Kommunikationsplan

Der Kommunikationsplan regelt die Prozesse, Werkzeuge, Rollen, Verantwortungen und Befugnisse zur Weitergabe, zum Erhalt und zur Archivierung von Informationen innerhalb eines Projekts. Der PMBOK® Guide bezeichnet den Kommunikationsplan als "↑Kommunikationsmanagementplan", PRINCE2® verwendet den Begriff "↑Kommunikationsmanagementstrategie"

Kommunikationsplan

Der Kommunikationsplan regelt die Prozesse, Werkzeuge, Rollen, Verantwortungen und Befugnisse zur Weitergabe, zum Erhalt und zur Archivierung von Informationen innerhalb eines Projekts. Der PMBOK® Guide bezeichnet den Kommunikationsplan als "↑Kommunikationsmanagementplan", PRINCE2® verwendet den Begriff "↑Kommunikationsmanagementstrategie"
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Zweck eines Kommunikationsplans

Der Kommunikationsplan eines Projekts soll gewährleisten, dass jedem Projektbeteiligten die von ihm zur Durchführung seiner Aufgaben benötigten ↑Informationen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung stehen.

Erstellung und DokumentationDokumentationDie Dokumentation eines Projekts ist die Zusammenstellung von Projektinformationen zum Zweck eines Projektaudits . Siehe Projektaudit . des Kommunikationsplans

Der Kommunikationsplan ist bei der ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. so früh wie möglich zu erstellen und bei Bedarf im Lauf des Projekts zu aktualisieren. Eingangsgrößen zur Erstellung des Kommunikationsplans sind unter anderem die ProjektorganisationProjektorganisationDie Projektorganisation umfasst die Aufbauorganisation und Ablauforganisation eines Projekts. mit den Rollenbeschreibungen der Projektbeteiligten sowie alle Pläne und Managementpläne, wie z.B. die Gestaltung des Konfigurationsmanagements, das die Änderungsanträge regelt.

Der Kommunikationsplan ist unverzichtbarer Bestandteil des ↑Projekthandbuchs (PMBOK® Guide: Projektmanagementplan; PRINCE2®: ↑Projektleitdokumentation). Er ist allen Projektbeteiligten zugänglich zu machen, zumindest als Auszug der Regelungen für die jeweilige Rolle.

Kommunikationsprozesse in einem Projekt

Innerhalb eines Projekts finden informelle (z.B. Gespräche in der Teeküche) und formelle Kommunikationsprozesse (z.B. Präsentationen) statt. Der Kommunikationsplan regelt ausschließlich die formellen Kommunikationsprozesse, wie z.B. das ↑Berichtswesen

Werkzeuge für die Projektkommunikation

Je nach Branche, verwendetem ↑Projektmanagementsystem, ProjektartProjektartAuch wenn alle Projekte in vielen Punkten gleiche Eigenschaften haben, so gibt es doch unterschiedliche Klassen von Projekten. Die ICB führt als Klassifizierungsmerkmale für Projekte neben der Projektart auch die Auftragsart (intern/extern) und die räumliche Ausdehnung (regional, national, international) an. Häufig ist auch eine Unterscheidung nach Projektbudget anzutreffen: Auftrag, Kleinprojekt, Projekt, Großprojekt. Die Grenzen zwischen diesen Bezeichnungen hängen vom jeweiligen Unternehmen ab. und ProjektumfeldProjektumfeldProjektumfeld ist das System aller Faktoren, die Einfluss auf den Projektablauf haben. werden für die Projektkommunikation unterschiedliche Werkzeuge (Medien, Dokumentvorlagen, Gremien usw.) eingesetzt. So definiert der Kommunikationsplan z.B. die Projektbesprechungen wie z.B. einen ↑Jour Fixe, die dabei zu erstellenden ↑Protokolle und das ↑Dokumentenmanagement des Projekts.

Rollen, Verantwortungen und Befugnisse in der Projektkommunikation

Der Kommunikationsplan ist eng mit der ↑Aufbauorganisation des Projekts verknüpft, da dies die ↑Rollen und ihre jeweiligen ↑Verantwortungen und ↑Befugnisse definiert. Der Kommunikationsplan ergänzt die Beschreibung der Projektorganisation um die Kommunikationsaufgaben. Dies kann z.B. in Form einer ↑RACI-Matrix erfolgen.

Archivierung / ProjektdokumentationProjektdokumentationProjektdokumentation ist die zum Zweck eines Projektaudits aufbereitete Zusammenstellung von Projektdokumenten.

Da ein Projekt definitionsgemäß zeitlich begrenzt ist, muss gewährleistet werden, dass bestimmte Inhalte der Projektkommunikation auch nach dem ProjektendeProjektendeDas Projektende ist der Termin , zu dem der Lenkungsausschuss ein Projekt für abgeschlossen erklärt. noch zur Verfügung stehen. Dies kann erforderlich sein für Projekt-Reviews, aber auch für das NachforderungsmanagementNachforderungsmanagementNachforderungsmanagement ist die Identifikation, Bewertung und Geltendmachung von Ansprüchen gegenüber anderen Projektbeteiligten, wenn diese für Abweichungen des Projektablaufs oder der Projektergebnisse von verbindlichen Projektdokumenten verantwortlich sind.. Der Kommunikationsplan spezifiziert, wie und wo welche Projektinformationen für welchen Zeitraum archiviert werden.

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