Kostenplanung

Kostenplanung ist das Prognostizieren der voraussichtlichen Kosten eines Projekts strukturiert nach Projektkostenarten und Projektkostenträgern sowie zeitlich in der geforderten Genauigkeit aufgelöst. Ergebnis der Kostenplanung ist der Kostenplan des Projekts in den geforderten Darstellungen (z.B. Kostensummenlinie, Kostenstrukturplan usw.)

Kostenplanung gemäß PMBOK® Guide 5th edition

Den Begriff Kostenplanung kennt der PMBOK® Guide nicht, statt dessen definiert er im Wissensgebiet Projektkostenmanagement die Prozesse "Kosten schätzen" ("Estimate Costs") und "Budget festlegen" ("Determine Budget"). Ergebnis dieser Prozesse ist der Kostenbasisplan (cost baseline). Grund für diese Nomenklatur ist, dass Kosten streng genommen nicht geplant werden können, sondern nur das für eine Aufgabe zur Verfügung gestellte Budget.

Kostenplanung gemäß IPMA

In der ICB 3.0 (IPMA Competence Baseline 3.0) wird im Kompetenzelement Cost and Finance zwischen Kostenmanagement und Finanzmanagement unterschieden. Das Kostenmanagement umfasst die Kostenplanung und das Controlling, während das Finanzmanagement die Projektfinanzierung behandelt.

Die ICB 4.0 (Individual Competence Baseline 4.0) bezeichnet das Kompetenzelement nur noch mit "Finance" und fasst dort alle Aufgabengebiete zusammen, die sich mit Kosten und Finanzierung beschäftigen.

Im Standardwerk der GPM (Kompetenzorientiertes Projektmanagement, PM3) beschreibt Seibert detailliert die betriebswirtschaftlichen Aspekte der Projektkostenrechnung sowie die Methoden der Aufwandsschätzung (Seibert, Sigfried: Kosten und Finanzmittel, in: Kompetenzorientiertes Projektmanagement (PM3), 2009, Seiten 755 ff). Für die Erstellung des Kostenplans geht Seibert (a.a.O.) auf die organisatorischen Aspekte durch das Zusammenspiel von Top-down- und Bottom-up-Budgetierung ein.

Kostenplanung gemäß PRINCE2®

Einerseits sind bei PRINCE2® die Kosten eine der sechs Steuerungsdimension des Projektmanagements, andererseits trifft PRINCE2® keine Aussagen über die operative betriebswirtschaftliche Behandlung von Projekten. Diese fällt bei PRINCE2® unter den Begriff "spezifische Techniken" und es verweist diesbezüglich allgemein auf andere Richtlinien. Hingegen behandelt PRINCE2® ausführlich die Management-Perspektiven auf Kosten und Finanzierung in den Themen "Business Case", "Pläne", "Änderungen" und "Fortschritt", z.T. auch im Thema "Risiko". Die Kostenplanung folgt bei PRINCE2® der Produktorientierung, d.h. zuerst wird der Leistungsumfang geplant, dann erst die dafür erforderlichen Aktivitäten und zuletzt wird der Kostenplan erstellt. Die prognostizierten Kosten werden dann im Business Case dem geplanten Nutzen gegenübergestellt. Aus dieser Gegenüberstellung entscheidet der Lenkungsausschuss über die Freigabe des Projekts oder gibt Vorgaben, wie das Projekt geplant werden soll, um genehmigungsfähig zu sein. Damit soll verhindert werden, dass das Projektbudget blind festgelegt wird, ohne das Verhältnis von zu erwartenden Kosten und angestrebtem Nutzen zu berücksichtigen.

Kostenplanung gemäß DIN

Die DIN 69901-2:2009 definiert den Prozess "Kosten- und Finanzmittelplan erstellen". Dort werden die Kosten und die Finanzierung des Projekts ermittelt und die entsprechenden Pläne erstellt. Auch ein Businessplan wird dabei erstellt.

