30
Sep 2016
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

PM-FAQs: Excel gut – gar nichts gut!

Wenn man über Jahre mit teils erfahrenen, teils unerfahrenen, aber immer neugierigen und motivierten Mitmenschen die Kunst des Projektmanagements diskutiert, dann werden immer wieder dieselben Fragen aufgeworfen. Viele davon beziehen sich nicht direkt auf Prozesse, Methoden und Tools, sind aber von grundsätzlicher Bedeutung. Oft wird die Sinnfrage gestellt ("Warum …?"). Und hier findet die Evolution vom Amateur zum Profi statt.

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Denn ein begabter Amateur im Projektmanagement tut oft (nicht immer) intuitiv das richtige, kann es aber nicht begründen. Ein guter Profi tut (hoffentlich fast immer) das richtige; er tut es aber wohlüberlegt und kann sein Handeln begründen. Und wenn er sehr gut ist, dann achtet er auch noch auf die Effizienz seines Handelns, denn wenn man zu viel des Guten tut, dann ist es auch nicht mehr gut.

Hier ist die nächste Frage, die mir immer wieder gestellt wird, und meine Antwort darauf. Haben Sie Anmerkungen, Ergänzungen oder Kritik, freue ich mich auf eine Diskussion. Und wenn Sie selber eine Frage einbringen möchten, dann greife ich sie gern auf, selbstverständlich mit Nennung der Quelle, falls gewünscht oder erlaubt.

Q: Unsere Projekte sind nur mittelgroß. PM-Software ist teuer, unsere Leute beherrschen sie nicht, und sie wollen nicht schon wieder etwas Neues. Tut’s nicht auch Excel? Das kennen alle.

A: 1) Eine Kernaufgabe im Projektmanagement ist die Terminplanung. Excel ist ein großartiges Programm, aber in diesem Fall „Dilettantismus auf hohem Niveau“. Möglicherweise müssen Sie ihren Plan jeden Tag ändern; bei einem Profi-Werkzeug geben sie eine Zahl ein und drücken RETURN, und das war‘s. Bei Excel war’s das i. d. R. nicht. Im Urlaub ist ein Schweizer Taschenmesser ein wunderbares Werkzeug für alles Mögliche, aber wenn Sie einen Baum fällen wollen, nehmen Sie besser eine Säge. Unsere Sägen heißen MS-Project, Primavera undundund. Es gibt sehr viele Sägen, jede mit eigenen Stärken und Schwächen

2) Wenn alle Excel kennen, dann wird es über kurz oder lang lauter Insellösungen geben.

3) Einen Profi erkennt man u. a. daran, dass er Profi-Werkzeug verwendet. Wollen Sie als PM-Profi respektiert werden, degradieren Sie sich nicht selber durch die Verwendung von Amateur-Werkzeugen.

4) Ein Teammitglied sagt zum Projektmanager: „Ich kenne Excel; aber Ihr Tool kenne ich nicht!“ Der innere Schweinehund des Projektmanagers, ein ausgewiesener Zyniker, möchte antworten: ,Wissen Sie, es reicht ja auch, wenn in jeder Abteilung Einer lesen kann; er kann den Kollegen ja sagen, was er gelesen hat!‘ – Aber laut sagt der Projektmanager: „Als Teammitglied müssen Sie diesen Plan ja nicht bearbeiten. Das ist ja mein Job. Sie müssen ihn nur lesen können. Die Einarbeitungszeit dafür ist max. 1 Stunde; dann verstehen Sie alles.“

Bisher gibt es 6 Kommentare
Projekte scheitern nicht an der Wahl Excel vs MS Project oder dergleichen. Das ist bestenfalls ein Symptom, dass das Umfeld der Komplexität nicht gewachsen ist oder diese nicht wahrhaben will.
vor 44 Wochen 4 Tagen Werner Pisar
Das ist natürlich ein Killerargument, auch wenn die Aussage erst mal richtig ist. Man kann ein Haus auch mit sehr einfachem Werkzeug bauen, mit Handbohrer statt Schlagbohrer, Handsäge statt Motorsäge/Kreissäge usw.
Es geht aber nicht um die Frage, ob Projekte an der Wahl eines ungeeigneten Werkzeugs scheitern oder nicht. Aus meiner Sicht geht es darum, ob man massiv Zeit verschwendet, sich das Leben unnötig schwer macht, indem man mit Excel arbeitet. Es geht um Effizienz, und auch ein PM muss effizient arbeiten, nicht nur seine Teammitglieder.
Einer der Kommentatoren hier schrieb schon sehr treffend, dass er bisher kaum gute Gantt Charts in Excel gesehen hat. Das geht mir genau so.
Natürlich geht das grundsätzlich, das streitet ja niemand ab. Aber es geht eben sehr mühsam und bei Änderungen dauert das meines Erachtens sogar länger, als wenn ich statt Excel Papier und Bleistift nehme und den ganzen Plan bei jeder Änderung lieber neu und von Hand skizziere. So hat man das übrigens gemacht, als es noch keine PC´s und Tabellenkalkulation gab.
Wenn man bei einem Hausbau Kabelschächte in die Mauern schlägt, kann man anstelle eines Meisels und eines Hammers natürlich auch den Schraubenzieher und einen groben Holzkeil zum Schlagen nehmen. Das funktioniert durchaus, aber deutlich mühsamer und aufwändiger, ist etwas verletzungsanfälliger und das Ergebnis ist - naja, suboptimal. Mit Excel im PM (Projektplanung) verhält es sich genauso. Ich hab beides übrigens aus Neugierde mal ausprobiert. Nie wieder, wenn es sich vermeiden läßt ;-)
vor 4 Wochen 5 Tagen J.Schirra
Hallo Herr Schirra,
vielen Dank für Ihren Kommentar! Die beiden aktuellen Beiträge von Dr. Andreas Tremel dürften Sie auch interessieren:

Wo Excel im Projekt Sinn macht – und wo nicht

und
PM-Werkzeuge: Weniger ist mehr und besser als zu viel

Freundliche Grüße
vor 4 Wochen 5 Tagen Daniel Vienken (Redaktion)
1. Es kommt darauf an, wie das Template gestaltet ist.
2. Es kommt darauf an, was man abbilden will. GANTT-Diagramme in Excel habe ich bisher wenig gute gesehen. Eine Ticketlist lässt sich damit jedoch gut abbilden - auch Profis verschmähen dies nicht.
3. Mit Excel kann man sich - kostengünstig - ein auf die jeweilige Projektsituation angepasstes Tool erstellen. PM-Software bietet Standardlösungen, customizations sind kostspielig und zeitaufwendig, da sie idR von Spezialisten eingebracht werden müssen.
vor 44 Wochen 4 Tagen Jan Hunt
Richtig, Excel kennen alle. Die einen geben Zahlen ein, andere sogar Formeln, erzeugen Pivots, wenige schreiben VBA-Scripts oder holen Daten von Datenhaltungssystemen (Bsp: MS-Access) oder gar Datenbanken (Bsp: Oracle). Excel hat den Vorteil, dass es praktisch immer eine Zahl ausrechnet - manchmal kreuzfalsch. Excel sagt hin und wieder auch, dass irgendwo ein Fehler passiert ist - ist aber nicht sehr hilfreich beim Fehlersuchen. Excel ist ein Tabellenkalkulationswerkzeug. Meine Milch kommt von einer Kuh und nicht von einer eierlegenden Wollmilchsau.
vor 44 Wochen 1 Tag Thomas Spörri
Bingo! Dem gibt´s nichts hinzuzufügen.
vor 4 Wochen 5 Tagen J.Schirra
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