Wie eine Bedarfsmeldung abläuft, hängt ganz von der Ablauforganisation des Projekts bzw. Unternehmens ab. Je nachdem, welche Ressourcenart benötigt wird, welchen Umfang die einzelne Bedarfsmeldung umfasst und welche Fachabteilungen von der Beschaffung betroffen sind, müssen unterschiedliche Wege eingehalten werden.

Die Richtlinien und Normen des Projektmanagements behandeln die Bedarfsmeldung nicht explizit, sondern erst die weiteren Schritte des Ressourcenmanagements oder des Beschaffungswesens.