Die seit 2009 ungültige DIN 69903:1987 definierte Kostenplanung als: "Ermittlung und Zuordnung der voraussichtlichen Kosten zu Vorgängen, Arbeitspaketen und Projekten unter Beachtung vorgegebener Ziele und Randbedingungen".

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Dr. Mey Mark Meyer
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Als Rundum-Lösung unterstützt Blue Ant projektorientierte Unternehmen von der ersten Planung über die Projektsteuerung bis hin zur Abrechnung. Dabei deckt die Software auch Randprozesse ab, wie z.B. Urlaubs- und Dienstreiseanträge. Durch kontinuierlichen Ausbau des Portfoliomanagements ist Blue Ant mittlerweile auch für diesen Anwendungsbereich ein solides Werkzeug. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen und stellt die wesentlichen Funktionen vor.
von Cornelia Niklas
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Auch kleinere Projekte benötigen eine Kostenplanung. Diese muss nicht aufwändig sein – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B. in Microsoft Excel, reicht dafür aus. Eine solche Vorlage für die Kalkulation kleiner und mittlerer Projekte haben wir im Artikel "Projektkalkulation leicht gemacht mit professioneller Excel-Vorlage" vorgestellt. Cornelia Niklas zeigt in diesem Beitrag, wie Sie damit in der Praxis arbeiten und in fünf Schritten von der Zusammenstellung der Rohdaten bis zum fertigen Kostenplan gelangen. Dabei berücksichtigt sie u.a. auch die Themen Schätzungen, Risikobudget und Was-wäre-wenn-Szenarien.
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Zu den wichtigen Aufgaben zu Projektbeginn gehört die Kostenkalkulation. Bei kleinen und mittleren Projekten erfordert diese keine spezielle Software – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B. in Microsoft Excel, reicht dafür aus. Der Projektleiter kann daraus alle anderen benötigten Sichtweisen für die Projektkalkulation erstellen, z.B. eine Zusammenstellung nach Kostenarten oder nach dem zeitlichen Verlauf der Projektkosten im Kostengang. Ignatz Schels beschreibt, wie Sie in Excel diese Aufgaben mit Hilfe von PivotTables und Charts lösen können und stellt eine vollständige Vorlage für die Kalkulation kleiner und mittlerer Projekte zur Verfügung.
von Cornelia Niklas
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Zeigt das Kostencontrolling Abweichungen vom Plan, ist es notwendig, die Ursachen dafür zu klären. Doch wann spricht man überhaupt von Kostenabweichungen und wie geht man diesen auf den Grund? Im zweiten und abschließenden Teil des Beitrags erläutert Cornelia Niklas, wie Sie Abweichungen erkennen und die Ursachen dafür systematisch analysieren, um Maßnahmen zur Kostendämmung entwickeln zu können. Eine zusätzliche Checkliste möglicher Ursachen unterstützt Sie bei der Analyse.
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Microsoft Project bietet umfassende Funktionen für das Ressourcenmanagement. Doch wer die komplexen Möglichkeiten im Projektalltag richtig nutzen will, muss sich damit gut auskennen. Johann Strasser und Dr. Peter Nixdorf stellen das Ressourcenmanagement mit Project Standard und Professional (Client-Lösung) umfassend dar und geben praktische Tipps zur Anwendung. Dabei erfahren Sie alles Wissenswerte vom Anlegen der Ressourcen über das Arbeiten mit einem Ressourcenpool bis zum Erkennen und Beheben von Überlastungen.
von Beat R. Schybli
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Um langwierige Diskussionen mit den Stakeholdern, insbesondere mit dem Projektauftraggeber zu vermeiden, weisen Projektleiter ihre Sicherheitsreserve häufig nicht transparent aus. Ein sinnvolles Werkzeug, das die notwendige Contingency Reserve für die Stakeholder nachvollziehbar macht, fehlte dem Projektleiter bisher. Beat R. Schybli hat eine Methode entwickelt, mit der er anhand konkreter Kriterien die Sicherheitsreserve bestimmt und diese in den Planungsdokumenten zur Zeit- und Kostenplanung nachvollziehbar angibt.
