Effizienz

Effizienz kommt vom lateinischen efficientia: Wirksamkeit, Tätigkeit. Effizienz ist also das Erstellen eines Werks, bzw. die zielgerichtete Tätigkeit. Im technischen Sinne wird Effizienz in erster Linie als Wirkungsgrad verwendet: Das Verhältnis von abgegebener zu aufgenommener Leistung eines Systems.

In Managementzusammenhängen definiert die DIN EN ISO 9000:2000 Effizienz als das "Verhältnis zwischen dem erzielten Ergebnis und den eingesetzten Mitteln", wobei hier wohl meist monetär bewertete Messgrößen eingehen.

Der umgangsprachliche Jargon drückt dies aus durch: "Die Dinge richtig tun" und grenzt dies gegen die Effektivität ab, die darin besteht, die "richtigen Dinge zu tun".

Auf das Projektmanagement angewandt führt der Begriff Effizienz nicht zu einer eindeutigen Größe. Mögliche Kennzahlen für die Effizienz eines Projekts sind der Schedule Performance Index, der Cost Performance Index und der Return on Invest.

SPI und CPI sind zwar unmittelbare Messgrößen, die ein Verhältnis zwischen einem Ergebnis (tatsächlich geschaffener Auftragswert zu einem Zeitpunkt) zu einem Aufwand (geplanter Zeitaufwand zum erreichten Ergebnis, geplantes Ergebnis zum Zeitpunkt) bilden, aber sie beschreiben letztlich den Bezug des Ergebnisses zur Planung. Das wird aber nach ISO mit Wirksamkeit (effectiveness) bezeichnet.

Der Return on Invest ist zwar eindeutig ein Verhältnis von wirtschaftlichem Ergebnis zu wirtschaftlichem Aufwand, aber er ist eher eine Kennzahl der Effektivität.

Die Lösung dieser Begriffsvielfalt aus Effizienz, Wirksamkeit und Effektivität liegt darin, dass es zwischen diesen drei Begriffen keinerlei semantisch begründbaren Unterschied gibt. Es ist nicht nachvollziehbar, warum in den allgemeinen Begriff der Bewertung eines Systems Eigenheiten des Systems selbst eingehen sollten. Korrekt wäre es also, die drei Begriffe synonym zu verwenden - sie sind es ohnehin - und jeweils exakt zu definieren, welches System (ein einzelnes Projekt, ein Projektportfolio, ein Unternehmen) auf welchem Zeitraum (ein Tag, ein Geschäftsjahr, einen Produktlebenszyklus) man betrachtet.

Unabhängig von den Schwierigkeiten einer klaren Abgrenzung des Umfangs und der zeitlichen Dimension steht und fällt die Bestimmung der Effizienz mit der Messbarkeit des Ergebnisses und der sinnvollen Definition der Messgröße. Balanced Scorecard, Project Scorecard oder Projektvergleichstechnik sind Versuche, die richtigen Messgrößen zu finden. Es gilt also nicht nur das Richtige richtig zu tun, sondern auch noch, das Richtige richtig zu messen.

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Für viele Weiterbildungsmaßnahmen wird in Unternehmen relativ leicht Geld bewilligt. Bei der Entscheidung, ob Projektmanagement im Unternehmen eingeführt werden soll, hört man oft Argumente wie diese: ...
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Die erfolgreiche Abwicklung eines Projekts erfordert neben einer ausgefeilten Planung auch ein Instrument zu seiner Überwachung, Steuerung und Lenkung. Diese Aufgaben nimmt das Projektcontrolling wahr. Jürgen Wedelstaedt erläutert dessen Grundlagen: Zunächst beschäftigt er sich mit dem Begriff und den Aufgaben des Projektcontrollings und mit dem Soll-Ist-Vergleich.
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von Olaf Clausen
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