Zeitmanagement

Eigentlich müsste es eher "Arbeitszeitmanagement" heißen, denn die Zeit selbst lässt sich nicht beeinflussen. Im allgemeinen wird mit Zeitmanagement das individuelle Verteilen von Aufgaben und Terminen auf die Arbeitszeitfenster bezeichnet.

Während das Projektmanagement vorgibt, innerhalb welchen Zeitraumes wieviel Arbeitszeit für eine Aufgabe einzusetzen ist, wäre es vollkommen unsinnig, vom Projektleiter die tägliche Arbeitszeiteinteilung der Projektbeteiligten zu fordern. Dies liegt in der Zuständigkeit jedes einzelnen und des jeweiligen Dienstvorgesetzten.

Darin liegt der Kern des Konflikts zwischen Projekt- und Linienmanagement. Das jeweilige Tagesgeschäft hat in der Regel in den Augen des Dienstvorgesetzten Vorrang vor den Ansprüchen des Projekts. Dies führt dazu, dass die Arbeitszeiten des Projekts in die entstehenden Lücken zwischen die Aufgaben des Tagesgeschäfts gequetscht werden. Die Projektaufgaben können dann nicht zusammenhängend bearbeitet werden und nicht in der erforderlichen Qualität. Die Mitarbeiter geraten zunehmend in Stress, da sie sowohl den Anforderungen des Tagesgeschäfts gerecht werden müssen als auch die Projektaufgaben erfüllen wollen.

Diese Konflikte und Spannungen abzubauen ist Aufgabe des Zeitmanagements. Wesentliche Faktoren hierbei sind:

• verbindliche Absprachen zur Festlegung von Arbeitszeitfenstern für bestimmte Aufgaben
• Einplanung ausreichender Pufferzeiten
• möglichst kompakte Durchführung von Aufgaben (Zersplitterung vermeiden)
• projektbezogene Arbeitszeiterfassung