Was ist IT-Projektmanagement?

IT-Projektmanagement ist eine Variante des allgemeinen Projektmanagements, die sich auf die Initiierung, Planung, Durchführung und Abschluss von IT-Projekten bezieht. Zu den IT-Projekten gehören z.B.

• Einführung von meist umfangreicheren Softwareprogrammen
• Entwicklung und Optimierung von Websites oder Webanwendungen
• Migrationsprojekte im Rahmen von Softwarewechseln oder großen Releasewechseln
• Projekte zur Erweiterung einer IT-Infrastruktur
• Schnittstellenprojekte zur Vernetzung von unterschiedlichen IT-Komponenten
• Projekte zum Outsourcing von bisher intern erbrachten Leistungen an externe Dienstleister
• Wartungs- bzw. Sanierungsprojekte bei großen Softwaresystemen

IT-Projektmanagement beinhaltet nicht nur die klassischen Aufgaben von Projektmanager:innen. IT-Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass die IT-Projektmanager:innen gleichzeitig auch die menschliche Schnittstelle zwischen Anwendungsentwicklung und Anwender:innen sind. Daher sollten die Projekt-Verantwortlichen über besonders ausgeprägte Softskills in den Bereichen Kommunikation und Führung sowie über ein gewisses Maß an technischem Verständnis verfügen.

Was unterscheidet IT-Projektmanagement von allgemeinem Projektmanagement?

Seit die IT in den Unternehmen und Organisationen von einer Stabsabteilung mehr und mehr zu einer Querschnittsabteilung geworden ist, unterscheiden sich IT-Projektmanagement und allgemeines Projektmanagement immer weniger. Die IT ist Bestandteil vieler Projekte geworden, wodurch auch Projekte immer mehr zu Projekten mit IT, d.h. zu IT-Projekten werden, auch wenn sie aus Fachabteilungen und unter fachlichen Erwägungen initiiert werden.

Die Besonderheit im IT-Projektmanagement darin, dass dort neben fachlicher auch technische und kommunikative Expertise gebraucht wird. Wissen und Erfahrung zu Themen wie Softwaretechnologie und -architektur, Programmierverfahren und -sprachen sowie die Verfolgung von Entwicklungen in der jeweiligen Branche sind von immensem Vorteil bei der Durchführung von IT-Projekten und bilden einen Erfolgsfaktor.

IT-Projektmanagement verlangt auch mehr Soft Skills als das "klassische Projektmanagement". Das liegt an der Vielzahl und der Unterschiedlichkeit der hier agierenden Stakeholder, wie Fachexpert:innen, Softwareentwickler:innen, Tester:innnen und Anwender:innen, aber auch externe Dienstleister und viele mehr. Besonders Softwareentwickler:innen stehen in dem Ruf, eine selbstbewusste und manchmal eigenwillige Gruppe von Stakeholdern zu sein.

Key User – die wichtigsten Botschafter für Ihr IT-Projekt

Teil 1:

Fachbereichsvertreter aktiv auswählen und durchsetzen

Key User sind für ein IT-Projekt sehr wichtig, damit die Anwender die Software akzeptieren und gerne benutzen. So finden Sie die richtigen Kandidaten und fordern sie erfolgreich an.

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Verschiedene Stakeholder haben in der Praxis unterschiedliche Sichtweisen auf das gleiche Thema: Ein Feature, dass Anwender:innen als eine einfache Sache erscheint, kann für Softwareentwickler:innen nur unter großem Aufwand umgesetzt werden. Eine aus Entwicklersicht elegante Lösung kann für den Anwender dagegen schwer bedienbar sein. Aus diesem Grund sollten IT-Projektmanager:innen auch besonders sicher sein im Umgang mit widersprüchlichen Informationen.

Selbst kleine IT-Projekte werden rasch komplex, wenn mehrere Softwaresysteme eines Unternehmens gleichzeitig vom Projekt betroffen sind. Das erfordert von Projektmanager:innen einen sicheren Umgang mit Komplexität und Konflikten, denn überraschend häufig reagieren Mitarbeiter:innen emotional, wenn z.B. Änderungen an etablierten Software-Lösungen vorgenommen werden und sich dadurch die Bedienbarkeit ändert.

