Zweck eines Projektstrukturplans

Der Projektstrukturplan gliedert den gesamten Leistungsumfang eines Projekts in Teilaufgaben und Arbeitspakete. Dies dient insbesondere folgenden Zwecken:

• Vorgabe einer Struktur für alle Aufgaben des Projektmanagements (z.B. Planen, Steuern, Überwachen)
• Vollständige Darstellung des Leistungsumfangs
• Definition des Projektziels bzw. Überprüfung der Zieldefinition
• Bestimmung aller zum Projekt gehörenden Arbeitspakete (Kostenträger)
• Ordnen und Strukturieren der Arbeitspakete in einer geeigneten Systematik (Kostenträgerstruktur)
• Schaffung von Transparenz gegenüber allen Stakeholdern
• Bereitstellen einer Gliederung für alle Projektdokumente (Pflichtenheft, Berichte usw.)

Die Erstellung eines verbindlichen Projektstrukturplans (Projektstrukturierung) zu Anfang des Projekts dient somit der Effizienzsteigerung bei Planung, Durchführung und Abschluss des Projekts, da alle Elemente (Ressourcen, Vorgänge, Risiken, Berichte, Kosten, Ergebnisse usw.) in die gleiche Systematik eingeordnet werden.

Darstellungsformen des Projektstrukturplans

Als Darstellungsformen wird hierfür meist das Baumdiagramm (Organigramm) (s. Abb. 1) gewählt, alternativ die Listendarstellung mit Nummerierung und Einrückungen. Logisch dem Baumdiagramm gleichwertig – aber mit anderer visueller Wirkung – findet sich auch die Mind-Map als Format für den Projektstrukturplan.

In reiner Textform lässt sich der Projektstrukturplan als Gliederung darstellen, d.h. als ggf. eingerückte Listen mit vorangestelltem Projektstrukturplan-Code.

Projektstrukturplan und andere Strukturpläne

Ablaufstruktur

Der Projektstrukturplan ist klar zu unterscheiden von der Ablaufstruktur des Projekts. Diese gliedert die zeitliche Abfolge der Vorgänge in Projektphasen und Sammelvorgänge. Eine häufig anzutreffende Darstellung der Ablaufstruktur ist eine eingerückte Vorgangsliste neben dem Balkenplan.

Produktstruktur

PRINCE2® empfiehlt anstelle des Projektstrukturplans die Erstellung eines Produktstrukturplans. Wenn der Projektstrukturplan durchgehend objektorientiert aufgebaut ist, können Produkt- und Projektstrukturplan aufeinander abgebildet werden.

Story Map

In agil gemanagten Projekten entspricht die Story Map dem Projektstrukturplan. Diese strukturiert das Product Backlog nach Epics und User Storys.

Work Breakdown Structure

Der PMBOK® Guide definiert die Work Breakdown Structure (WBS) sehr ähnlich dem Projektstrukturplan, legt jedoch größere Betonung auf die Strukturierung nach Arbeitsabläufen und Teilergebnissen. So ist nach PMBOK® Guide für jedes Arbeitspaket auch ein Werk (Deliverable) zu definieren.

Erläuterungen und Kommentar

Ein häufig anzutreffender Fehler bei der Projektplanung besteht darin, z.B. in Form eines Balkenplans direkt mit dem Erstellen eines Ablaufplans zu beginnen. Dies führt in der Regel zum einen dazu, dass wesentliche Elemente des Projekts übersehen werden und zum anderen, dass keine bewussten Make-or-Buy-Entscheidungen getroffen werden.

Die Erstellung eines vollständigen Strukturplans (Projekt- oder Produktstrukturplan), der den Leistungsumfang des Projekts darstellt, ist daher in allen PM-Standards Pflicht.

Durch die zunehmende Bedeutung von Projektarbeit für Unternehmen und vor allem durch den Anspruch, Projektabläufe und betriebliche Abläufe eng zu koordinieren und aufeinander abzubilden, steigen auch die Anforderungen an den Projektstrukturplan. Mit den Möglichkeiten des rechnergestützten Projektmanagements und der ERP-Systeme entstehen zunehmend mehrfache und miteinander verschränkte Projektstrukturen, die z.B. die Kostenträgerrechnung des Projekts (Arbeitspaketstruktur) auf die Kostenrechnung des Betriebs (Kostenstellen, Kostenarten) abbilden.

Bei der Erstellung eines Projektstrukturplans ist darauf zu achten, dass er intuitiv erfassbar bleibt. Ein zur Visualisierung eingesetzter Strukturplan sollte deshalb maximal 50 Elemente insgesamt (über alle Ebenen) aufweisen.

Eine praxisgerechte Anleitung, um einen Projektstrukturplan zu erstellen, liefert Ihnen die Methode Projektstrukturplanung