Die Ishikawa-Diagramm-Methode ist eine kreative Technik zur Identifizierung und Analyse von Ursachen, die zu einem Problem führen oder von Ideen, die zur Bewältigung einer Herausforderung dienen (Bild 1). Die Anwendung solcher Methoden sollte dazu beitragen, dass alle Teilnehmenden gehört und beteiligt werden und dass der Prozess erfolgreich und zufriedenstellend verläuft.

Hierfür ist es wichtig, dass Sie nicht nur – wie leider häufig üblich – einfach eine vorgefertigte Vorlage des Ishikawa-Diagramms ausfüllen lassen, sondern nach einem durchgehenden Konzept vorgehen. So stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden systematisch vorgehen und alle Aspekte der hinter dem Ishikawa-Diagramm stehenden Methodik berücksichtigt werden. Dazu gehören auch didaktische Aspekte wie Moderation, empathie- und vertrauensbildende Übungen sowie Feedbackschleifen.

Im Folgenden beschreibe ich eine in der Praxis bewährte Vorgehensweise, die aus sieben Schritten bzw. Elementen besteht (Bild 2):

1. Ziel definieren und Workshop planen
2. Einstimmen und Sammeln der Ideen
3. Strukturieren und Kategorisieren
4. Auf Korrektheit und Vollständigkeit prüfen
5. Auswahl der wahrscheinlichsten Ursachen
6. Die wahrscheinlichste(n) Ursache(n) überprüfen
7. Reflexion und Feedback

Je nach Aufgabenstellung und abhängig von den während des Prozesses gewonnenen Erkenntnissen können Sie ggf. Schritte zusammenfassen, überspringen oder wiederholen. Entsprechende Hinweise gebe ich bei den Beschreibungen der jeweiligen Schritte.

Schritt 1: Ziel definieren und Workshop planen

Eine sorgfältige Planung der Sitzung stellt sicher, dass alle Teilnehmenden abgeholt werden und genügend Zeit haben, ihre Ideen auszudrücken. Wenn eine iterative Bearbeitung der Problemstellung, ggf. sogar in mehreren Workshops, geplant ist, sollten Sie dies ebenfalls vorab berücksichtigen.

Ziel und Aufgabenstellung

Oftmals sind die Ziele des Workshops bereits vorab geklärt, da die Erstellung des Ishikawa-Diagramms Bestandteil eines übergeordneten Vorgehens ist, wie z.B. der Versuchsplanung nach Shainin.

Ist dies nicht der Fall, weil Sie sich z.B. in einem Kreativprozess zur Auslegung eines neuen Produkts oder Prozesses befinden, ist die Definition von Ziel und Aufgabenstellung Ihre erste und wichtigste Aufgabe. Dabei helfen Ihnen evtl. SIPOC, Function Analysis System Technique, Parameter-Diagramm (P-Diagramm) oder FMEA – Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse.

Formulieren Sie das Ziel prägnant und schreiben Sie es auf eine Moderationskarte, die Sie während des Workshops z.B. auf der Moderationswand platzieren. Die beständige Präsenz des Ziels hilft Ihnen später immer wieder, den Fokus auf eben dieses Ziel zu lenken. Falls das Workshop-Team sich in Detailfragen oder sonstigen Abwegen verirrt hat, können Sie es so wieder auf den Weg bringen.

In der Regel wird in einem Ishikawa-Diagramm das Ziel mit einem Satz oder zumindest mit einem Verb und einem Nomen beschrieben. Mögliche Ziele könnten u.a. sein: "Kundengruppe einkreisen", "Ausschuss reduzieren", "Durchlaufzeit minimieren" oder ganz banal "Einen Toast perfekt toasten".

Teilen Sie das Ziel klar und deutlich bereits vor dem Workshop den Teilnehmenden mit.

Zusammensetzung des Teams

Eine heterogene Gruppe von Teilnehmenden mit verschiedenen Perspektiven und Erfahrungen kann dazu beitragen, dass eine breitere Palette von Ursachen identifiziert wird. Auch kann dies verhindern, dass immer wieder die gleichen Problemlösungsansätze propagiert werden.

Zumindest einige der Teilnehmenden sollten über eine angemessene Expertise in Bezug auf das Problem oder den Prozess verfügen. Zusätzlich können weitere Teilnehmende, die nicht aus dem Spannungsgefüge der Problemlösung kommen, diesen durch neue Sichtweisen bereichern.

Dauer und Ablauf

Planen Sie rechtzeitig Termin, Dauer und Ablauf des Workshops. Der zeitliche Rahmen und die Agenda des Workshops hängen von Umfang und Komplexität der Aufgabenstellung, Anzahl der Teilnehmenden und deren zeitlicher Verfügbarkeit sowie von der Reichweite der zu treffenden Entscheidung ab.

Unterstützung bei der Vorbereitung des Workshops bietet Ihnen z.B. die Methodenbeschreibung "Workshop".

Raum und Materialien

Wenn der Workshop vor Ort durchgeführt wird, kümmern Sie sich rechtzeitig um die Reservierung und um die entsprechende Ausstattung.

Genauso ist bei einem Online-Workshop die Vorbereitung des virtuellen Arbeitsraums wichtig. Wenn technische Schwierigkeiten den Beginn verzögern oder die Teilnehmenden mit der Bedienung nicht zurechtkommen, raubt dies dem Team die Energie für die eigentliche Aufgabe.

In beiden Fällen ist es wichtig, dass alle Teilnehmenden sich aktiv am Workshop und am Erstellen der Visualisierungen beteiligen können. Es ist kontraproduktiv, wenn nur eine Person die Visualisierung erstellt, z.B. am Laptop mit Beamer, und die anderen sich lediglich durch Zurufe einbringen können.

Bereiten Sie sowohl bei einem Vorort-Workshop als auch bei einem Online-Workshop die Poster vor. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie sich für eine traditionelle Visualisierung im Fischgrätenformat (Bild 3, oben links), eine Mind Map (Bild 3, oben rechts), eine Tabelle (Bild 3, links unten) oder eine canvas-artige Darstellung (Bild 3, unten rechts) entscheiden. Seien Sie kreativ und lassen Sie auch die Teilnehmenden kreativ sein, das erleichtert den spielerischen Einstieg in die Methode. Wichtig ist, dass die Teilnehmenden sich auf die Technik einlassen. Visualisierungen mit kleinen, skizzierten Elementen laden die Teilnehmenden eher ein, ihre Ideen ebenfalls mal als Skizze festzuhalten. Dies ist hilfreich, da Skizzen andere Hirnareale triggern als textuelle Darstellungen.

Schreiben Sie das Ziel an eine prägnante Stelle im Poster, z.B. neben den Fischkopf oder in einer Mind Map in das zentrale Thema (Bild 3).