Was sind die wichtigsten Aufgaben im IT-Projektmanagement?

Die Aufgaben im IT-Projektmanagement gehen über die des klassischen Projektmanagements hinaus. Vor allem kennzeichnet IT-Projektmanagement, dass eine Vielzahl an Beteiligten mit ihren Anforderungen zu koordinieren sind. So hat z.B. eine Anwenderin aus der Fachabteilung eine aus ihrer Sicht kleine Anforderung vor Augen: Das Erweitern der Auftragsnummern auf SAP-Format. Der Applikationsspezialist entdeckt, dass außerhalb des Anwendungsbereichs der Anwenderin noch andere Module der Software von der Anforderung betroffen wären und angepasst werden müssten (Stichwort Schnittstellen). Damit einher geht die Anforderung an den Core-Programmierer, andere Daten aus der Datenbank in einem Cache bereit zu stellen (siehe Bild).

IT-Projekte können schnell ausufern, sowohl in Richtung Anforderungen als auch in Richtung Zeitdauer. Denn in IT-Projekten ist die Leistung selten, fast nie, wirklich fertig und abschlossen, denn Software wird immer verändert und angepasst. Gerade Softwareentwicklung und -einführung bedeutet andauernde Veränderung und verlangt dauernde Transformation. Daher ist es in IT-Projekten eine besondere Aufgabe, einen Abschluss zu finden, zu dem das Projekt als "fertig" deklariert wird, weil die Projektbeteiligten sonst Gefahr laufen, ein moving target zu verfolgen.

Dieser besondere Charakter von Softwareprodukten kann schnell dazu führen, dass das kalkulierte Budget massiv überschritten wird. Um das zu verhindern oder die Überschreitung zumindest in einem für die Kundschaft erträglichen Rahmen zu halten, gehört Anforderungsmanagement und Änderungsmanagement zu den besonders wichtigen Aufgaben von IT-Projektmanager:innen.

Tabelle: Klassische und besondere Aufgaben im IT-Projektmanagement

Welche Anforderungen bestehen an IT-Projektmanager:innen?

Projektmanager:innen im IT-Bereich brauchen alle Eigenschaften von klassischen Projektmanager:innen, besonders gefragt sind Soft Skills bei Kommunikation, Organisation und in der Steuerung. (siehe auch Glossareintrag Soft Skills).

Nichtfunktionale Anforderungen erheben | Gesprächsleitfaden PDF & Excel

Für die Software-Entwicklung müssen aus den Use Cases klare und verständliche Anforderungen abgeleitet werden. Dieser Gesprächsleitfaden unterstützt Sie darin, auch nichtfunktionale Anforderungen zuverlässig zu ermitteln.

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IT-Projektmanager:innen benötigen allerdings zusätzlich noch ein mehr an Fachexpertise im IT-technischen Bereich, in Programmierung und bei speziellen Vorgehensweisen und Methoden für IT-Projekte. Bei der oft direkten Zusammenarbeit mit Entwickler:innen, Softwarearchitekt:innen oder Systemadministrator:innen erleichtert Fachwissen die Kommunikation erheblich. Auf der anderen Seite brauchen IT-Projektmanager:innen auch Fachexpertise auf der Business- bzw. Anwenderseite, zumindest aber ein starkes Interesse daran. IT-Manager:innen haben die Aufgabe, die Anforderungen von der Businessseite und aus den Fachabteilungen so aufzunehmen und in Abstimmung zu priorisieren, dass die Entwicklerteams effizient arbeiten können. Dabei wird die Funktion der menschlichen Schnittstelle besonders deutlich.

Idealerweise sind IT-Projektmanager:innen sogenannte T-Shaped-Persönlichkeiten, wie sie im Beitrag "So entwickeln Sie sich zur T-Shaped-Persönlichkeit" beschrieben wird.

Welche Methoden und Vorgehensweisen gibt es im IT-Projektmanagement? 

