Projektsteuerung ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers während der Projektdurchführung und umfasst alle Tätigkeiten, die darauf abzielen, die Ist-Werte des Projekts (z.B. Termine, Kosten, Ergebnisse) innerhalb der gesetzten Toleranzen möglichst nahe an den Planwerten zu halten.

Der traditionelle Ansatz des Projektmanagements besteht aus den drei Aufgabengebieten Planen, Überwachen und Steuern. Mit der in den 1960er Jahren einsetzenden und in den 1990er Jahren mit den Richtlinien PMBOK® Guide, PRINCE2® und ICB etablierten Formalisierung des Projektmanagements kamen weitere Aufgabenbereiche hinzu, wie z.B. das Initiieren von Projekten, die Teamführung oder das geordnete Abschließen eines Projekts.

Definitionen für Projektsteuerung

Wer steuert ein Projekt?

Grundsätzlich bedeutet Steuerung, den Projektplan so genau wie möglich umzusetzen. Unterschiedliche Auffassungen bestehen hinsichtlich der hierfür zur Verfügung stehenden Rechte des/der Projektleiter(in)Projektleiter(in)Nach der nicht mehr gültigen DIN 69901:1987 die "für die Projektleitung verantwortliche Person." Die DIN sah explizit beide geschlechtsspezifischen Begriffe vor. Nicht beschrieben wurden die genauen Aufgaben und Befugnisse des/der Projektleiters/in. Aus der Definition der Projektleitung ergibt sich für die/den Projektleiter(in) die Verantwortlichkeit für Planung, Steuerung und Überwachung des Projekts.. Diese können von der bloßen Beratung bei Umsetzung von Steuerungsmaßnehmen gehen (Stabs-ProjektorganisationStabs-ProjektorganisationDie Stabs-Projektorganisation (auch Stablinienprojektorganisation) ist eine Form der Matrixorganisation , bei der die Funktion des Projektmanagers an eine Stabsstelle delegiert ist, die direkt der Organisationsführung unterstellt ist.) bis hin zur vollständigen Führungs- und Ergebnisverantwortung im Projekt (Management by ProjectsManagement by ProjectsManagement by Projects bedeutet zunächst einen Widerspruch in sich selbst. Projekte sind einmalig, riskant, innovativ und vor allem begrenzt. Unternehmensführung muss langfristig mit hoher Sicherheit den vorhandenen Markt auf Dauer bedienen.).

Aufgaben der Projektsteuerung

Zu den konkreten Aufgaben der Steuerung innerhalb eines Projekts können unter anderem gehören:

• Starten und Beenden von Arbeitspaketen / Vorgängen
• Führung der Projektmitarbeiter
• Überwachung der Projektkennzahlen
• Erarbeitung von Alternativplänen bei Abweichungen vom geplanten ProjektablaufProjektablaufDer Projektablauf ist der tatsächliche Verlauf des Projekts, während der Ablaufplan den geplanten Verlauf beschreibt. Im Gegensatz zur Projektplanung, geschieht die operative Projektarbeit im konkreten Projektumfeld. Den Schätzwerten der Planung treten die tatsächlichen Werte (für Personalaufwand, Zeit, Kosten) gegenüber. Projektleiter, Projektmanager, Lenkungsausschuss und andere Projektbeteiligte haben die Aufgabe, den Projektablauf möglichst nah an den Vorgaben des Ablaufplans zu halten.
• Verändern des Projektplans zur Erreichung des ursprünglichen Projektziels
• AnforderungAnforderung" Anforderung " ist ein Begriff aus dem Qualitätsmanagement und bezeichnet sowohl explizit spezifizierte als auch als allgemein üblich anerkannte Kriterien. Dies bedeutet, dass Anforderungen z.B. an ein Produkt nicht notwendigerweise explizit dokumentiert sein müssen, um für die Beurteilung seiner Qualität zu gelten. Beispielsweise müssen Häuser den jeweiligen Bauordnungen und gesetzlichen Vorschriften genügen. Ebenso wird von einem Haus als üblich vorausgesetzt, dass es ein ausreichendes Heizungssystem hat. Darüber hinaus gehende Erfordernisse oder Erwartungen müssen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden, z.B. ein rollstuhlgerechter Ausbau oder eine Abluftwärmerückgewinnung. zusätzlicher Ressourcen und FinanzmittelFinanzmittelFinanzmittel sind Ressourcen, die zur Deckung der in einem Projekt entstehenden Kosten dienen. Erst die Verfügbarkeit von Finanzmitteln (z.B. durch Anweisung auf ein für das Projekt reserviertes Konto) gewährleistet die Liquidität des Projekts. Die Definition oder Genehmigung eines Projektbudgets ist noch nicht gleichbedeutend mit dem Vorhandensein von Finanzmitteln. Ggf. kann z.B. eine Zwischenfinanzierung der Projektarbeit durch Kredite erforderlich sein - die dadurch entstehenden Finanzierungskosten müssen ebenfalls im Budget berücksichtigt werden.
• Veränderung der Aufgabenstellungen an Projektmitarbeiter
• Freistellung von Projektmitarbeitern
• Vergabe von Unteraufträgen
• Interne AbnahmeAbnahmeDie Abnahme ist die Bestätigung des Auftraggebers an den Auftragnehmer, dass dieser das vereinbarte ↑Werk spezifikationsgerecht erstellt hat und damit seinen Teil des Werkvertrags erfüllt hat. oder Ablehnung von Projektergebnissen
• Verhandlungen mit dem Auftraggeber
• Umsetzung von Beschlüssen des Lenkungsausschusses
• Beantragung eines Projektreviews / Projektaudits
• Beantragung des Projektabbruchs
• Feststellung des Projektabschlusses

