Was ist eine Projektphase?

Bei einer Projektphase handelt es sich um eine zeitlich und inhaltlich abgegrenzte Periode des Projektverlaufs. Das Projekt wird in zeitliche Abschnitte gegliedert, in denen bestimmte Ergebnisse erzielt werden sollen. Diese Phasen werden jeweils mit einem Meilenstein begonnen und abgeschlossen. Die Phasen können nacheinander ablaufen oder sich überlappen.

Die Vorteile einer Phasenplanung

Jedes Prozessmodell, welches den Ablauf eines Projekts beschreibt, hat bestimmte Stärken, aber auch Schwächen. Gerade Unternehmen, die einen Großteil des Umsatzes mit Projektgeschäften erwirtschaften, bearbeiten häufig viele ähnliche Projekte mit geringem Innovationsgrad. Die inhaltlichen Unterschiede zwischen den einzelnen Projekten sind oft gering, dadurch können die Stärken am besten zur Geltung kommen.

Durch einzelne Phasen entsteht eine Routine, die wiederum dazu führt, dass das Vorgehen klar ist und es kaum offene oder gar strittige Punkte gibt. Die Prozesse lassen sich standardisieren und die Beteiligten sind gut eingespielt. Das wirkt sich positiv auf die Effizienz aus. Je genauer die einzelnen Projektphasen beschrieben sind, desto einfacher wird es auch für den Projektmanager, nichts Wesentliches zu übersehen oder zu vergessen. Darüber hinaus erhält man im Laufe eines Projekts immer wieder Zwischenergebnisse.

Ein Meilenstein am Ende einer Phase dient als Entscheidungspunkt. Vor Beginn der nächsten Projektphase bietet es sich an, den Projektfortschritt zu prüfen, einen Blick auf die Risiken zu werfen und Prognosen abzugeben. Dabei müssen Projektleitungen wichtige Fragen klären, z.B. "Wurde das geplante Ergebnis erreicht?" "Kann das Projekt auf diese Art fortgeführt werden oder muss für die nächste Phase umgeplant werden?"

Ist ein Meilenstein erreicht und damit eine Projektphase abgeschlossen, gibt es drei verschiedene Varianten für den weiteren Projektverlauf:

Alle bisherigen Aktivitäten befinden sich im Plan und die Phase kann abgeschlossen sowie das Projekt wie geplant fortgesetzt werden.

Einige Aktivitäten, die bereits abgeschlossen sein sollten, weisen in relevanten Größen wie Kosten, Terminen oder Ergebnissen, signifikante Abweichungen auf. Es muss nachgearbeitet werden, damit sich die Phase abschließen lässt.

Es treten Ergebnisse ein, die eine sinnvolle Fortsetzung des Projekts unmöglich machen. Das Projekt wird an dieser Stelle gestoppt und eventuell komplett eingestellt oder unter veränderten Rahmenbedingungen neu begonnen.

Die Nachteile einer Phasenplanung

Ein Phasenplan reduziert zwar die Komplexität eines Projekts, allerdings kann durch die frühzeitige Planung von Phasen und Meilensteinen auch die notwendige Flexibilität eingeschränkt werden. Durch die Planung werden zukünftige Handlungen vorweggenommen. Dies stößt beispielsweise an Grenzen, wenn die Projektbeteiligten nicht über die notwendige Erfahrung verfügen, um Ereignisse und Aktivitäten realistisch einzuschätzen und vorausschauend zu planen. Oder wenn die sachlichen Anforderungen instabil sind und sich im Projektverlauf ändern.

Vor allem innovative Vorhaben mit unscharfen Anforderungen können technokratisch nur schwer geplant werden. Ein Weg zur Flexibilisierung könnte dann sein, das Projekt zwar in Phasen zu gliedern, jedoch ohne eine detaillierte Planung für das gesamte Projekt zu erstellen. Die nächste Phase wird dann jeweils zum Ende des vorhergehenden Abschnitts ausführlich geplant. Wenn eine vorausschauende Planung nicht möglich ist, kann auf diese Weise der Zeitabstand zwischen Detailplanung und Ausführung verkürzt werden. Methoden, die zum agilen Projektmanagement gehören, folgen einem ähnlichen Weg. Dabei wird ebenfalls mit einer Verkürzung der Zeitabstände gearbeitet und die detaillierte Abstimmung erfolgt im Rahmen täglicher Team-Treffen.

