Zweck eines Projektstrukturplans

Der Projektstrukturplan gliedert den gesamten Leistungsumfang eines Projekts in Teilaufgaben und Arbeitspakete. Dies dient insbesondere folgenden Zwecken:

• Vorgabe einer Struktur für alle Aufgaben des Projektmanagements (z.B. Planen, Steuern, Überwachen)
• Vollständige Darstellung des Leistungsumfangs
• Definition des Projektziels bzw. Überprüfung der ZieldefinitionZieldefinitionZieldefinition ist die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung aller Sollwerte eines Projekts der Prozess, die Sollwerte eines Projekts eindeutig, vollständig und überprüfbar zu beschreiben die Entscheidung, eindeutig, vollständig und überprüfbar beschriebene Sollwerte als verbindlich für das Projekt zu erklären
• Bestimmung aller zum Projekt gehörenden Arbeitspakete (KostenträgerKostenträgerKostenträger sind die Ertrag bringenden Leistungen eines Unternehmens. In der Regel sind dies Produkte und Dienstleistungen, die an andere Unternehmen, an Endkunden oder innerhalb des Unternehmens von einer Business Unit an die andere verkauft werden. Übertragen auf die Kostenrechnung im Projekt können Projekte, Teilaufgaben, Arbeitspakete oder Vorgänge als Projektkostenträger bezeichnet werden.)
• Ordnen und Strukturieren der Arbeitspakete in einer geeigneten Systematik (Kostenträgerstruktur)
• Schaffung von Transparenz gegenüber allen Stakeholdern
• Bereitstellen einer Gliederung für alle Projektdokumente (PflichtenheftPflichtenheftDas Pflichtenheft ist der vom Auftragnehmer erstellte Projektplan, mit dem er das Lastenheft des Auftraggebers erfüllen möchte., Berichte usw.)

Die Erstellung eines verbindlichen Projektstrukturplans (Projektstrukturierung) zu Anfang des Projekts dient somit der Effizienzsteigerung bei Planung, Durchführung und Abschluss des Projekts, da alle Elemente (Ressourcen, Vorgänge, Risiken, Berichte, Kosten, Ergebnisse usw.) in die gleiche Systematik eingeordnet werden.

Darstellungsformen des Projektstrukturplans

Als Darstellungsformen wird hierfür meist das BaumdiagrammBaumdiagrammDas Baumdiagramm visualisiert streng hierarchische Strukturen, bei denen jedes Element mit Ausnahme des obersten genau ein übergeordnetes Element hat. Projektstrukturen werden üblicherweise mit Baumdiagrammen dargestellt. (Organigramm) (siehe Bild 1) gewählt, alternativ die Listendarstellung mit Nummerierung und Einrückungen. Logisch dem Baumdiagramm gleichwertig – aber mit anderer visueller Wirkung – findet sich auch die Mind-Map als Format für den Projektstrukturplan.

In reiner Textform lässt sich der Projektstrukturplan als Gliederung darstellen, d.h. als ggf. eingerückte Listen mit vorangestelltem Projektstrukturplan-Code.

Projektstrukturplan und andere Strukturpläne

Ablaufstruktur

Der Projektstrukturplan ist klar zu unterscheiden von der Ablaufstruktur des Projekts. Diese gliedert die zeitliche Abfolge der Vorgänge in Projektphasen und Sammelvorgänge. Eine häufig anzutreffende Darstellung der Ablaufstruktur ist eine eingerückte VorgangslisteVorgangslisteDie Vorgangsliste ist eine tabellarische Aufzählung von Vorgängen eines Projekts. Die vollständige Vorgangsliste ist Ergebnis der Vorgangsdefinition. Bei jedem weiteren Planungsschritt erhalten die einzelnen Vorgänge weitere Eigenschaften zugeordnet. Mindestens muss sie die Vorgangsbezeichnung und die Vorgangskennung enthalten. Welche Vorgänge und welche weiteren Vorgangseigenschaften sie enthält, hängt von ihrem Adressaten und ihrem Zweck ab. Für die Ausführenden wird sie z.B. Termine und Aufgabenbeschreibung enthalten, für den Controller hingegen Ist- und Sollwerte der Kostengrößen. neben dem Balkenplan.

