Projektphase

DIN 69901:1987

Die mittlerweile nicht mehr gültige DIN 69901:1987 definierte eine Projektphase als "zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist". Spätere Definitionen beziehen neben der zeitlichen Abgrenzung weitere Kriterien ein oder verzichten sogar ganz auf einen zeitlichen Bezug des Begriffs Projektphase.

DIN 69901-5:2009

In der neuen DIN 69901-5:2009 (Begriffe) wird der Begriff der Projektphase nicht mehr definiert, sondern nur noch der neu eingeführte und neu interpretierte Begriff der Projektmanagementphase. Im Normblatt DIN 69901-2 (Prozesse, Prozessmodell) werden die beiden Begriffe Projektphase und Projektmanagementphase abgegrenzt. Die DIN 69901-2 interpretiert Projektphasen als durch fachliche Zusammenhänge bedingte Phasen im zeitlichen Ablauf des Projekts. Diese Projektphasen sind abhängig von Branche oder Projektart. Hingegen definiert die DIN 69901-2 Projektmanagementphasen als Menge logisch zusammengehöriger Aktivitäten des Projektmanagements. Da Die DIN 69901-2 zugleich explizit benannte Projektmanagementphase definiert (Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung, Abschluss) entsteht daraus die Notwendigkeit, dass eine Projektmanagementphase mehrfach durchlaufen werden kann. Dies führt zu Inkonsistenzen und Widersprüchen mit anderen Prozessmodellen (s.u.).

PMBOK® Guide 2008

Der PMBOK® Guide 2008 definiert eine Projektphase als Menge von logisch zusammengehörigen Vorgängen und gleichzeitig als Komponente des Projektlebenszyklus. Als typisches Kriterium für das zeitliche Ende einer Projektphase gibt der PMBOK Guide die Fertigstellung eines größeren Liefergegenstands an. Der PMBOK Guide betont, dass Projektphasen keine Prozessgruppen sind. Er differenziert nicht zwischen Projektphasen und Projektmanagementphasen.

PRINCE2:2009

PRINCE2 betrachtet Phasen als ein wesentliches Steuerungsmittel und erhebt das phasenorientierte Vorgehen sogar zu einem seiner sieben Prinzipien. Dabei verwendet PRINCE2 nicht das Wort "phase" sondern das Wort "stage". PRINCE2 unterscheidet zwischen Managementphasen und technischen Phasen. Dabei sind entsprechen technische Phasen exakt dem Begriff der Projektphase der DIN 69901-2. Die Bedeutung der Managementphasen sieht PRINCE2 darin, dass sie Entscheidungspunkte ermöglichen, an denen Auftraggeber, Programm-Management oder Geschäftsführung über den Fortgang des Projekts entscheiden können. Weiterhin beschreiben Managementphasen bei PRINCE2 Planungshorizonte mit unterschiedlichem Detailgrad. Da PRINCE2 die Phaseneinteilung des Projekts aus der Managementsicht betrachtet, benennt es nur die Initiierungsphase explizit, alle anderen Phasen werden lediglich durchnummeriert. Damit entkoppelt PRINCE2 die Managementphasen vollständig von den Prozessbezeichnungen und den fachlichen Abläufen. Insbesondere gibt es bei PRINCE2 keine Abschluss-Managementphase, sondern lediglich den Prozess "Closing a Project". Übergaben, Prüfungen, Abnahmen usw. werden als technische Abläufe angesehen, so dass eine Abschlussphase nur als technische Phase gesehen wird.

ICB 3.0

Die ICB 3.0 definiert eine Projektphase als eine klar abgegrenzte, zeitliche Periode des Projektablaufs. Als charakteristische Merkmale einer Projektphase benennt die ICB 3.0 größere Liefergegenstände, Ziele und zu treffende Entscheidungen über den Projektfortgang. Die ICB 3.0 unterscheidet nicht zwischen Projektmanagementphasen und Projektphasen, vielmehr setzt sie diese implizit gleich, indem sie die branchen- und projektartspezischen Projektlebenszyklen als Phasenmodelle benennt.