Ein weiterer Nachteil eines von Anfang bis Ende komplett durchgeplanten Projektes kann auch die allgemeine Routine sein, die so entsteht. Sie kann dazu führen, dass die Projektbeteiligten Entscheidungen und Aufgaben insgesamt weniger hinterfragen. Es werden keine Möglichkeiten gesucht, den Prozess der Projektabwicklung so zu gestalten, dass alle Alternativen abgewogen werden. Darüber hinaus sollte ein Phasenmodell immer nur als Hilfsmittel dienen und keinen festgelegten Workflow vorgeben. Projekte sind sehr individuelle Konstrukte mit spezifischen Bedürfnissen.

Welche Projektmanagement-Phasen werden unterschieden?

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, ein Projekt in Phasen einzuteilen. Am häufigsten wird dazu die Gliederung in vier oder fünf Projektphasen genutzt.

Das 4-Phasenmodell

Das 4-Phasenmodell ist eine allgemeingültige Version für Pragmatiker. Nach diesem Modell laufen die Projekte in der Regel in vier Phasen ab:

Projektdefinition

Zum Start des Projekts wird dieses umfangreich definiert. Projektnutzen, Motivation, Machbarkeit und Projektleitung werden geklärt. Diese Phase endet mit einer klaren Zieldefinition sowie einem offiziellen Projektauftrag, der dem Projekt die Legitimation verschafft.

Projektplanung

Anschließend geht es ans Eingemachte: Im Rahmen der Projektplanung werden Termine, Kosten und Projektinhalte detailliert geplant. Wenn dies noch nicht geschehen ist, dann wird nun auch eine Stakeholder- und Risikoanalyse durchgeführt.

Projektdurchführung und Controlling

Wenn die Grundlagen gelegt wurden, wird gearbeitet. Die Projektdurchführung ist häufig die längste Phase. Dabei gilt es, die definierten Projektergebnisse zu erarbeiten. Begleitet werden die Aktivitäten von einer ständigen Überwachung, der Analyse von Planabweichungen und eventuell entsprechenden Maßnahmen, um gegenzusteuern.

Projektabschluss

Wenn das Projektergebnis vorliegt und das Projekt vorüber ist, dann folgt zuletzt die offizielle Abnahme, die abschließende Dokumentation und die Auflösung des Projektteams. Dabei wird besprochen, was gut und schlecht lief und worauf beim nächsten Mal geachtet werden sollte. Diese Lessons Learned sind essentiell für den Erfolg zukünftige Projekte.

Das 5-Phasenmodell

Wenn ein Projekt nach den Projektmanagementprozessen strukturiert wird, dann ergeben sich fünf Projektphasen, die häufig als Prozessgruppen bezeichnet werden. Diese werden nicht zwingend nacheinander durchlaufen, sondern müssen teilweise wiederholt werden, beispielsweise für Teilprojekte oder bis das gewünschte Ergebnis erzielt ist. Sie können sich auch überlappen.

Initiierungsphase

In der Initiierungsphase identifizieren Entscheider den Bedarf und Nutzen eines geplanten Projekts innerhalb eines Unternehmens. Wenn man dabei zum Schluss kommt, dass die erwarteten Ergebnisse dem Unternehmensauftrag dienen, lässt man die Machbarkeit des Vorhabens prüfen und bewerten. Sollte diese Bewertung positiv ausfallen, kann das Projekt formal starten. Es wird ein Projektleiter benannt sowie weitere wichtige Personen, die im Projekt mitarbeiten.

Zunächst wird ein grob formulierter Projektauftrag definiert. Anschließend werden Ziele, Rahmenvorgaben und andere Parameter des Projekts verschärft, sodass keine Missverständnisse hinsichtlich des zu erstellenden Liefergegenstandes zurückbleiben. Der Projektauftrag hat Vertragscharakter und ist von Projektleitung und Auftraggeber zu unterzeichnen. Mit dem ersten offiziellen Treffen startet aus der Sicht des Projektteams das Projekt selbst.

