Entwickelt wurde die Metaplan-Methode in den 60er und 70er Jahren des 20. Jahrhunderts von den Brüdern Eberhard und Wolfgang Schnelle. Ursprünglich berieten sie Unternehmen bei der Einrichtung von Großraumbüros mit dem Ziel, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu fördern und betriebliche Prozesse zu unterstützen.

Der in diesen Jahren statt findende Umbruch von streng hierarchisch orientierten, inhabergeführten Unternehmen hin zu höherer Verantwortlichkeit aller Mitarbeiter erforderte neue Methoden zur Entscheidungsfindung, bei denen die Kompetenz einer gesamten Gruppe ergebnisorientiert zusammengeführt wird.

Die aus dieser Situation heraus entstandene Metaplan-Methode ist charakterisiert durch die Verbindung von bestimmten Materialien und der Moderation durch speziell geschulte Moderatorinnen und Moderatoren.

Die klassischen Materialien der Metaplan-Methode sind:

• Pinnwand (meist frei positionierbare, hochformatige Korkwände im Aluminiumrahmen)
• Packpapier, das auf die Pinnwand gesteckt wird und als Träger der Moderationskarten dient
• rechteckige, verschiedenfarbige Moderationskarten für Beiträge
• ovale, meist weiße, teilweise auch farbige Karten für Anmerkungen
• runde, verschiedenfarbige Karten für Blocküberschriften
• über die gesamte Breite der Pinnwand reichende Streifen für die Überschriften
• Pinnnadeln zum Anstecken der Moderationskarten auf die Pinnwand
• Filzstifte unterschiedlicher Breite und Farben
• kleine, verschiedenfarbige Bewertungspunkte

Neuere Entwicklungen sind z.B. wolkenförmige Karten, die an Stelle der Überschriftsstreifen eingesetzt werden, Smilie-Karten zur Bewertung oder der Einsatz von Digitalkameras zur sofortigen Dokumentation der Arbeitsergebnisse.

Whiteboards, Flipcharts, OH-Projektoren und Präsentationssoftware mit Beamer sind kein Ersatz für die partizipative Metaplan-Methode, da sie nur von einer einzelnen Person bedient werden.

Der Einsatz von bewusst einfachen Materialien darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass die Moderation der Arbeitssitzung ausschlaggebend für den Erfolg der Methode ist. Zu den Anforderungen an die Moderation zählen:

• keine Vorgabe von Ergebnissen oder Lösungen
• alle Schritte und Ergebnisse der Gruppenarbeit geeignet visualisieren
• Strukturierung aller Arbeitsschritte und ihrer Ergebnisse
• interaktives und partizipatives Arbeiten
• neutrale Vermittlung durch den/die Moderatorin/Moderator

Je nach Einsatzgebiet und Rahmenmethode (z.B. Zukunftskonferenz) kann von der Moderation z.B. auch gefordert sein, dass die Gruppe verbindliche Entscheidungen fällt, Konflikte gelöst werden oder allgemeiner Konsens über ein bestimmtes Vorgehen hergestellt wird.

Obwohl es auch andere Moderationstechniken wie z.B. Mindmap, Ishikawa-Diagramm oder Bubble-Chart gibt, werden die Begriffe Metaplan-Methode und Moderationstechnik oftmals synonym verwendet.

Die Metaplan-Methode hat sich mittlerweile als internationaler Standard für partizipative Gruppenarbeit etabliert. Auf Widerstände stößt sie überall dort, wo eingefahrene Vorgehensweisen und Organisationsstrukturen in Frage gestellt werden könnten. Trotz ihrer scheinbaren Altertümlichkeit besitzt die Metaplan-Methode ihr aktivierendes Potential nach wie vor im vollen Umfang. Hinweise auf vorhandene "Kartenallergien" sind in der Regel in diesem Sinn zu interpretieren.