Erläuterungen und Kommentar

Der Begriff der Projektphase erscheint nur auf den ersten Blick als einfach und klar definiert. Mittlerweile interpretieren die relevanten Richtlinien den Phasenbegriff zunehmend unterschiedlich und scheinen ihn sogar als Differenzierungsmerkmal zu verwenden. Die unterschiedlichen Blickwinkel bei der Definition einer Projektphase können bei einer Zusammenarbeit über die Grenzen von Projektmanagementsystemen hinaus durchaus zu Missverständnissen führen, z.B. wenn nicht zwischen Phasen des Projektmanagements und der technischen Ausführung unterschieden wird.

Am engsten an der ursprünglichen Definition der DIN aus dem Jahr 1987 ist der PMBOK Guide, indem er die Phase direkt als Vorgangsmenge definiert. Im Netzplan wäre damit eine Phase direkt als Sammelvorgang darstellbar. Auch die phasenorientierte Gliederung im Projektstrukturplan steht mit dieser Definition in Einklang. Nachteil dieser Phasendefinition ist, dass sie den Management-Aspekt nahezu außer Acht lässt. Phasengrenzen ergeben sich dabei aus dem Projektablauf, ein Steuern des Projekts durch das bewusste planerische Setzen von Phasen ist hierbei nicht vorgesehen.

Die ICB 3.0 geht hier einen deutlichen Schritt weiter, indem sie Projektphasen auch Ziele und gesetzte Termine zuordnet. Allerdings vollzieht sie noch nicht den Schritt zur getrennten Definition von Managementphasen.

Dieser Schritt ist bei PRINCE2 am klarsten vollzogen. Hier sind die Managementphasen unabhängig von den technischen Phasen definiert und sind explizites Steuerungsmittel. Technische Phasen und Managementphasen sollen dabei sinnvoll aufeinander abgestimmt werden, so dass z.B. Managemententscheidungen mit entsprechend bedeutenden Meilensteinen des Projektfortschritts zusammentreffen.

Die DIN 69901-2:2009 vollzieht ebenfalls die klare Trennung zwischen Projektmanagementprozessen und fachlich bedingten Projektprozessen. Allerdings benennt sie die Projektmanagementprozesse explizit nach Aufgabenbereichen, die üblicherweise nicht phasenweise abgearbeitet werden. Die fünf Projektmanagementphasen der DIN Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss entsprechen in etwa den Prozessgruppen des PMBOK Guides. Die in der DIN 69901-2 definierten Prozessgruppen wiederum entsprechen den Wissensgebieten des PMBOK Guides bzw. den Themen bei PRINCE2. Insbesondere die Definition einer Steuerungsphase und einer Planungsphase durch die DIN 69901-2 führt zu Inkonsistenzen mit dem Phasenbegriff. Da während eines Projekts immer wieder Planungen notwendig sind, ist die DIN gezwungen, Phasen mehrfach zu durchlaufen bzw. Rücksprünge über Phasengrenzen zu erlauben. Die anderen Projektmanagementsysteme vermeiden diese Schwierigkeit, indem sie Rekursionen auf Prozessebene ansiedeln und somit die Projektmanagementphasen einen sequentiellen Projektlebenszyklus ergeben.

Branchenspezifische Projektphasen

Die konkrete zeitliche Gliederung der Projektdurchführung ist spezifisch für den Projekttyp. Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure regelt z.B. den Bauablauf in 9 Leistungsphasen (für Gebäude und Ingenieurbauwerke). Für Software-Projekte definiert in Deutschland das sogenannte "V-Modell" und in der Schweiz das "Hermes-Modell" die Phasen und Vorgehensweisen. In der Pharmabranche gibt es spezifische Meilenstein/Phasen-Modelle, die zum Teil durch gesetzliche Vorgaben des Zulassungsverfahrens bestimmt sind.