Projekthandbuch

Das Projekthandbuch enthält alle für ein bestimmtes Projekt geltenden Regeln sowie die für seine Durchführung notwendigen spezifischen Informationen. Verantwortlich für seine Erstellung und Aktualisierung ist der Projektleiter, es muss vom Lenkungsausschuss freigegeben werden und unterliegt dem Konfigurationsmanagement. Falls es eine Projektassistenz gibt, so ist diese für die Verwaltung (Verteilung, Versionierung, Archivierung) des Projekthandbuchs zuständig.

DIN 69901-5:2009

Gemäß DIN 69901-5:2009 ist ein Projekthandbuch die "Zusammenstellung von Informationen, Standards und Regelungen, die für ein bestimmtes Projekt gelten". Eine weitergehende Definition, insbesondere welche Projektdokumente Bestandteil des Projekthandbuchs sind, findet sich in den Blättern der DIN 69901 nicht, das Projekthandbuch ist auch kein Output eines der in DIN 69901-2 definierten Projektmanagementprozesses.

Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3)

Im Standardwerk der GPM erwähnen Andreas Frick und Martin Raab im Rahmen des Kapitels "Einführung von Projekt-, Programm- und Portfoliomanagment" am Rande auch die Funktion des Projekthandbuchs (Frick, Andreas u. Raab, Martin: Einführung von Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement, in: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), Bd. 4, Nürnberg 2009, S. 2274). Weitergehende Informationen zum Projekthandbuch finden sich nicht im PM3

PMBOK Guide

In der US-amerikanischen Norm, dem PMBOK Guide, entspricht der sog. "Project Management Plan" dem Projekthandbuch gemäß DIN 69901-5. Der Project Management Plan wird im Prozess "Develop Project Management Plan" erstellt. Seine wesentlichen Bestandteile sind unter anderem:

  • Der Projektlebenszyklus, d.h. die Phaseneinteilung des Projekts
  • Alle Anpassungen des anzuwendenden Projektmanagementsystems für dieses Projekt, z.B. die einzusetzenden Prozesse und wie sie anzuwenden sind
  • Die Herangehensweise zur Projektdurchführung
  • Die Beschreibung des anzuwendenden Änderungsmanagementsystems
  • Die Beschreibung des anzuwendenden Konfigurationsmanagementsystems
  • Die Bezugsgrößen für die Fortschrittsmessung
  • Anforderungen für die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten
  • Die wichtigsten Managementreviews um zu gewährleisten, dass anstehende Entscheidungen getroffen werden
  • alle untergeordneten Managementpläne für spezielle Aufgabenbereiche wie z.B. Anforderungs-, Termin-, Kosten- und Ressourcenmanagement.

Der PMBOK Guide 2008 definiert den Project Management Plan als: "A formal, approved document that defines how the project is executed, monitored, and controlled. It may be a summary or detailed and may be composed of one or more subsidiary management plans and other planning documents.

PRINCE2

Das britische Projektmanagementsystem PRINCE2 kennt als zentrales Projektdokument die sog. "Projektleitdokumentation" (PID). Diese entspricht in etwa den beiden Dokumenten Projektauftrag und Projekthandbuch, so wie sie in der DIN 69901-5 definiert sind.

Die Bestandteile der Projektleitdokumentation sind gemäß PRINCE2:2009:

  • Projektdefinition
  • Proejktlösungsansatz
  • Business Case
  • Struktur des Projektmanagementteams (d.h. die Projektorganisation)
  • Rollenbeschreibungen (d.h. Verantwortlichkeiten und Befugnisse von Projektbeteiligten)
  • Qualitätsmanagementstrategie
  • Konfigurationsmanagementstrategie
  • Risikomanagementstrategie
  • Kommunikationsmanagementstrategie
  • Projektplan (inklusive Phaseneinteilung), nicht jedoch Detailpläne
  • Projektsteuerungsmittel (Methoden der Fortschrittsmessung und Steuerung)
  • Anpassungen von PRINCE2 an das Projekt

V-Modell XT

Die deutsche Richtlinie für IT-Projekte der öffentlichen Hand, das V-Modell XT, benennt explizit das Projekthandbuch als zu erstellendes Produkt. Inhaltlich definiert es das Projekthandbuch ähnlich wie PRINCE2: "Das Projekthandbuch beinhaltet eine Kurzbeschreibung des Projekts, die Beschreibung des Tailoring-Ergebnisses, den grundlegenden Projektdurchführungsplan, die notwendige und vereinbarte Unterstützung des Auftraggebers sowie Organisation und Vorgaben für die Planung und Durchführung des Projekts und die anstehenden Entwicklungsaufgaben. " (V-Modell XT, Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte. 5.3.2.2 Projekthandbuch, vgl. "Weiterführende Links").

Erläuterungen und Kommentar

Das Projekthandbuch unterscheidet sich vom Projektmanagementhandbuch einer Organisation dadurch, dass es nur für ein spezifisches Projekt gilt. Im einfachsten Fall wird das Projekthandbuch hinsichtlich des einzuhaltenden Regelwerks auf das Projektmanagementhandbuch verweisen, vorausgesetzt dass das Projektmanagementhandbuch hinreichend konkret ist und keine Anpassungen an das Projekt erforderlich sind.

Wenn an einem Projekt zwei oder mehr Organisationseinheiten beteiligt sind, so haben diese in der Regel jeweils eigene Projektmanagementhandbücher. Insbesondere bei branchenübergreifenden Projekten können sich die individuellen PM-Standards erheblich voneinander unterscheiden, z.B. wenn ein Unternehmen traditionelles, das andere Unternehmen hingegen agiles Projektmanagement vorschreibt. In diesem Fall müssen sich die Projektbeteiligten auf eine gemeinsame Vorgehensweise einigen und diese im Projekthandbuch dokumentieren. Z.B. kann das Projekt in Teilprojekte aufgeteilt werden, die jeweils nach unterschiedlichen Standards gemanagt werden.

Zu empfehlende Bestandteile eines Projekthandbuchs

Zusätzlich zu den bereits in den oben genannten Richtlinien aufgeführten Elementen eines Projekthandbuchs sind noch folgende Dokumente sinnvolle Bestandteile:

  • Übersicht der Stammdaten des Projekts
  • Historie der Erstellung und aller Änderungen inklusive Versionsnummern
  • Inhaltsverzeichnis des Projekthandbuchs
  • Kontaktliste der wichtigsten Projektbeteiligten
  • Glossar der projektspezifischen Begriffe
  • Verweise auf andere Projektdokumente, wie z.B. das Lastenheft

Projekthandbuch und Projektakte

In den Richtlinien und in der Fachliteratur finden sich keine klaren Abgrenzungen, welche Projektdokumente nicht Bestandteil des Projekthandbuchs sind. Das Projektmanagementteam muss also entscheiden, welche Dokumente es in das Projekthandbuch aufnehmen will und welche nicht. Z.B. kann es sinnvoll sein, die Projektstatusberichte in das Projekthandbuch mit aufzunehmen, nicht aber die Änderungsanträge. Die Menge aller Projektdokumente wird als Projektakte bezeichnet. Das Projekthandbuch ist somit Teil der Projektakte, bei Kleinprojekten kann das Projekthandbuch ggf. die gesamte Projektakte umfassen.

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