von Dr. Achim Kindler
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Mit einer zunehmenden Verschärfung des Wettbewerbs nimmt auch die Bedeutung einer professionellen Aufwandschätzung zu, da die geringen finanziellen Spielräume es nicht mehr erlauben, Schätzprobleme einfach durch Risikozuschläge bei der Kalkulation auszugleichen. Im zweiten und letzten Teil dieser Artikelfolge erläutert Dr. Achim Kindler vier zusätzliche Maßnahmen, um die Schätzergebnisse mittelfristig weiter zu verbessern. Darüber hinaus zeigt er, mit welcher Kritik Sie rechnen müssen, wenn Sie die beschriebenen Maßnahmen im eigenen Unternehmen umsetzen, und wie Sie darauf reagieren können.
von Frank Gürgens
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Für das Verfassen von Angeboten gilt: Kleiner Fehler - große Wirkung! Frank Gürgens beschreibt in seinem Artikel häufige Stolperfallen bei der Erstellung von Angeboten und Pitch-Teilnahmen, in die auch so manch gestandener Projektmanager hin und wieder tritt. Die aufgeführten Beispiele beziehen sich auf Projekte im Bereich Software und Multimedia, die Tipps und Ratschläge lassen sich jedoch auch auf andere Projekte übertragen.
von Wolfgang Stalder
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Budgetüberschreitung und Terminverzug - das sind die Gemeinsamkeiten der bedeutenden Mega-Projekte der vergangenen 200 Jahre. Sowohl der Bau des Panama-Kanals als auch die Entwicklung der Concorde verschlangen ein Vielfaches des geplanten Budgets ohne dabei einen Nutzen zu generieren, der diesen finanziellen Aufwand rechtfertigen würde - zumindest hatte es lange Zeit diesen Anschein. Betrachtet man Mega-Projekte aus historischer Perspektive, müssen viele Negativ-Urteile revidiert werden. Wolfgang Stalder hat Daten zu bedeutenden Großprojekten gesammelt und zusammengestellt. In seinem Artikel analysiert er ihre Charakteristika und Gemeinsamkeiten und erläutert wichtige Einflussfaktoren. Nutzen und Wirtschaftlichkeit bewertet er aus historischer Sicht neu.
von Tanja Kuhn
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Das Lösen komplexer Rechenprobleme kostet in der Regel Zeit und manchmal Nerven. Wer es sich einfacher machen möchte, kann auf den Solver von Microsoft Excel zurückgreifen. Er ist der große Bruder der Zielwertsuche und ermöglicht es, auch umfangreiche Optimierungsaufgaben zu lösen. Im Gegensatz zur Zielwertsuche kann er mehrerer Variablen gleichzeitig verändern, bis das gewünschte Ergebnis gefunden ist. Dabei berücksichtigt er zusätzliche Nebenbedingungen. Anhand eines Beispiels erklären Tanja Kuhn und Kathrin Rykart in ihrem Artikel, wie Sie den Solver für Optimierungen einsetzen können und wie Sie Schnelligkeit und Genauigkeit beeinflussen.
von Dr. Georg Angermeier
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Lastenheft und Pflichtenheft bilden gemeinsam den Grundstein eines Projekts. Der Auftraggeber beschreibt im Lastenheft, was er will, der Auftragnehmer im Pflichtenheft, wie er es macht. Die korrekte Erstellung von Lastenheft und Pflichtenheft fördert einen reibungslosen Projektverlauf und reduziert somit die Projektrisiken. Viele Projektverantwortliche wissen aber nicht, nach welchen Kriterien sie diese Dokumente erstellen sollen. Dr. Georg Angermeier gibt Orientierung und beschreibt in seinem Artikel die Erstellung des Pflichtenhefts als Antwort auf das Lastenheft.
von Dr. Achim Kindler