Planungsphase

Noch während der Initiierungsphase und dem offiziellen Projektstart beginnen detaillierte Planungen. Zu diesen Planungsgegenständen gehören:

• Inhalt
• Zeit
• Qualität
• Risiko
• Budget
• Kommunikation
• Stakeholdermanagement

Projektleitung und Team planen alle Aufgaben, die notwendig sind, damit das Projektziel erreicht wird. Ein wichtiges Hilfsmittel ist hierbei der Arbeitsstrukturplan, welcher das Projekt in einzelne Teilbereiche zerlegt. So ist es aus Sicht des Projektleiters einfacher, den Tätigkeiten Meilensteine zuzuordnen, Beziehungen zwischen den einzelnen Phasen zu erkennen und Ressourcen aufzuteilen. Der Plan bildet den Ausgangspunkt für weitere Pläne. Zeit- und Budgetplan sowie Produkt- und Prozessqualitäten gilt es ebenso zu definieren und zu kalkulieren.

Als professioneller Projektleiter berücksichtigt man bereits während der Planung eventuelle Risiken. Die Risiken mit der höchsten Eintrittswahrscheinlichkeit versucht man durch Vermeidungsstrategien zu verhindern oder die Eintrittswahrscheinlichkeit zu minimieren. Bezüglich der Stakeholder wird ein Kommunikationsplan kreiert und für die Servicequalität wird eine Strategie gestaltet, um hochwertige Liefergegenstände bereitzustellen. Jedem Arbeitspaket wird ein Verantwortlicher zugeordnet.

Ausführungsphase

Wenn die Ausführungsphase startet, nimmt der Planungsanteil drastisch ab, denn das Projektteam beginnt mit der Realisierung. Zukünftige Änderungswünsche müssen einen formalen Änderungsprozess durchlaufen. Als Erstes werden die Anforderungen auf Machbarkeit überprüft, sodass der Realisierungsaufwand abgeschätzt werden kann. Je nachdem, wie das Ergebnis dabei ausfällt, fließen Änderungen in die Realisierung mit ein. Es ist eine wichtige Aufgabe des Projektleiters, den alten mit dem neuen Plan inhaltlich sowie organisatorisch zu synchronisieren.

Die Kommunikation im Team ist in der Ausführungsphase am intensivsten. Regelmäßig tauscht man sich über Arbeitsergebnisse aus. Für die Leitung ist entscheidend, in jeder Projektphase den Überblick zu behalten. Der Fortschritt wird penibel festgehalten und Ergebnisse an Auftraggeber, Stakeholder oder Sponsoren kommuniziert. Die Kommunikation nimmt den größten Teil der Arbeitszeit eines Projektleiters ein. Das Projekt muss schließlich nach außen dargestellt werden, Meetings gilt es vorzubereiten und Arbeitsergebnisse mitzuteilen. Wenn es zu Planabweichungen oder Störungen kommt, versucht die Projektleitung auf den ursprünglichen Kurs zurückzusteuern. Abweichungen vom ursprünglichen werden evaluiert und umgesetzt. Das ist jedoch nur möglich, wenn Auftraggeber und wichtige Stakeholder Zustimmung signalisieren.

Überwachungsphase

Parallel zur Ausführungsphase werden durch den Projektleiter alle relevanten Projektaktivitäten gesteuert und überwacht. Budget, termingerechte Auslieferung, Priorisierung von Aufgaben, die Aktualisierung des Projektplans sowie Ressourcenkonflikte werden durch die Leitung kontrolliert.

Abschlussphase

Die Projektleitung schließt das Projekt strukturiert und kontrolliert ab. Sobald der Liefergegenstand fertiggestellt ist und der Kunde diesen abgenommen hat, wird das Projekt beendet. Dann wird ein Projektabschlussbericht erstellt und ein Meeting einberufen, in dem das Team formal aufgelöst wird. Darüber hinaus lohnt sich eine Feedback-Runde: Was ist gut gelaufen, was war schlecht?

Die Mitarbeitenden werden anschließend freigegeben und stehen in der Folge für neue Projekte zur Verfügung. Insbesondere vom Gesetzgeber vorgeschriebene Unterlagen werden strukturiert in einem Archiv abgelegt. Häufig folgt auch eine öffentliche Wertschätzung des Projektteams sowie die Organisation einer Abschlussfeier.