Projektsteuerung und Projektplan

Unverzichtbar für die Projektsteuerung ist der Projektplan - ohne ihn ist kein Vergleich mit dem Soll-Wert möglich. Ergänzt wird der Projektplan, der den Idealverlauf beschreibt, durch die RisikolisteRisikolisteDie Risikoliste (syn.: das Risikoregister) dokumentiert alle Risiken eines Projekts und ist damit das zentrale Werkzeug des Risikomanagements in Projekten., die möglichst umfassend alle Gefahren für den Projektablauf beschreibt.

Die EffektivitätEffektivitätEffektivität beschreibt die Ausrichtung des Projektportfolios auf die geschäftlichen Interessen der Trägerorganisation . Eine mögliche Messgröße für Effektivität ist das Verhältnis von tatsächlich erreichtem zu angestrebtem Nutzen durch Projektarbeit. der Steuerung hängt wesentlich von einer zeitnahen Erfassung der Aufwände und des Projektfortschritts ab. Mit Hilfe von Prognosetechniken (Meilenstein- und KostentrendanalyseKostentrendanalyseDie Kostentrendanalyse (KTA) ergänzt die Meilensteintrendanalyse (MTA) um die Betrachtung des für die erreichten Ergebnisse benötigten Aufwands (Einsatzmittel und Finanzmittel)., Earned Value AnalysisEarned Value AnalysisEarned Value Analysis (EVA) ist die Erhebung und Berechnung der Leistungskennzahlen eines Projekts im Rahmen des Earned Value Managements . Earned Value Analysis und Earned Value Management werden häufig synonym verwendet., SzenariotechnikSzenariotechnikSzenariotechnik ist eine Prognosetechnik, die systematisch Szenarien unterschiedlicher, zukünftiger Projektzustände erzeugt. Diese Szenarien (Prognosen) werden aus der aktuellen Situation unter Anwendung von Annahmen über Einflüsse und zukünftige Entwicklungen im Projekt abgeleitet.) können dann Annahmen über die zukünftige Entwicklung getroffen und dementsprechende Steuerungsmaßnahmen entwickelt werden. Zu diesen gehört meistens der Eingriff in die bestehende Planung - der ursprüngliche Plan wird dann als sogenannter BasisplanBasisplanDer Basisplan umfasst alle Daten eines genehmigten Projektplans zu einem bestimmten Stichtag. In ihm können Termine, Dauern, Aufwände, Arbeitspaketbeschreibungen, Kosten, Ressourcenzuordnungen usw. enthalten sein. Im strengen Sinne ist nur der erste, von allen Projektbeteiligten genehmigte Terminplan zu Beginn des Projekts der Basisplan. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden jedoch auch eigens dokumentierte Zwischenstände des Terminplans im Projektverlauf als Basispläne bezeichnet. dokumentiert.

Projektsteuerung in der Bau- und Immobilienbranche

Bei Bau- und Immobilienprojekten wird der Begriff "Projektsteuerung" häufig synonym mit "Projektmanagement" verwendet. Die HOAI definierte von 1976 bis zur Ausgabe 2002 in Paragraph 31 das Leistungsbild der Projektsteuerung als Leistungen von Auftragnehmern, "wenn sie Funktionen des Auftraggebers bei der Steuerung von Projekten mit mehreren Fachbereichen übernehmen." Im einzelnen zählte der Paragraph 31 der HOAI:2002 folgende Funktionen der Projektsteuerung auf.

