Priorisierung

Priorisierung bedeutet die quantitative Bewertung von Elementen nach einem einheitlichen Maßstab und die anschließende Sortierung nach der so ermittelten Kennzahl in einer eindeutigen Reihenfolge. Zweck der Priorisierung ist es, die für ein bestimmtes Ziel wichtigsten Elemente (z.B. Aufgaben, Projekte, Produkte usw.) zu ermitteln und entsprechend zu berücksichtigen.

Eine einfache Priorisierung besteht in der bloßen Gruppierung der Elemente nach drei Kategorien (sog. ABC-Analyse). Um diese Aufteilung aussagekräftig zu erhalten, werden meist Mengenbeschränkungen für die oberen beiden Kategorien gesetzt - z.B. maximal 20% der Elemente dürfen die Priorität "A" erhalten.

Im Projektmanagement sind Priorisierungen in zahlreichen Zusammenhängen erforderlich. Beispiele sind:

  • Priorisierung von Kundenanforderungen zur Erstellung des Lastenhefts und der Spezifikation.
  • Priorisierung von Aufgaben, um den Projektfortschritt zu beschleunigen.
  • Priorisierung von Angeboten im Ausschreibungsprozess, um die optimalen Produkte zu erhalten.
  • Priorisierung von Projekten innerhalb des Projektportfolios zur Vergabe von Finanzmitteln und Ressourcen.
  • Priorisierung von Steuerungsmaßnahmen, um möglichst schnell den Projektablauf beeinflussen zu können.
Da Priorisierungen stets Gewinner und Verlierer erzeugen, sollte der Prozess der Priorisierung so objektiv wie möglich gestaltet sein. Hierzu dienen Kriterienkataloge, die entweder vom Entscheider (z.B. Geschäftsführung, Auftraggeber, Gesetzgeber) vorgegeben, oder von allen Betroffenen gemeinsam vereinbart werden.

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Manchmal fällt es einem leichter, etwas zu definieren, wenn man bereits weiß, was es nicht ist. Nach diesem Schema funktioniert auch das Tool "Ist – Ist-nicht", mit dem sich Problemursachen nach der Ausschlussmethode eingrenzen und definieren lassen. Nicolai Andler beschreibt in seinem Tipp, in welchen Fällen das Tool hilfreich ist und wie man es einsetzt.
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Ihr Projekt kommt nicht voran, weil Sie seit Tagen oder Wochen auf eine wichtige Entscheidung Ihres Auftraggebers warten? Dieses Problem haben viele Projektleiter. Es gibt jedoch Möglichkeiten, den Auftraggeber zu unterstützen und so schneller eine Entscheidung herbeizuführen. Klaus D. Tumuscheit zeigt in seinem Tipp, was Sie dafür tun können.
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Viele Unternehmen haben Probleme damit, ihre Projekte eindeutig zu priorisieren: Die Geschäftsführer und Entscheider haben meist so viele Wünsche und Projektideen, dass die Kapazitäten für deren Umsetzung bei weitem nicht ausreichen. Die 1&1 Internet AG setzt seit 2004 ein System ein, das es ermöglicht, Projekte zügig und klar zu priorisieren und die Ressourcen nach objektiven Kriterien zuzuteilen. Die Entscheider erhalten ein realistisches Bild der vorhandenen Kapazitäten und können nicht umhin, echte Prioritäten zu vergeben. Wolfram Müller stellt das System der 1&1 Internet AG vor und erklärt, warum es so erfolgreich ist.
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Steigende Anforderungen an das Einzel-Projektmanagement führten beim international tätigen Handels- und Dienstleistungskonzern BayWA zu einer Inflation von Vorhaben und Projekten. Die Folge: Engpässe, ein starker Ressourcenwettstreit zwischen den Projekten und erhöhte Projektrisiken. Die BayWa AG reagierte und implementierte im Jahr 2004 für die IT-Vorhaben und Projektplanung ein Projektportfolio-Management als Methode. Günter Fleidl und Frank Hurtmanns beschreiben in ihrem Artikel Ausgangssituation, Vorgehensmodell und Phasen.
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Beherrschen Sie Ihr Projekt oder beherrscht Ihr Projekt Sie? – das ist die Schlüsselfrage, wenn es darum geht, die Qualität eines Projektmanagers zu messen. Immer häufiger werden erfolgreichen Projektmanagern immer komplexere Projekte überantwortet, so dass die Gefahr der Überforderung mit der Aufgabe stetig wächst. Oliver Grasl zeigt in seinem Beitrag einen Weg auf, wie sich dieser Entwicklung schon rein mental Einhalt gebieten lässt: Die bewusste Arbeit an unseren mentalen Modellen, welche unsere täglichen Verhaltensweisen sonst unreflektiert bestimmen, versetzen nicht zuletzt Projektmanager wieder in die Lage, ihre beruflichen Herausforderungen besser zu meistern.
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Studien zeigen immer wieder, dass komplexe Projekte häufig ihre Ziele nicht erreichen, ja sogar vielfach abgebrochen werden. Welche Versäumnisse liegen vor? Gibt es allgemein gültige Regeln bei der Durchführung eines Projekts? Oder ist es die Persönlichkeit des Projektleiters, die über Erfolg oder Misserfolg entscheidet? Helmut Krüger hatte die Gelegenheit, an einem komplexen IT-Projekt teilzunehmen, bei dem mehrere unterschiedliche SAP-Systeme erfolgreich zusammengeführt wurden. Warum es dort funktionierte und die Erwartungen vom Projektergebnis sogar noch übertroffen werden konnten, legt der Autor durch eine klare Analyse der Erfolgsfaktoren dar.
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Der Koordinierungsbedarf ist enorm, wenn ein Unternehmen viele kleinere oder mehrere große, komplexe Projekte gleichzeitig durchführt. Hier kommt Multiprojektmanagement (MPM) ins Spiel – mit definierten Aufgaben, klaren Verantwortlichkeiten und den entsprechenden Kompetenzen. Gero Lomnitz erläutert in seinem Beitrag, wie MPM im Unternehmen etabliert werden kann und welche Rolle der Multiprojektmanager dabei übernimmt. Zusammen mit dem Artikel steht eine Checkliste zum Download zur Verfügung, anhand derer Sie Ihr eigenes Rollenverständnis und Ihre Situation als Multiprojektmanager auf den Prüfstand stellen können.
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Fast jeder Arbeitstag beginnt mit guten Vorsätzen was die Erledigung der anstehenden Aufgaben angeht. Viele dieser guten Vorsätze scheitern allerdings daran, dass man sie nicht konsequent genug umsetzt. Dabei reicht ein einfaches Bordmittel, wie z.B. Microsoft Outlook, um seine tägliche Arbeit besser zu organisieren. Schließlich gilt es nicht nur, von außen gesetzte Termine einzuhalten, sondern auch Überstunden zu vermeiden und abends seinen wohlverdienten Feierabend mit dem guten Gefühl zu genießen, dass man das Arbeitspensum ohne größeren Zeitdruck bewältigt hat.
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"Ich hechle meinem Zeitplan ständig hinterher," sagte ein Projektmanager während eines Zeitmanagementkurses. "Ich habe keine Ahnung, wie ich irgendetwas fertigstellen soll, bei all dem, was ich zu tun habe. In Ruhe zu arbeiten, davon träume ich nur." Kommt Ihnen das bekannt vor? Jutta Voss zeigt in ihrem Artikel, dass effektives und gelassenes Arbeiten kein Wunschtraum bleiben muss.
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