Projektstrukturplan in der DIN 69901

Die nicht mehr gültige DIN 69901:1987 definierte den Projektstrukturplan lediglich als "Darstellung der Projektstruktur". Das Autorenteam der aktuellen DIN 69901-5:2009 orientierte sich an der damaligen Definition des vorliegenden Glossars und erweiterte die Normdefinition im obigen Sinne.

Darstellungsformen des Projektstrukturplans

Als Darstellungsformen wird hierfür meist das Baumdiagramm (Organigramm) (s. Abb.) gewählt, alternativ die Listendarstellung mit Nummerierung und Einrückungen. Logisch dem Baumdiagramm gleichwertig, aber mit anderer visueller Wirkung findet sich auch die Mind-Map als Format für den Projektstrukturplan.

In reiner Textform lässt sich der Projektstrukturplan als Gliederung darstellen, d.h. als ggf. eingerückte Listen mit vorangestelltem ↑Projektstrukturplan-Code.

Projektstrukturplan und andere Strukturpläne

Der Projektstrukturplan ist klar zu unterscheiden von der Ablaufstruktur des Projekts. Diese gliedert die zeitliche Abfolge der Vorgänge in Sammelvorgänge und Projektphasen. Eine häufig anzutreffende Darstellung der Ablaufstruktur ist eine eingerückte Vorgangsliste neben dem Balkendiagramm.

PRINCE2® empfiehlt anstelle des Projektstrukturplans die Erstellung eines ↑Produktstrukturplans. Wenn der Projektstrukturplan durchgehend objektorientiert aufgebaut ist, können Produkt- und Projektstrukturplan aufeinander abgebildet werden.

Zweck eines Projektstrukturplans

Unabhängig von seiner Darstellung hat der Projektstrukturplan unter anderem folgende Aufgaben:

• Vorgabe einer Struktur für alle Projektmanagementaufgaben
• Vollständige Darstellung des Leistungsumfangs
• Definition des Projektziels bzw. Überprüfung der Zieldefinition
• Bestimmung aller zum Projekt gehörenden Arbeitspakete (Kostenträger)
• Ordnen und Strukturieren der Arbeitspakete in einer geeigneten Systematik (Kostenträgerstruktur)
• Schaffung von Transparenz gegenüber allen Projektbeteiligten (Stakeholdern)
• Aufstellen der Gliederung für alle Projektdokumente (Pflichtenheft, Berichte usw.)

Die Erstellung eines für alle Projektbeteiligten verbindlichen Projektstrukturplans (Projektstrukturierung, Projektstrukturplanung, Projektgliederung) zu Anfang des Projekts dient somit der Effizienzsteigerung bei Planung, Durchführung und Abschluss des Projekts, da alle Elemente (Ressourcen, Vorgänge, Risiken, Berichte, Kosten, Ergebnisse usw.) in die gleiche Systematik eingeordnet werden.

Zu diesem Zweck erhalten die Elemente des Projektstrukturplans eindeutige Bezeichner, den sogenannten ↑Projektstrukturplan-Code (PSP-Code). Für die Codierung im Projektstrukturplan gibt es keine Norm, man wählt sie nach geeigneten projektbezogenen Kriterien aus. Die Abbildung zeigt die einfachste Möglichkeit zur Codierung: Die erste Zahl gibt die Ebene des Projektstrukturplans wieder, die zweite Zahl die laufende Nummer des Elements auf dieser Ebene. Eine weitere verbreitete Codierung entspricht der Nummerierung bei Inhaltsverzeichnissen: Innerhalb eines PSP-Codes entspricht die Position der Projektstrukturebene und die Zahl der laufenden Nummer des Elements innerhalb seiner Geschwisterelemente (z.B. 1.3.5: fünftes Arbeitspaket in der dritten Teilaufgabe des ersten Teilprojekts).

Work Breakdown Structure und Projektstrukturplan

Der PMBOK® Guide definiert die Work Breakdown Structure (WBS) sehr ähnlich dem Projektstrukturplan, legt jedoch größere Betonung auf die Strukturierung nach Arbeitsabläufen und Teilergebnissen. So ist nach PMBOK® Guide für jedes Arbeitspaket auch ein Werk (Deliverable) zu definieren.

Erläuterungen und Kommentar

Ein häufig anzutreffender Fehler bei der Projektplanung besteht darin, z.B. in Form eines Balkendiagramms direkt mit dem Erstellen eines Ablaufplans zu beginnen. Dies führt in der Regel zum einen dazu, dass wesentliche Elemente des Projekts übersehen werden und zum anderen, dass keine bewussten Make-or-Buy-Entscheidungen getroffen werden.

Die Erstellung eines vollständigen Strukturplans (Projekt- oder Produktstrukturplan), der den Leistungsumfang des Projekts darstellt, ist daher in allen PM-Standards Pflicht.

Durch die zunehmende Bedeutung von Projektarbeit für Unternehmen und vor allem durch den Anspruch, Projektabläufe und betriebliche Abläufe eng zu koordinieren und aufeinander abzubilden, steigen auch die Anforderungen an den Projektstrukturplan. Mit den Möglichkeiten des rechnergestützten Projektmanagements und der ERP-Systeme entstehen zunehmend mehrfache und miteinander verschränkte Projektstrukturen, die z.B. die Kostenträgerrechnung des Projekts (Arbeitspaketstruktur) auf die Kostenrechnung des Betriebs (Kostenstellen, Kostenarten) abbilden.

Bei der Erstellung eines Projektstrukturplans ist darauf zu achten, dass er intuitiv erfassbar bleibt. Ein zur Visualisierung eingesetzter Strukturplan sollte deshalb maximal 50 Elemente insgesamt (über alle Ebenen) aufweisen.