Dual-Track Agile – parallel neue Ideen erforschen und fertige Software liefern

Dual-Track Agile verbindet zwei Prozesse: Discovery (Lösungsmöglichkeiten entdecken) und Delivery (einsatzbereite Software liefern). Ein Praxisbeispiel zeigt, wie die beiden Tracks gesteuert und die Teams integriert werden.

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Es gibt im IT-Projektmanagement verschiedene Verfahren, die auf die Besonderheiten in einem IT-Projekt und die Entwicklung von Software abgestimmt sind. Spezielle Vorgehensweisen aus dem IT-Projektmanagement sind z.B. Rapid Software Development (RAD), Extreme programming und Dynamic systems development method (DSDM). Das IT-Projektmanagement gilt zurecht als ein wichtiger Treiber für Innovation in der gesamten Disziplin (für ein aktuelles Beispiel siehe Dual Track Agile).

Das klassische und älteste Verfahren in der Softwareentwicklung ist das Wasserfallmodell, das bereits vor knapp 70 Jahren erstmals beschrieben wurde und aus dem Bau- und Produktionsprozess kommt. Dem Wasserfallmodell nach werden alle Projektschritte sequenziert und kaskadierend nacheinander abgearbeitet, bis das Projekt abgeschlossen ist. Das Verfahren kann eingesetzt werden, wenn die Anforderungen stabil sind. In diesem Falle bietet es große Vorteile bei der Planung und Budgetierung des Projekts.

Ein bisschen Wasserfall muss sein

Erfahren Sie, wie man die Vorteile agiler und traditioneller Software-Entwicklungen vereinen kann, um Risiken in der Software-Entwicklung zu minimieren.

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Einen anderen Weg gehen agile Vorgehensweisen, vor allem Scrum und Kanban. Der besondere Unterschied zwischen den agilen Methoden und dem Wasserfallmodell liegt in der Entstehung der Anforderungen. Im agilen Projektmanagement wird bewusst eine kundennutzenzentrierte Sicht eingenommen, die zudem berücksichtigt, dass sich Anforderungen aufgrund von Marktveränderungen immer wieder ändern können. IT-Projekte werden daher per definitionem als permanente Change-Projekte verstanden. Rahmenwerke wie Scrum und Kanban bauen stark auf die Selbstorganisation von Projekt- und Entwicklungsteams.

Diese Rahmenwerke und Methoden eigenen sich besonders gut für komplexe Anforderungen. Die Komplexität eines Projekts wird dabei über Epics und User Storys in kleine, handhabbare Bestandteile zerlegt, die in sich überschaubar sind. Agile Verfahren verlangen im Gegensatz zum Wasserfall-Modell in allen Phasen eine hohe Mitwirkung des Kunden. Das verlangt von der Auftraggeberseite eines IT-Projekts eine permanente Mitarbeit bei der Aufnahme von Anforderungen, dem Review von Software, der Integration in bestehende IT-Landschaften und bei der Dokumentation.

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Trivia

Über IT-Projektmanagement sind einige Romane erschienen, die die Mechanismen von Projektmanagement in der IT und mögliche Fehler auf unterhaltsame und spannende Art und Weise beleuchten. Eine Auswahl finden Sie unter Literatur.

Literatur

• DeMarco, Tom: Der Termin – Ein Roman über Projektmanagement, Carl Hanser Verlag, München 2007
• Kim, Gene; Behr, Kevin; Spafford, George: Projekt Phoenix – Ein Roman über IT und DevOps, O'Reilly Verlag, Heidelberg 2015
• Kim, Gene: Projekt Unicorn – Ein Roman über Entwickler, Digital Disruption und das Überleben im Datenzeitalter, O'Reilly Verlag, Heidelberg 2020
• Noetze, Denise: Projektmanagement erklärt – alles, was Ihr dazu wissen solltet; 7.10.21, kostenfrei abrufbar (zuletzt geprüft 2.3.22)
• Trölenberg, Helga; Drathen, Heiner: Crashkurs IT-Projektleitung, Soft Skills, Kommunikation und Führung in IT-Projekten, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, 2016