Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen des Auftraggebers an den im Rahmen des Projekts zu erbringenden Leistungsumfang. Grundsätzlich sollte der Auftraggeber das Lastenheft formulieren. Es dient dann als Grundlage zur Einholung von Angeboten (Ausschreibung, Angebotsanfragen). Insbesondere im Bau und Anlagenbau wird das Lastenheft auch als Leistungsverzeichnis (LV) bezeichnet.

Es ist dennoch anzutreffen, dass der designierte AuftragnehmerAuftragnehmerDer Auftragnehmer ist Verkäufer eines Produkts oder einer Dienstleistung. Er ist Vertragspartner des Auftraggebers, der die im Lastenheft spezifizierte Leistung kauft. selbst in Abstimmung mit dem Auftraggeber das Lastenheft erstellt. Dies hat für den Auftragnehmer den großen Vorteil, selbst die von ihm zu erbringende Leistung definieren zu können. Für den Auftraggeber ergibt sich daraus das RisikoRisikoRisiko ist ein eventuelles, hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertetes, zukünftiges Ereignis, das bei seinem Eintreten ursächlich eine Abweichung der Ist-Daten von den Plandaten bewirken würde., dass die vertraglich vereinbarte Leistung nicht genau seinen Bedürfnissen entspricht. Vorteile dieses Vorgehens sind, dass der Ausführende meist die höhere Fachkompetenz hat und deshalb den technisch besten Lösungsansatz wählt und dass er nur das verspricht, was er tatsächlich leisten kann.

Inhalt eines Lastenheftes

Die Gliederung eines Lastenhefts sollte folgende Punkte enthalten:

• Die SpezifikationSpezifikationSpezifikation ist die exakte, vollständige und für eine Überprüfung geeignete Beschreibung eines Gegenstands oder eines Prozesses. Innerhalb des Projektmanagements definiert die Spezifikation das Projektziel und die Werke (Liefergegenstände) des Projekts. Das Lastenheft ist die vollständige Dokumentation aller erforderlichen Spezifikationen in einem Projekt. Im Rahmen des Konfigurationsmanagements ist die Spezifikation eine Referenzkonfiguration. des zu erbringenden Werks (LiefergegenstandLiefergegenstandFür den PMBOK(R) Guide besitzt der Begriff "deliverable" einen zentralen Stellenwert. Er bezeichnet ein "eindeutiges und überprüfbares Produkt oder Ergebnis oder eine Dienstleistung, das/die hergestellt bzw. erbracht werden muss, um einen Prozess, eine Phase oder ein Projekt abschließen zu können.", Lieferobjekt, Projektprodukt)
• Die Anforderungen an das Produkt bei seiner späteren Verwendung (z.B. Temperaturbereich)
• Rahmenbedingungen für Produkt und Leistungserbringung (z.B. Normen, Richtlinien, Materialien usw.)
• vertragliche Konditionen (z.B. Erbringen von Teilleistungen, Gewährleistungsanforderungen, RisikomanagementRisikomanagementRisikomanagement umfasst das Identifizieren, Analysieren, Bewerten und Kommunizieren von zukünftigen, unsicheren Ereignissen, die Auswirkung auf eine Organisation oder ein Projekt haben können. Es umfasst zudem das Identifizieren, Planen und Umsetzen von Maßnahmen, mit denen Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung von Bedrohungen reduziert, von Chancen hingegen erhöht werden. usw.)
• Anforderungen an den Auftragnehmer (z.B. Zertifizierungen)
• Anforderungen an das Projektmanagement des Auftragnehmers (z.B. ProjektdokumentationProjektdokumentationProjektdokumentation ist die zum Zweck eines Projektaudits aufbereitete Zusammenstellung von Projektdokumenten., Controlling-Methoden)

Vom Lastenheft zum Pflichtenheft

Bei einem formell korrekten Vorgehen setzt der Auftragnehmer nach Erhalt des Lastenhefts die zu erbringenden Ergebnisse (Lasten) in erforderliche Tätigkeiten (Pflichten) um und erstellt das sogenannte Pflichtenheft als Teil des Angebots an den Auftraggeber. Die einfachste Form des Pflichtenhefts ist die Benennung des Liefertermins und des Preises. Die ausführlichste Form enthält bereits die vollständige ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. (z.B. den VertragsterminplanVertragsterminplanDer Vertragsterminplan ist Bestandteil des Vertrags zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und benennt für die Erfüllung des Vertrags verbindliche Termine im Projektablauf. Dies können nur einige Meilensteine sein (Road Map), es kann aber auch der bereits vollständig ausgearbeitete Terminplan mit allen Vorgängen zum Vertragsterminplan gemacht werden.). Bei Projekten mit engem Abstimmungsbedarf zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber wird die Erarbeitung des Pflichtenhefts in einer gemeinsamen ArbeitsgruppeArbeitsgruppeEine Arbeitsgruppe ist eine Organisationseinheit mit dem Zweck, einen Arbeitsauftrag auszuführen. Mitglieder einer Arbeitsgruppe sind Personen (persönliche Mitglieder) bzw. Stellen (geborene Mitglieder) deren Befugnisse, Verantwortungen und Aufgaben dafür geeignet sind, den Arbeitsauftrag der Arbeitsgruppe zu erfüllen. oder ArbeitsgemeinschaftArbeitsgemeinschaftArbeitsgemeinschaft ist der teils formlos teils vertraglich geregelte Zusammenschluss mehrerer natürlicher oder juristischer Personen zum Zweck einer genau spezifizierten Zusammenarbeit. Für die Bezeichnung " Arbeitsgemeinschaft " gibt es keine gesetzliche oder normative Definition. durchgeführt. Bei Großprojekten (z.B. Ingenieurbauten) ist die Erstellung und vertragliche Vereinbarung des Pflichtenhefts bereits selbst ein Projekt.

Lasten- und Pflichtenheft sollten stets Bestandteil des Vertrags zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer sein.

DIN und PMBOK(R)

Die DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe" definiert den Begriff Lastenheft im obigen Sinne. Der PMBOK(R) Guide 2008 fasst das Statement Of Work (SOW) etwas enger. Das SOW ist dort als Beschreibung der zu erbringenden Dienstleistungen oder Werke definiert. Dies umfasst lediglich die Spezifikation des Produkts oder der Dienstleistung.

ICB 3.0

Die ICB 3.0 verzichtet auf die explizite Benennung eines Lastenhefts. Statt dessen spricht sie lediglich von "project scope" und "deliverables". In der deutschen Competence BaselineBaselineBaseline (auch: Referenzkonfiguration, Bezugskonfiguration) ist die durch eine Abnahme , Freigabe , Prüfung oder Audit festgelegte Konfiguration eines Produkts oder einer Dienstleistung, die nur über einen Änderungsantrag verändert werden darf. NCB 3.0 wird ergänzend zumindest das Begriffspaar "Lastenheft/Pflichtenheft bei der technischen Kompetenz "Leistungsumfang und Lieferobjekte" benannt.

Prince2

PRINCE2 verzichtet völlig auf die Systematik von Lastenheft und Pflichtenheft, da es die Beschaffungsprozesse nicht beschreibt. Inhaltlich treten an die Stelle des Lastenhefts bei PRINCE2 für das Gesamtprojekt das Projektmandat und die Beschreibung des Projektprodukts. Anstelle von Lastenheften, die im Rahmen des Projekts zu erstellen sind, treten bei PRINCE2 der ProduktstrukturplanProduktstrukturplanDer Produktstrukturplan ist die hierarchisch gegliederte Darstellung des Projektinhalts. und die Produktbeschreibungen sowie die Managementstrategien.