Pufferzeit

Damit Abweichungen in der Projektabwicklung von der Projektplanung nicht zum sofortigen Zusammenbruch der Projektsteuerung führen, werden in der Netzplantechnik Pufferzeiten zwischen den einzelnen Vorgängen eingebaut. Gemäß DIN 69900:2009-1: "Projektmanagement – Netzplantechnik: Beschreibungen und Begriffe" quantifiziert die Pufferzeit die Möglichkeit, einen Vorgang zu verschieben oder seine Dauer verändern zu können.

Die Notwendigkeit von Pufferzeiten ergibt sich auch aus dem hohen Aufwand, der für die Netzplantechnik erforderlich war. Das Zeichnen umfangreicher Projektpläne nahm vor der Unterstützung der Computerprogramme erhebliche Zeit in Anspruch.

Als wesentlicher Vorteil der Netzplantechnik mit Pufferzeiten gilt, dass die Einsatzmittel innerhalb einer Multiprojektumgebung langfristig im voraus disponiert werden können. Als Nachteil muss angeführt werden, dass damit Projekte nicht beschleunigt durchgeführt werden können, sondern mindestens so lange wie geplant brauchen.

Diesem Problem möchte die Planung nach der Critical Chain-Methode entgegenwirken. Dort werden alle Vorgänge mit ihrer optimalen Dauer aneinander gereiht und die individuellen Pufferzeiten zu einer gemeinsamen Pufferzeit an das Ende des Projektes gestellt. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die Einsatzmittel-Disposition sehr dynamisch erfolgen kann und die Projektplanung auf die unvermeidlichen Verzögerungen flexibel reagieren kann.

Durch den Einsatz von rechnergestützter Termin- und Zeitplanung ist es möglich, kurzfristige Änderungen des Zeitplans sehr schnell auf seine Auswirkungen hin zu überprüfen und den vollständigen Ablaufplan neu berechnen zu können. Dies bewirkt auch eine höhere Flexibilität in der Durchführung, vorausgesetzt, dass ein Erfassungssystem aktuelle Statusinformationen garantiert und die Organisationsstruktur kurzfristige Planänderungen umsetzen kann. Dann können beispielsweise mehrere alternative Zeitpläne vorgehalten werden, die je nach Projektablauf zum Zuge kommen. Pufferzeiten sind dann nicht mehr im früheren Umfang erforderlich.

Unverzichtbar hingegen sind Pufferzeiten, wenn für Engpassressourcen oder Vorgänge nur bestimmte Zeitfenster zur Verfügung stehen.