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Jeder Projektverantwortliche kennt das Problem: Für ein anstehendes Projekt sollen frühzeitig möglichst zuverlässige Aussagen zu den voraussichtlichen Projektkosten gemacht werden - ohne allzu großen Aufwand und ohne detaillierte Informationen. Das Risiko ist groß, dass sich die geschätzten Werte später als falsch herausstellen und der Projekterfolg deshalb gefährdet ist. Dr. Achim Kindler zeigt, mit welchen einfachen Maßnahmen Sie die Schätzrisiken reduzieren können. Der erste Teil stellt vorrangig sechs einfache und schnell durchführbare Maßnahmen vor. Weitere Maßnahmen, die über die kurzfristigen Lösungsansätze hinausgehen, behandelt Teil 2 in einer der kommenden Ausgaben des Projekt Magazins.
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Bei der Planung von Projekten interessieren neben den Termin- und Aufwandsergebnissen vor allem auch die Kosten. Besonders wenn es darum geht, Budgets für die einzelnen Projektphasen oder "Deliverables" zu beantragen, müssen die Kosten eindeutig ermittelt und zugeordnet werden können. Stavros Georgantzis zeigt in seinem Beitrag, wie sich Kosten innerhalb von Microsoft Project 2002 und 2003 transparent darstellen, aufbereiten und auswerten lassen. Das dargestellte Vorgehen können Sie analog verwenden, um andere Parameter – zum Beispiel Arbeit – auszuwerten.
von Alexander H. Kogler
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Sie wollen wissen, wie attraktiv ein potentielles Kundenprojekt ist und welches finanzielle Risiko Sie damit eingehen? Die notwendigen Informationen liefert Ihnen eine projektbezogene Zahlungsstromrechnung. Alexander Kogler stellte die Grundlagen des Instruments in Teil 1 vor. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie es in den einzelnen Projektphasen als Entscheidungshilfe, als Controllinginstrument und als wichtige Informationsquelle für zukünftige Projekte nutzen können.
von Alexander H. Kogler
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"Man sollte nicht mehr ausgeben, als man hat" lautet ein Sprichwort aus dem Volksmund. Was für den Normalbürger gilt, lässt sich auch auf Unternehmen übertragen. Allerdings ist es dort aufwendiger festzustellen, wie sich der Cash flow während eines Projekts entwickelt. Hier hilft die projektbezogene Zahlungsstromrechnung weiter, mit der Liquiditätsengpässe und Zahlungsmittelbedarf bestimmt werden können. Alexander Kogler stellt die Methode vor und zeigt, wie sich die Zahlungsströme im Projekt erfassen, steuern und optimieren lassen.
von Stavros Georgantzis
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Nur wer die Möglichkeiten kennt, die ein Software-Tool bietet, kann sie auch nutzen. Das gilt auch für die Werkzeuge, die Microsoft Project für die Kostenplanung und Überwachung bietet. Dieser Beitrag von Stavros Georgantzis und Johann Strasser gibt einen systematischen Überblick über die einzelnen Kostenfelder und liefert praktische Hinweise zu ihrer Verwendung. Sie erfahren, wie Sie sich einen detaillierten Überblick über den Kostenfortschritt verschaffen, wie Sie die Ist-Kosten nachträglich anpassen können und was bei Reisekosten, Übernachtung und Spesen zu beachten ist.
von Jürgen Wedelstaedt
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Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Grundlagen des Kosten- und Termincontrollings. Nach einer Übersicht über mögliche Abweichungen im Rahmen der Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung lernen Sie grundlegende Instrumente des Kosten- und Termincontrollings kennen. Denn: Ohne eine zielorientierte und systematische Planung und Überwachung von Terminen und Kosten haben Projekte nur eine geringe Erfolgschance!
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