Evaluationen können nach Abschluss definierter Phasen, nach bestimmten Meilensteinen und zum Abschluss des Projekts durchgeführt werden. Voraussetzungen für eine sinnvolle Evaluierung sind ein klarer ProjektauftragProjektauftragMit dem Projektauftrag autorisiert der Auftraggeber den Projektmanager, das Projekt oder eine Phase des Projekts durchzuführen. Statt Projektauftrag werden auch Begriffe wie Project Charter, Projektvertrag, Projektleitdokumentation oder Projektvereinbarung verwendet., ein korrekt definiertes ProjektzielProjektzielDas Projektziel ist die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung des Sollzustands, der durch das Projekt herbeigeführt werden soll. und eine lückenlose ProjektdokumentationProjektdokumentationProjektdokumentation ist die zum Zweck eines Projektaudits aufbereitete Zusammenstellung von Projektdokumenten..

In der Regel entscheidet das Ergebnis der Evaluation über die Vergabe oder FreigabeFreigabeFreigabe ist die Bestätigung eines geplanten Ereignisses durch eine dafür befugte Person. Dies kann die Freigabe eines Produkts zur weiteren Bearbeitung, die Freigabe von Finanzmitteln oder die Freigabe einer nächsten Tätigkeit (Projekt, Phase, Arbeitspaket) sein. weiterer FinanzmittelFinanzmittelFinanzmittel sind Ressourcen, die zur Deckung der in einem Projekt entstehenden Kosten dienen. Erst die Verfügbarkeit von Finanzmitteln (z.B. durch Anweisung auf ein für das Projekt reserviertes Konto) gewährleistet die Liquidität des Projekts. Die Definition oder Genehmigung eines Projektbudgets ist noch nicht gleichbedeutend mit dem Vorhandensein von Finanzmitteln. Ggf. kann z.B. eine Zwischenfinanzierung der Projektarbeit durch Kredite erforderlich sein - die dadurch entstehenden Finanzierungskosten müssen ebenfalls im Budget berücksichtigt werden. und damit über Abbruch oder Fortführung des Projekts.

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