gibt Trainings, die den Teilnehmenden helfen, ihre Arbeit (und damit ihre Produktivität) mithilfe von Zeitmanagement zu verbessern. Aber auch unabhängig von Trainings kann jeder sein Zeitmanagement mit einer Änderung seines Arbeitsverhaltens verbessern. Die wichtigsten Schritte auf diesem Weg sind:
Mit viel Enthusiasmus und der Hoffnung, die eigene Produktivität zu steigern, nehmen sich viele vor, ihre Arbeit mithilfe von Zeitmanagement besser in den Griff zu bekommen. Doch oft stellen sie nach einiger Zeit fest, dass sie wieder in den alten Rhythmus verfallen sind. Dafür gibt es im Wesentlichen drei Gründe:
Diese Methode definiert fünf Schritte, mit denen Sie systematisch zu einem Tagesplan kommen: Aufgaben zusammenstellen, Länge der Tätigkeiten schätzen, Pufferzeiten reservieren, Entscheidungen über Kürzungen und Streichungen treffen, Nachkontrolle und Übertragung der unerledigten Aufgaben (siehe auch "So planen Sie Ihren Tag mit der ALPEN-Methode").
Getting Things Done ist ein durchdachtes, strukturiertes & extrem populäres Zeitmanagementsystem des amerikanischen Autors und Zeitmanagementgurus David Allen. Es beruht auf dem Ansatz der verschiedenen "Workflows", die in einem intelligenten System gemanagt, zusammengeführt und nacheinander abgearbeitet werden (siehe auch "'Getting Things Done®' im Projektmanagement').
Kanban ist eine Methode der Produktionsprozesssteuerung und kommt ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung. Die Idee wurde auf das persönliche Zeitmanagement übertragen. Dabei wird ein sogenanntes Kanban Board in drei Spalten unterteilt: "noch zu erledigen”, "in Arbeit” "erledigt”).
Mit dieser Technik werden Zeitdiebe identifiziert. Zeitdiebe sind zum Beispiel unliebsame Besucher, Small Talk mit Kollegen oder die sofortige Beantwortung von Nachrichten auf dem Smartphone.
Die ABC-Analyse ist eine Entscheidungsfindungsmethode, mit der die zu erledigenden Arbeiten in drei Klassen eingeteilt werden (wichtig, weniger wichtig, unwichtig). Das hilft, den Blick auf das Wesentliche zu lenken, um Schwerpunkte für das weitere Vorgehen zu setzen. Ziel der Analyse ist es, die Dinge zu identifizieren, die zur Zielerreichung beitragen (siehe auch die Methode "ABC-Analyse").
Das Pareto-Prinzip (nach Vilfredo Pareto) besagt, dass 80% der Wirkung durch 20% aller möglichen Ursachen erreicht werden. Das bedeutet umgekehrt, dass 80% des Gesamtaufwands aufgewendet werden müssen, um die restlichen 20% der Ergebnisse zu erstellen (siehe auch "Pareto-Prinzip").
Das Eisenhower-Prinzip geht zurück auf den amerikanischen General und späteren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Es wird zur Priorisierung von Aufgaben genutzt. Als Vorlage dient eine Matrix aus vier Quadranten. Diese unterscheiden zwischen "wichtig" und "unwichtig" sowie "dringend" und "nicht dringend". Die anliegenden Aufgaben werden also lediglich nach Wichtigkeit sowie Dringlichkeit kategorisiert (siehe auch "Eisenhower-Prinzip" und die Methode "Eisenhower-Matrix").
Mit High Value Activities wird langfristig der eigene Tätigkeitsbereich weitergebracht, z.B. das Gewinnen potenter Kunden. Bei dieser Priorisierungsmethode werden alle Tätigkeiten in eine fünfstufige Pyramide einsortiert. Diese Pyramide ist dann die Basis für die Priorisierung der Arbeiten.
Mit der Ivy-Lee-Methode werden die Arbeitsaufgaben eines Arbeitstages priorisiert. Sie beruht auf dem Prinzip, dass nur die wichtigsten Aufgaben abgearbeitet werden, um so die größte Wirkung zu erzielen (siehe auch "Ivy-Lee-Methode").
Eat that Frog gibt vor, die schwierigste und unangenehmste Aufgabe direkt zu Beginn des Tages zu erledigen, da man sonst den ganzen Tag daran denkt, dass sie noch erledigt werden muss. So hat man den Kopf frei für die weiteren Aufgaben, die im Laufe des Tages anfallen (siehe auch "Eat that Frog: Die Methode für besseres Zeitmanagement").
Das AHA-System ist eine Vorgehensweise für die systematische Bearbeitung von E-Mails. Sie wurde von Lothar Seiwert entwickelte. AHA steht dabei für "Abfall, Handeln, Ablage".
Diese von Michael Linenberger entwickelte Methode nutzt die Methode des Personal Kanban, benennt jedoch die Spalten des Boards anders. Statt "offen", "in Bearbeitung", "erledigt" lauten hier die Spaltenüberschriften: "dringend heute", "möglich heute", "über dem Horizont".
Beim Timeboxing wird der Terminplan in sogenannte Timeboxes unterteilt, in denen die Arbeiten durchgeführt werden. Eine Timebox steht für ein gedeckeltes Zeitbudget, was bedeutet, dass auf keinen Fall mehr Zeit benötigt werden darf als veranschlagt, weniger aber schon (siehe auch "Dank Timeboxing produktiv wie Elon Musk").
Mit dieser Technik wird die Konzentrationsfähigkeit erhöht. Sie hilft, konsequent Pausen zu machen (siehe auch "Weniger Unterbrechungen – mehr produktive Zeit" und die Methode "Fokus und Pause").
Diese Formel gibt ein Arbeitsrhythmus vor, indem sich Anspannung und Entspannung abwechseln.
Bei dieser Technik beobachtet man seine eigenen Hoch- und Tiefphasen während des Arbeitstages und plant die Arbeiten so, dass konzentrationsintensivere Tätigkeiten in den Hochphasen erledigt werden und Routinetätigkeiten in den Tiefphasen.
Mit ihr werden Kriterien für eine gute Zielbeschreibung definiert. SMART steht für: spezifisch, machbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert.
Checklisten halten die aus der Erfahrung gewonnen wichtigen Punkte fest, um diese in einer neuen Situation wieder als Vorlage einsetzen und nach Erledigung abhaken zu können.
Bei dieser Methode werden die Konsequenzen einer Entscheidung hinterfragt. Die zu stellende Frage dazu lautet: "Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung … in 10 Minuten? / … in 10 Monaten? / … in 10 Jahren?"
In eine Not-To-do-Liste werden Aufgaben und Gewohnheiten geschrieben, die man nicht mehr tun möchte. Damit macht man sich bewusst, was die unproduktiven Dinge sind, und konzentriert sich so besser auf die eigentlich zu erledigenden Arbeiten.
In den Anfangszeiten des Zeitmanagements gab es sogenannte Zeitplaner, die in Papierform die Anwendung der Zeitmanagementtechniken unterstützten. Dabei handelte es sich um ein Ringbuch mit Vorlagen für die Aufnahme von Zielen, To-do-Listen und Arbeitsplänen.
Diese Funktionsweise haben heute Tools übernommen. Beispiele für solche Tools und Apps sind Microsoft Outlook oder Todoist.