Funktionen der Projektsteuerung

1. "Klärung der Aufgabenstellung, Erstellung und Koordinierung des Programms für das Gesamtprojekt,
2. Klärung der Voraussetzungen für den Einsatz von Planern und anderen an der Planung fachlich Beteiligten (ProjektbeteiligteProjektbeteiligteProjektbeteiligte sind Personen, Personengruppen oder Organisationen, die vom Projekt oder seinen Ergebnissen betroffen sind oder die das Projekt beeinflussen können. Siehe Stakeholder .),
3. Aufstellung und Überwachung von Organisations-, Termin- und Zahlungsplänen, bezogen auf Projekt und Projektbeteiligte,
4. Koordinierung und Kontrolle der Projektbeteiligten, mit Ausnahme der ausführenden Firmen,
5. Vorbereitung und Betreuung der Beteiligung von Planungsbetroffenen,
6. Fortschreibung der Planungsziele und Klärung von Zielkonflikten,
7. laufende InformationInformationIm Projektmanagement wird der Begriff " Information " aus Sicht der Disziplinen Wissensmanagement, Kommunikationstheorie und Informationstheorie verwendet. Dabei ist Information zu verstehen als strukturiert und zweckorientiert aufbereitete Daten, siehe hierzu auch ↑Projektinformation . des Auftraggebers über die ProjektabwicklungProjektabwicklungProjektabwicklung oder Projektdurchführung ist die Realisierung des konkreten Projektablaufs. Es gibt keine einheitliche Sprachregelung dafür, ob die Projektmanagementaufgaben und dort insbesondere die Projektplanung Bestandteil der Projektabwicklung sind oder ob die Projektabwicklung lediglich die wertschöpfenden Projektprozesse umfasst. und rechtzeitiges Herbeiführen von Entscheidungen des Auftraggebers,
8. Koordinierung und Kontrolle der Bearbeitung von Finanzierungs-, Förderungs- und Genehmigungsverfahren."

Seit der Ausgabe 2009 kennt die HOAI nicht mehr das Leistungsbild der Projektsteuerung, da sich der § 31 HOAI:2002 als nicht ausreichend für die Abgrenzung von den anderen Leistungsbildern erwies. Seitdem ist Projektsteuerung/Projektmanagement aus Sicht der HOAI als "besondere Leistung" zu bewerten.

Um diese Lücke zu füllen beschreibt die AHO-Schrift Nr. 9: "Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft " ausführlich die Aufgaben der Projektsteuerung sowie die Berechnung des Honorars für ProjektsteuererProjektsteuerer"Projektsteuerer" bezeichnet innerhalb der Bau- und Immobilienwirtschaft ein eigenes Berufsbild. Dieses ist dadurch definiert, dass ein Projektsteuerer lediglich Funktionen des Auftraggebers bei der Projektsteuerung übernimmt, nicht jedoch die Projektleitung selbst. Ein Projektsteuerer hat demnach in erster Linie organisatorische Aufgaben und darf keine Entscheidungen z.B. über Änderungen am Bauplan treffen.. Diese 2014 in der 4. Ausgabe erschienene Schrift wird von der Fachkommission "Projektsteuerung/Projektmanagement" des Ausschusses der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V. (AHO) herausgegeben und weiterentwickelt.

Handlungsbereiche und Projektstufen

Die AHO-Schrift Nr. 9 gliedert das Leistungsbild der Projektsteuerung in fünf Handlungsbereiche und fünf Projektstufen. Die fünf Handlungsbereiche sind:

1. Organisation, Information, Koordination und DokumentationDokumentationDie Dokumentation eines Projekts ist die Zusammenstellung von Projektinformationen zum Zweck eines Projektaudits . Siehe Projektaudit .
2. Qualitäten und Quantitäten
3. Kosten und Finanzierung
4. Termine, Kapazitäten und LogistikLogistikLogistik als solches ist ein eigenständiger Management-Bereich. Der führende deutsche Fachverband für Logistik ist die Bundesvereinigung Logistik e.V. in Bremen, die auf ihrer Website (s.u.) ausführliche Informationen über Supply Chain Management und Logistik Management bietet.
5. Verträge und Versicherungen

Die neun Leistungsphasen der Objektplanung der HOAI werden aus Sicht des Projektmanagements zu fünf sogenannten Projektstufen zusammengefasst:

1. Projektvorbereitung (Projektentwicklung, HOAI Leistungsphase 1: Grundlagenermittlung)
2. Planung (HOAI Leistungsphasen 2: Vorplanung, 3: Entwurfsplanung, 4: Genehmigungsplanung)
3. Ausführungsvorbereitung (HOAI Leistungsphase 5: Ausführungsplanung, 6: Vorbereiten der Vergabe, 7: Mitwirken bei der Vergabe)
4. Ausführung (HOAI Leistungsphase 8: Objektüberwachung)
5. Projektabschluss (HOAI Leistungsphase 9: Objektbetreuung, Dokumentation)