Kennzahl

Eine Kennzahl ist eine Vorschrift zur quantitativen, reproduzierbaren und objektiven Messung einer Größe, die Auskunft über die Leistung eines Systems gibt. Systeme können Organisationseinheiten, Projekte, Produkte, Prozesse oder Personen sein.

Der Kennzahlenwert ist der zu einem bestimmten Stichtag gemäß der Messvorschrift ermittelte Wert der betrachteten Größe (z.B.: Das Unternehmen beschäftigte am 1.1.2004 123 Mitarbeiter). Der Zielwert gibt den von der Führung gewünschten Kennzahlenwert an (z.B.: Wir wollen auf 150 Mitarbeiter expandieren). Gegebenenfalls ist ein Schwellenwert zu definieren, ab dem erst ein aktives Eingreifen der Verantwortlichen erforderlich ist (z.B.: Die Mitarbeiterzahl darf zwischen 145 und 155 schwanken, ohne dass Maßnahmen zu ergreifen sind).

Es gibt drei Typen von Kennzahlen:

  • Absolute Zahlen: z.B. Projektlaufzeit, Projektbudget, Mitarbeiterzahl, Marktkapitalisierung, Veränderung der Mitarbeiterzahl, gemittelter Tagesumsatz.
  • Dimensionsbehaftete Relationen: z.B. Stundensätze, Krankentage pro Mitarbeiter, Umsatz pro Kunde, Gewinn pro Verkaufsfläche.
  • Dimensionslose Relationen: z.B. Fertigstellungsgrad, Cost Performance Index, Umsatzrendite, prozentuales Wachstum
Zu jedem Kennzahlwert muss der Zeitraum oder Stichtag seiner Bestimmung angegeben werden.

Die Verwendung von Kennzahlen kann folgenden Zwecken dienen:

  • Objektivierung: Anstelle intuitiver und subjektiver Aussagen und Beurteilungen liefern Kennzahlen nachprüfbare Fakten.
  • Priorisierung / Fokussierung: Die Auswahl bestimmter Leistungsgrößen bewirkt eine Konzentration der Aufwände auf deren Verbesserung - zu Ungunsten der nicht von Kennzahlen erfassten Eigenschaften des Systems.
  • Leistungsanreiz: Durch das Setzen von Zielwerten kann die Bestimmung von Kennzahlen zu einem Anreiz für beständige Verbesserung werden.
  • Überwachung und Steuerung (Controlling): Nur durch die regelmäßige Kennzahlenermittlung kann die Wirksamkeit von Steuerungsmaßnahmen bestimmt und über die Ergreifung weiterer Maßnahmen entschieden werden.
  • Benchmarking: Ein Vergleich mit anderen Systemen ist nur mit Hilfe von Kennzahlen möglich. Voraussetzung ist, dass die Messvorschriften einheitlich angewandt werden.
  • Präsentation: Allgemein anerkannte Kennzahlen dienen zur schnellen Darstellung der Leistungsfähigkeit eines Systems gegenüber dritten (Investoren, Kunden usw.).
  • Prognosefähigkeit: Die Kennzahlen sollen in ihrer Gesamtheit die Möglichkeit zur Prognose der zukünftigen Entwicklung bieten.
Damit Kennzahlen die gewünschten Funktionen erfüllen können, müssen sie zahlreiche Kriterien erfüllen. In der Literatur werden u.a. folgende Kriterien für die Definition von Kennzahlen angeführt:

  • Eindeutigkeit: Die Berechnung des Kennzahlenwerts darf keine Unsicherheiten enthalten.
  • Zielausrichtung: Die Aussage der Kennzahl muss mit der Zielsetzung des Systems verknüpft sein.
  • Relevant: Nur erfolgsentscheidende Größen sollen in Kennzahlen eingehen.
  • Beeinflussbar: Von außen vorgegebene, nicht veränderbare Randbedingungen eignen sich nicht für Kennzahlen.
  • Nicht manipulierbar: Die Kennzahl muss verlässlich den Zustand des Systems beschreiben, unabhängig von Einflussnahmen durch Interessensgruppen.
  • Verfügbar: Die Datengrundlage der Kennzahl muss vorhanden sein.
  • Wirtschaftlichkeit: Der Nutzen der Kennzahlenbestimmung muss seinen Aufwand deutlich übersteigen.
  • Umfassend: Die verwandten Kennzahlen müssen die Leistung des Systems insgesamt beschreiben.
  • Verständlich: Die Empfänger müssen die Aussage der Kennzahl intuitiv verstehen können.
  • Aktuell: Die Erhebungsvorschrift muss die Frequenz der Bestimmung so wählen, dass der zuletzt ermittelte Kennzahlenwert als Entscheidungsbasis dienen kann.
  • Redundanzfrei: Die Aussagen der Kennzahlen sollen sich nicht überschneiden.
Die Verwendung von Kennzahlen ist einerseits unumgänglich für die Führung komplexer Organisationseinheiten oder Projekte, andererseits birgt sie auch Gefahren. So setzt die Entscheidungsfindung mit Hilfe von Kennzahlen voraus, dass die Entscheidungsträger die Kennzahlenwerte richtig interpretieren können. Hierzu müssen sie die Berechnungsmethode nachvollziehen, die Wechselwirkungen zwischen den Kennzahlen verstehen und vor allem die Einzelaussagen zu einem richtigen Gesamtbild zusammensetzen. Wenn sie statt dessen nur nach den reinen Zahlenwerten Entscheidungen treffen ohne Hintergründe und Zusammenhänge zu berücksichtigen, sind Fehlentscheidungen sehr wahrscheinlich.

Eines der bekanntesten Kennzahlensysteme stellt die Balanced Scorecard dar, deren Anspruch die Durchgängigkeit von strategischem Management bis zur operativen Umsetzung ist. Die Konzeption der Balanced Scorecard umfasst ein Führungs- und Handlungsmodell, das vollständig auf Kennzahlen basiert.

Die Project Scorecard im Projektmanagement stellt eine auf Projekte ausgerichtete Variante der Balanced Scorecard dar.

Im Projektmanagement dienen Kennzahlen zur Überwachung und Steuerung des Projektablaufs. Wichtige Kennzahlen sind:

  • Projektbudget
  • Projektlaufzeit
  • Gesamtarbeitsaufwand des Projekts
  • Fertigstellungsgrad
  • Fertigstellungswert
  • Schedule Performance Index
  • Cost Performance Index
  • Budgetausschöpfungsgrad
  • Kostenabweichung (Soll-Ist-Vergleich)

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