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von Uwe KellerDie Befürworter von Critical Chain Project Management (CCPM) versprechen, die Laufzeiten von Projekten durch radikalen Verzicht auf individuelle Pufferzeiten und das Staffellaufprinzip um rund 30% verkürzen zu können. Auch Uwe Keller war zunächst von diesen Ideen begeistert, musste jedoch bald erkennen, dass die Patentrezepte der CCPM in der Praxis nicht greifen. Punkt für Punkt analysierte er anhand seiner Erfahrungen die Annahmen und Herangehensweisen der CCPM. Seine Schlussfolgerung ist, dass die Terminplanung des CCPM von realitätsfernen Annahmen ausgeht und deswegen auch nicht die versprochene Beschleunigung erzielen kann. Dennoch empfiehlt er, sich unvoreingenommen mit den Argumenten der CCPM auseinander zu setzen, da diese zu Recht die wunden Punkte des üblichen Projektmanagements kritisieren – wie z.B. das gängige Prinzip, Ressourcen im Multitasking mehreren Projekten gleichzeitig zuzuordnen.
von Uwe Keller
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Die Befürworter von Critical Chain Project Management (CCPM) versprechen, die Laufzeiten von Projekten durch radikalen Verzicht auf individuelle Pufferzeiten und das Staffellaufprinzip um rund 30% verkürzen zu können. Auch Uwe Keller war zunächst von diesen Ideen begeistert, musste jedoch bald erkennen, dass die Patentrezepte der CCPM in der Praxis nicht greifen. Punkt für Punkt analysierte er anhand seiner Erfahrungen die Annahmen und Herangehensweisen der CCPM. Seine Schlussfolgerung ist, dass die Terminplanung des CCPM von realitätsfernen Annahmen ausgeht und deswegen auch nicht die versprochene Beschleunigung erzielen kann. Dennoch empfiehlt er, sich unvoreingenommen mit den Argumenten der CCPM auseinander zu setzen, da diese zu Recht die wunden Punkte des üblichen Projektmanagements kritisieren – wie z.B. das gängige Prinzip, Ressourcen im Multitasking mehreren Projekten gleichzeitig zuzuordnen.
von Uwe Techt
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Eine Projektorganisation, die in hohem Maß auf Eigenverantwortlichkeit, Kooperationsbereitschaft und vollständiges Vertrauen zwischen den Teammitgliedern setzt, ermöglicht, Projekte in einer Geschwindigkeit durchführen, die mit traditionellen Methoden nur schwer erreichbar wäre. Wolfram Müller stellt ein Vorgehensmodell für ein solches High-Speed-Projektmanagement vor und verdeutlicht die Vorgehensweise anhand eines ehrgeizigen Projekts bei der 1&1 Internet AG, bei dem die Projektlaufzeit von sechs Monaten auf sechs Wochen verkürzt werden konnte.
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Fällt kurzfristig Personal aus, darf der Projektleiter weder in Panik geraten noch das Problem ignorieren. Max L.J. Wolf rät dazu, zuerst nüchtern zu analysieren, welche Verzögerung dadurch für das Projekt entstehen werden. Anschließend stellt er einige Maßnahmen vor, mit denen Sie einem plötzlichen Ressourcenausfall begegnen können.
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Wohl jeder Projektleiter kennt den Konflikt, wenn extern vorgegebene Termine und geschätzter Zeitbedarf nicht in Einklang zu bringen sind. In einer solchen Situationen ist der Termin ein Ziel und nicht mehr Ergebnis einer Schätzung. Um das Problem zu lösen, müssen Terminziele und Projektschätzung getrennt betrachtet werden. Hilfreich ist dabei ein Projektplan, in dem sowohl die geschätzten Termine als auch die Fixtermine enthalten sind und der Pufferzeiten ebenso wie Terminkonflikte anzeigt. Josef Schwab beschreibt in seinem Artikel, wie Sie einen solchen Projektplan in Microsoft Project erstellen und zeigt, wie Sie die Pufferzeiten mit Hilfe einer selbst definierten Ansicht übersichtlich darstellen.
von Frank Gürgens
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Für das Verfassen von Angeboten gilt: Kleiner Fehler - große Wirkung! Frank Gürgens beschreibt in seinem Artikel häufige Stolperfallen bei der Erstellung von Angeboten und Pitch-Teilnahmen, in die auch so manch gestandener Projektmanager hin und wieder tritt. Die aufgeführten Beispiele beziehen sich auf Projekte im Bereich Software und Multimedia, die Tipps und Ratschläge lassen sich jedoch auch auf andere Projekte übertragen.
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Jeder Projektverantwortliche kennt das Problem: Für ein anstehendes Projekt sollen frühzeitig möglichst zuverlässige Aussagen zu den voraussichtlichen Projektkosten gemacht werden - ohne allzu großen Aufwand und ohne detaillierte Informationen. Das Risiko ist groß, dass sich die geschätzten Werte später als falsch herausstellen und der Projekterfolg deshalb gefährdet ist. Dr. Achim Kindler zeigt, mit welchen einfachen Maßnahmen Sie die Schätzrisiken reduzieren können. Der erste Teil stellt vorrangig sechs einfache und schnell durchführbare Maßnahmen vor. Weitere Maßnahmen, die über die kurzfristigen Lösungsansätze hinausgehen, behandelt Teil 2 in einer der kommenden Ausgaben des Projekt Magazins.
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Puffer sind ein mächtiges Werkzeug in den Händen des Projektleiters. Werden sie falsch dimensioniert und eingesetzt, können sie aber auch einen erheblichen Schaden verursachen. Deshalb sind beim Umgang mit ihnen einige Regeln zu beachten. Dirk Heche zeigt in seinem Beitrag Gefahren und Probleme auf, erläutert die Wirkungsweise von Puffern und erklärt, wie man sie richtig einsetzt.