Produktstruktur

PRINCE2® empfiehlt anstelle des Projektstrukturplans die Erstellung eines Produktstrukturplans. Wenn der Projektstrukturplan durchgehend objektorientiert aufgebaut ist, können Produkt- und Projektstrukturplan aufeinander abgebildet werden.

Story MapStory MapEine Story Map ist ein prozessorientierter Produktstrukturplan , der aus Epics und User Storys aufgebaut wird.

In agil gemanagten Projekten entspricht die Story Map dem Projektstrukturplan. Diese strukturiert das Product BacklogProduct BacklogProduct Backlog ist bei Scrum die Liste aller Anforderungen für ein zu erstellendes Produkt. nach Epics und User Storys.

Work Breakdown Structure

Der PMBOK® Guide definiert die Work Breakdown Structure (WBS) sehr ähnlich dem Projektstrukturplan, legt jedoch größere Betonung auf die Strukturierung nach Arbeitsabläufen und Teilergebnissen. So ist nach PMBOK® Guide für jedes ArbeitspaketArbeitspaketEin Arbeitspaket beschreibt eine zu erbringende Leistung innerhalb eines Projekts, die von einer einzelnen Person oder organisatorischen Einheit bis zu einem festgelegten Termin mit vereinbartem Aufwand geliefert werden kann. Ein Arbeitspaket kann eine interne Struktur aufweisen, deren Elemente aber aus Sicht der Projektleitung nicht einzeln betrachtet werden müssen, sondern als "Paket" gehandhabt werden können. Für jedes Arbeitspaket muss es einen Verantwortlichen geben. Ein Arbeitspaket kann somit als "Mini-Projekt" innerhalb des Projekts betrachtet werden. auch ein Werk (Deliverable) zu definieren.

Erläuterungen und Kommentar

Ein häufig anzutreffender FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen. bei der ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. besteht darin, z.B. in Form eines Balkenplans direkt mit dem Erstellen eines Ablaufplans zu beginnen. Dies führt in der Regel zum einen dazu, dass wesentliche Elemente des Projekts übersehen werden und zum anderen, dass keine bewussten Make-or-Buy-Entscheidungen getroffen werden.

Die Erstellung eines vollständigen Strukturplans (Projekt- oder ProduktstrukturplanProduktstrukturplanDer Produktstrukturplan ist die hierarchisch gegliederte Darstellung des Projektinhalts.), der den LeistungsumfangLeistungsumfangLeistungsumfang ist die Menge aller Leistungen, die für die Abnahme eines Projekts verpflichtend zu erbringen sind. des Projekts darstellt, ist daher in allen PM-Standards Pflicht.

Durch die zunehmende Bedeutung von Projektarbeit für Unternehmen und vor allem durch den Anspruch, Projektabläufe und betriebliche Abläufe eng zu koordinieren und aufeinander abzubilden, steigen auch die Anforderungen an den Projektstrukturplan. Mit den Möglichkeiten des rechnergestützten Projektmanagements und der ERP-Systeme entstehen zunehmend mehrfache und miteinander verschränkte Projektstrukturen, die z.B. die Kostenträgerrechnung des Projekts (Arbeitspaketstruktur) auf die Kostenrechnung des Betriebs (Kostenstellen, Kostenarten) abbilden.

Bei der Erstellung eines Projektstrukturplans ist darauf zu achten, dass er intuitiv erfassbar bleibt. Ein zur VisualisierungVisualisierungVisualisierung ist die bildliche oder grafische Darstellung eines Sachverhalts, der zunächst in einer anderen medialen Form vorliegt, meist als Text oder als Daten. eingesetzter Strukturplan sollte deshalb maximal 50 Elemente insgesamt (über alle Ebenen) aufweisen.

Eine praxisgerechte Anleitung, um einen Projektstrukturplan zu erstellen, liefert Ihnen die Methode Projektstrukturplanung

Video: Was kann ein Projektstrukturplan (PSP)