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Welches Projektergebnis möglich ist, hängt entscheidend von der Terminplanung ab. Dies gilt für alle Branchen, egal ob es sich um den Markteintritt eines neuen Automodells pünktlich zur Internationalen Automobilausstellung, um einen Wahlkampf oder um ein Software-Release handelt. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem dritten Beitrag zur Netzplantechnik anhand eines Beispiels die Vorgehensweise bei der Ablauf- und Terminplanung. Er erklärt wichtige Begriffe wie etwa den "Kritischen Weg" und zeigt, wie Vorwärts- und Rückwärtsrechnung funktionieren, Pufferzeiten ermittelt und Steuerungsmaßnahmen eingeleitet werden.
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Wo steht das Projekt? Passt der Projektfortschritt zu den bisherigen Ausgaben und dem Zeitaufwand? Wenn der Kunde dem Projektteam diese Fragen stellt, bekommt er unterschiedliche Antworten – je nachdem, ob er mit dem Arbeitspaketverantwortlichen, dem Buchhalter oder dem Terminplaner spricht. Mittels Earned Value Management, der Projektsteuerung nach Fertigstellungswert, ist dagegen eine schnelle, einheitliche Positionsbestimmung möglich. Planung und Realität werden über einfache Messgrößen verglichen. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie diese Controlling-Methode funktioniert. Falls Sie die Methode gleich selber ausprobieren möchten, können Sie dazu die mitgelieferte Microsoft Excel-Vorlage verwenden.
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International kaum beachtet, fristet die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) ein bescheidenes Dasein in einigen deutschen Lehrbüchern und Schulungsunterlagen. Zu Unrecht, denn diese Methode zur Überwachung des Zeitplans ist einfach anzuwenden und gibt einen Überblick über die wesentlichen Stationen des Projekts. Für Präsentationszwecke eignet sie sich besonders gut, da sie die Informationsflut auf die entscheidenden Aussagen reduziert. Dr. Georg Angermeier beschreibt in seinem Beitrag das praktische Vorgehen bei der MTA und zeigt anhand verschiedener Beispiele, welche Warnsignale Sie beim Kurvenverlauf beachten sollten. Das mitgelieferte Microsoft Excel-Beispiel gibt eine Anregung, wie Sie die Kurven ansprechend darstellen können.
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Arbeitspakete sind die Grundbausteine eines Projekts. Nur wenn sie richtig definiert sind, steht das Projektgebäude stabil. Sie sind für die Arbeitsverteilung an die Mitarbeiter notwendig und ermöglichen effizientes Projekt-Controlling. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie Sie Arbeitspakete definieren und bei der Projektabwicklung für die Überwachung und vorausschauende Steuerung einsetzen können. Anhand eines Praxisbeispiels verdeutlicht er die entscheidende Rolle des Arbeitspakets im Projektkontext.
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Eine der wichtigsten Aufgaben im Termin-Management besteht darin, Terminreserven und -überschreitungen oder drohende Verzögerungen von Terminen und deren Konsequenzen sichtbar zu machen. Obwohl Microsoft Project diesbezüglich über vielfältige Möglichkeiten verfügt, sind diese zum Teil verborgen und müssen erst aktiviert werden. Stavros Georgantzis gibt in diesem Artikel Tipps dazu, wie Sie den Project-Terminplan so einrichten können, dass Sie während des gesamten Projektverlaufs die Terminkontrolle behalten.
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Unternehmen machen immer wieder die bittere Erfahrung, dass selbst Software-Entwicklungsprojekte auf Festpreis-Basis gegen Budgetüberschreitungen, Krisen oder Abbrüche mit hohen Verlusten auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite nicht gefeit sind. Trotzdem tendieren Auftraggeber häufig zu dieser Vertragsvariante. Reinhard P. Oechtering untersucht in seinem Beitrag kritisch die möglichen Wirkungen eines Festpreisvertrags auf die Projektabwicklung. Hierzu erläutert er die Grundzüge von Dienst- und Werkverträgen. Als mögliche Alternative skizziert der Autor das Target-Preis-Modell, das Unternehmen in der Praxis noch immer selten anwenden.
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Die kritische Kette ist eine revolutionäre Neuerung im Projektmanagement. So sieht zumindest die englischsprachige Literatur die PM-Methode, die der US-Autor Eliyahu Goldratt mit seinem Wirtschafts-Roman "Critical Chain. A Business Novel" eingeführt hat (deutsche Übersetzung: "Die Kritische Kette – Das neue Konzept im Projektmanagement"). Doch was nützt die kritische Kette wirklich? Wie sinnvoll ist es, die bewährte Meilensteintechnik fallenzulassen und was halten die Mitarbeiter davon, unter permanenten Zeitdruck gesetzt zu werden? Reinhard P. Oechtering hinterfragt in diesem Artikel die Praxistauglichkeit der kritischen Kette im Projektalltag.
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Brian Muirhead berichtete auf der Project Leadership Conference in Paris von seinen Erfahrungen im Pathfinder-Projekt. 1997 leitete er die "Mars Pathfinder Mission", die aufsehenerregende Forschungsmission mit Landung auf dem Mars. Die wissenschaftlichen Daten und Fotos, die "Pathfinder" auf die Erde sandte, überraschten viele Experten, die bezweifelt hatten, dass das Marsprojekt überhaupt "abheben" würde. Im Exklusiv-Interview mit Petra Berleb erzählt Brian Muirhead, wie er diese Herausforderung gemeistert hat.
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Critical Chain ist eine Form der Terminplanung, die menschliche Schwachstellen berücksichtigt, Leerlauf beseitigt und dadurch zu erheblich kürzeren Projektdauern führen soll. Zu ihren Grundprinzipien gehören die Verwendung einer gemeinsamen Pufferzeit für das Projekt (statt für einzelne Vorgänge) und das Staffellaufprinzip der Arbeitsübergabe. Silke Kanes erläutert in ihrem Artikel, wie die Critical Chain funktioniert.
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